5 Tipps für einen kostensparenden Materialeinkauf am Bau

Donnerstag, 16 Uhr: Der Polier merkt, dass für die Decke am Montag Bewehrungsmatten und Abstandhalter fehlen. Er ruft beim Baustoffhändler an, bestellt auf Zuruf und schickt dem Bauleiter ein Foto vom Zettel. Drei Wochen später liegt die Rechnung im Büro. Der Preis passt nicht zum Rahmenvertrag, der Lieferschein ist auf der Baustelle verschwunden, und niemand weiß genau, auf welche Kostenstelle die Position gehört.

Viele vermeidbare Kosten im Materialeinkauf entstehen genau so: nicht am Verhandlungstisch, sondern in den Abläufen zwischen Baustelle, Einkauf und Buchhaltung. Und der Druck wächst. Laut Statistischem Bundesamt lagen die Baupreise für den Neubau von Wohngebäuden im Mai 2026 um 5,0 % über dem Vorjahresmonat. Bei einzelnen Baustoffen fiel der Anstieg deutlich höher aus: Bauschnittholz kostete 11,4 % mehr, Flachglas 15,4 % und Betonstahl in Stäben 5,0 %, jeweils im Vergleich zu Mai 2025 (Destatis-Daten, zusammengestellt von Baulinks).

Mit diesen fünf Tipps senken Sie Kosten und Aufwand im Materialeinkauf, egal ob Sie eine eigene Einkaufsabteilung haben oder der Bauleiter nebenbei bestellt.

1. Den Materialbedarf in der Arbeitsvorbereitung planen

Wer erst bestellt, wenn das Material fehlt, kauft zu Tagespreisen und zahlt Expresszuschläge. Leiten Sie die Hauptmengen schon in der Arbeitsvorbereitung aus dem Leistungsverzeichnis ab: Beton, Betonstahl, Mauersteine, Dämmung, Schalungszubehör. Legen Sie gemeinsam mit dem Bauleiter fest, wann welche Mengen abgerufen werden, und fragen Sie diese Mengen früh bei zwei oder drei Lieferanten an.

Dazu gehört ein ehrlicher Blick auf die Lieferanten. Welcher Baustoffhändler hält Lieferfenster ein? Bei wem stimmt der Lieferschein regelmäßig nicht mit der Bestellung überein? Wenn Sie diese Daten aus vergangenen Projekten auswerten, entscheiden Sie bei der nächsten Vergabe nicht aus dem Bauch.

2. Gesamtkosten statt Stückpreis vergleichen

Der günstigste Preis pro Tonne oder Palette ist nicht automatisch der günstigste Einkauf. Rechnen Sie alles mit ein, was am Ende auf der Kostenstelle landet:

• Fracht, Kranentladung und Mindermengenzuschläge
• Wartezeiten der Kolonne, wenn eine Lieferung zu spät oder unvollständig kommt
• Teillieferungen, die jeweils einen eigenen Lieferschein und eine eigene Prüfung auslösen
• Paletten, Rückfracht und die Entsorgung von Verpackung und Verschnitt
• Lagerung auf der Baustelle und Schwund

Ein Händler, der etwas teurer ist, aber zuverlässig im vereinbarten Zeitfenster liefert, ist oft die bessere Wahl als ein Anbieter, bei dem vier Leute eine Stunde auf den Lkw warten.

3. Preise mit Rahmenverträgen absichern und kontrollieren

Gerade bei schwankenden Preisen lohnt es sich, Konditionen für das ganze Projekt oder das ganze Jahr festzulegen. Ein Rahmenvertrag mit festen Preisen für vereinbarte Mengen bedeutet nicht, dass alles auf einmal geliefert wird. Die Baustelle ruft nach Bedarf ab, der Preis bleibt.

Der Vertrag ist aber nur so viel wert wie seine Kontrolle. Prüfen Sie jede Eingangsrechnung gegen den vereinbarten Preis, die Bestellung und den Lieferschein. Und sorgen Sie dafür, dass die Poliere auch wirklich zu Rahmenvertragskonditionen bestellen, statt beim nächstbesten Händler anzurufen. Das gelingt nur, wenn die vereinbarten Artikel und Preise auf der Baustelle sichtbar sind.

4. Zuständigkeiten und Freigaben klar regeln

In vielen Bauunternehmen bestellen Polier, Bauleiter und Einkauf parallel, per Telefon, E-Mail und Messenger. Das Ergebnis sind doppelte Bestellungen, fehlende Kostenstellen und Einkäufe außerhalb der Rahmenverträge. Legen Sie schriftlich fest, wer was bestellen darf. Zum Beispiel: Kleinmaterial aus dem freigegebenen Katalog bestellt der Polier direkt, größere Bestellungen gibt der Bauleiter frei, neue Lieferanten und Rahmenverträge laufen ausschließlich über den Einkauf.

Jede Bestellung braucht dabei eine Kostenstelle, damit das Material sauber dem Projekt zugeordnet wird. Klare Regeln sparen auch Zeit, und die ist knapp: Im Juli 2026 meldete fast jedes dritte Unternehmen im Bauhauptgewerbe (32,6 %) Fachkräftemangel, so die ifo-Konjunkturumfrage. Jede Stunde, die ein Bauleiter mit Rückfragen zu Rechnungen verbringt, fehlt ihm auf der Baustelle.

5. Einen durchgängigen digitalen Prozess aufbauen

Bestellung, Lieferschein und Rechnung gehören zusammen, liegen aber oft in drei verschiedenen Systemen oder Ordnern. Wenn der Wareneingang auf der Baustelle mobil erfasst wird und der Lieferschein digital vorliegt, kann die Rechnungsprüfung im Büro alle drei Belege automatisch abgleichen. Abweichungen bei Menge oder Preis fallen dann vor der Zahlung auf und nicht erst bei der Nachkalkulation.

Einen zusätzlichen Anlass liefert die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen inländische Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 gilt das für alle (IHK Region Stuttgart). Lieferanten oberhalb dieser Umsatzgrenze schicken Ihnen ab Januar also strukturierte Rechnungen, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Nutzen Sie diesen Schritt, um den gesamten Einkaufsprozess zu digitalisieren und nicht nur den Rechnungseingang.

Wie wir Sie dabei unterstützen

Mit CATHAGO bestellen Polier und Bauleiter direkt aus Katalogen und Rahmenverträgen, jede Bestellung trägt ihre Kostenstelle. Lieferscheine werden auf der Baustelle digital erfasst, Rechnungen automatisch gegen Bestellung und Lieferschein geprüft. Unsere Kunden erreichen damit 50 % schnellere Bestellungen und 75 % schnellere Belegverarbeitung. Wie das in Ihrem Bestellwesen aussehen kann, zeigen wir Ihnen gern in einer Demo.

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