Was als E-Rechnung gilt, warum ein PDF nicht reicht und was für Abschlagsrechnungen, § 13b und Kleinbeträge auf der Baustelle gilt.
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber § 14 UStG neu gefasst. Für Bauunternehmen bedeutet das: Rechnungen an andere inländische Unternehmen werden Schritt für Schritt zur E-Rechnung. Dieser Beitrag erklärt, was genau unter die Pflicht fällt und welche Sonderfälle auf der Baustelle gelten.
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG:
Bis Ende 2024 galt jede Rechnung als elektronisch, die per E-Mail als PDF ankam. Das ist vorbei. Eine E-Rechnung liegt nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums nur noch vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung, genau wie Papier.
Der Unterschied ist praktisch spürbar: Bei einer XRechnung kann die Buchhaltung Rechnungsnummer, Menge, Einzelpreis und Steuerbetrag direkt aus der Datei lesen. Bei einem PDF muss jemand abtippen oder eine Texterkennung einsetzen.
Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei:
Bei ZUGFeRD gilt eine wichtige Umkehr: Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, sind laut BMF die strukturierten Daten maßgeblich. Früher war es das Bild.
Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt gehören zum Alltag jedes Bauvorhabens. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 regelt dazu zwei Punkte:
Beispiel: Ein Rohbauer mit 3 Mio. Euro Umsatz stellt im November 2026 die dritte Abschlagsrechnung als PDF. Das bleibt zulässig. Die Schlussrechnung im April 2027 muss er als E-Rechnung stellen.
Erbringt ein Nachunternehmer eine Bauleistung an ein anderes Bauunternehmen, schuldet nach § 13b UStG der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Die Rechnung weist dann keine Steuer aus, muss aber nach § 14a Abs. 5 UStG den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten.
Von der E-Rechnungspflicht befreit das nicht. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 gilt die Pflicht auch für § 13b-Umsätze, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Die Trockenbaufirma, die für einen Generalunternehmer arbeitet, stellt also ebenfalls E-Rechnungen.
Bauleistungen werden meist nach Leistungsverzeichnis abgerechnet. Das Kern-Datenmodell der E-Rechnung kann ein LV aber derzeit nicht im strukturierten Teil abbilden. Das BMF lässt deshalb zu, dass dort nur die Gewerke mit ihren Summen stehen. Die Aufschlüsselung nach LV gehört dann in eine menschenlesbare, eingebettete Anlage. Zusätzlich kann das LV als strukturierte Datei, etwa im GAEB-Format, mitgeschickt werden.
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und brauchen keine E-Rechnung. Gleiches gilt für Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Wichtig für die Baustelle: Kauft ein Polier im Baumarkt Material für mehr als 250 Euro, muss der Händler laut BMF-FAQ eine E-Rechnung ausstellen, sofern er keine Übergangsregel nutzen kann. Ein Kassenbon allein reicht dann nicht.
Stellt ein Unternehmen trotz Pflicht eine sonstige Rechnung aus, ist das laut BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Das Risiko liegt woanders: Nur solange eine sonstige Rechnung erlaubt ist, gilt sie für den Vorsteuerabzug als ordnungsmäßig. Danach steht der Vorsteuerabzug Ihres Auftraggebers auf dem Spiel, und der wird eine korrekte Rechnung verlangen.
Mit der Pflicht steigt auch die Zahl strukturierter Eingangsrechnungen von Lieferanten und Nachunternehmern. Wir lesen bei CATHAGO PDF, ZUGFeRD und XRechnung ein und prüfen jede Rechnung gegen Bestellung, Lieferschein und Preisliste. Mehr dazu auf unserer Seite zur Rechnungsprüfung.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber § 14 UStG neu gefasst. Für Bauunternehmen bedeutet das: Rechnungen an andere inländische Unternehmen werden Schritt für Schritt zur E-Rechnung. Dieser Beitrag erklärt, was genau unter die Pflicht fällt und welche Sonderfälle auf der Baustelle gelten.
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG:
Bis Ende 2024 galt jede Rechnung als elektronisch, die per E-Mail als PDF ankam. Das ist vorbei. Eine E-Rechnung liegt nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums nur noch vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung, genau wie Papier.
Der Unterschied ist praktisch spürbar: Bei einer XRechnung kann die Buchhaltung Rechnungsnummer, Menge, Einzelpreis und Steuerbetrag direkt aus der Datei lesen. Bei einem PDF muss jemand abtippen oder eine Texterkennung einsetzen.
Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei:
Bei ZUGFeRD gilt eine wichtige Umkehr: Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, sind laut BMF die strukturierten Daten maßgeblich. Früher war es das Bild.
Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt gehören zum Alltag jedes Bauvorhabens. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 regelt dazu zwei Punkte:
Beispiel: Ein Rohbauer mit 3 Mio. Euro Umsatz stellt im November 2026 die dritte Abschlagsrechnung als PDF. Das bleibt zulässig. Die Schlussrechnung im April 2027 muss er als E-Rechnung stellen.
Erbringt ein Nachunternehmer eine Bauleistung an ein anderes Bauunternehmen, schuldet nach § 13b UStG der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Die Rechnung weist dann keine Steuer aus, muss aber nach § 14a Abs. 5 UStG den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten.
Von der E-Rechnungspflicht befreit das nicht. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 gilt die Pflicht auch für § 13b-Umsätze, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Die Trockenbaufirma, die für einen Generalunternehmer arbeitet, stellt also ebenfalls E-Rechnungen.
Bauleistungen werden meist nach Leistungsverzeichnis abgerechnet. Das Kern-Datenmodell der E-Rechnung kann ein LV aber derzeit nicht im strukturierten Teil abbilden. Das BMF lässt deshalb zu, dass dort nur die Gewerke mit ihren Summen stehen. Die Aufschlüsselung nach LV gehört dann in eine menschenlesbare, eingebettete Anlage. Zusätzlich kann das LV als strukturierte Datei, etwa im GAEB-Format, mitgeschickt werden.
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und brauchen keine E-Rechnung. Gleiches gilt für Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Wichtig für die Baustelle: Kauft ein Polier im Baumarkt Material für mehr als 250 Euro, muss der Händler laut BMF-FAQ eine E-Rechnung ausstellen, sofern er keine Übergangsregel nutzen kann. Ein Kassenbon allein reicht dann nicht.
Stellt ein Unternehmen trotz Pflicht eine sonstige Rechnung aus, ist das laut BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Das Risiko liegt woanders: Nur solange eine sonstige Rechnung erlaubt ist, gilt sie für den Vorsteuerabzug als ordnungsmäßig. Danach steht der Vorsteuerabzug Ihres Auftraggebers auf dem Spiel, und der wird eine korrekte Rechnung verlangen.
Mit der Pflicht steigt auch die Zahl strukturierter Eingangsrechnungen von Lieferanten und Nachunternehmern. Wir lesen bei CATHAGO PDF, ZUGFeRD und XRechnung ein und prüfen jede Rechnung gegen Bestellung, Lieferschein und Preisliste. Mehr dazu auf unserer Seite zur Rechnungsprüfung.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
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