Materialbestellung per Telefon war gestern. Wie zentrale Kataloge und angebundene Lieferantenshops die Beschaffung am Bau beschleunigen und Erfassungsfehler vermeiden, bevor sie entstehen.
In der Bauwirtschaft läuft die Beschaffung oft erstaunlich analog. Material wird per Telefon geordert, der Lieferschein landet auf Papier, und Produktdaten gehen zwischen Händler und Baustelle verloren. Dabei könnte die Baustelle längst bestellen wie im Onlineshop: Artikel im Katalog suchen, in den Warenkorb legen, freigeben, fertig. Zwei Klicks statt drei Rückrufe.
Genau hier liegt ein unterschätzter Hebel. Während viele Bauunternehmen über die Schnittstelle zum ERP diskutieren, beginnt das Problem schon viel früher, nämlich beim Bestellvorgang selbst. Wer die Bestell-Erfahrung digitalisiert, senkt Prozesskosten und schließt Erfassungsfehler aus, bevor sie überhaupt entstehen.
Der typische Bestellprozess auf der Baustelle ist ein Flickenteppich. Der Polier ruft den Händler an, nennt eine Artikelbezeichnung aus dem Gedächtnis, der Innendienst tippt sie ab, und am Ende steht eine Position auf dem Lieferschein, die niemand mehr eindeutig der Bestellung zuordnen kann. Jeder dieser Schritte ist eine Fehlerquelle und kostet Zeit.
Die Folgen kennen Einkaufsleiter genau:
Studien zum E-Procurement zeigen seit Jahren, dass ein großer Teil der Bestellkosten nicht im Preis der Ware steckt, sondern im Prozess drumherum. Im Bau verschärft sich das, weil viele Baustellen, viele Gewerke und viele Lieferanten zusammenkommen. Wer hier weiter analog bestellt, bezahlt jeden Auftrag doppelt: einmal die Ware, einmal den Aufwand.
Ein typisches Beispiel aus dem Alltag: Auf einer Baustelle fehlt kurzfristig ein Verbindungsmittel. Der Polier ruft beim Händler an, beschreibt das Teil so gut es geht, der Innendienst sucht die passende Artikelnummer und gibt die Bestellung auf. Zwei Tage später kommt die Lieferung, aber mit der falschen Ausführung, weil bei der mündlichen Beschreibung eine Maßangabe verloren ging. Jetzt beginnt das Spiel von vorn: Reklamation, Rückruf, neue Bestellung. Solche Reibungsverluste summieren sich über ein Bauvorhaben zu Tagen, die niemand eingeplant hat.
Die teuerste Bestellung ist nicht die mit dem höchsten Materialpreis. Es ist die, die dreimal angefasst, einmal falsch erfasst und am Monatsende mühsam wieder zugeordnet werden muss.
Die gute Nachricht: Die Bauwirtschaft muss das Rad nicht neu erfinden. Der Onlinehandel hat längst vorgemacht, wie ein guter Bestellprozess aussieht. Übertragen auf den Bau bedeutet das drei Bausteine, die ineinandergreifen.
Erstens ein zentraler Katalog. Alle Artikel, die ein Unternehmen regelmäßig braucht, liegen an einem Ort, sauber strukturiert und mit den hinterlegten Konditionen. Der Polier sucht nicht mehr aus dem Kopf, sondern wählt aus, was wirklich verfügbar und freigegeben ist. Das allein nimmt Tempo auf und beseitigt einen Großteil der Erfassungsfehler.
Zweitens angebundene Lieferantenshops. Über Standards wie OCI oder Punchout springt der Besteller direkt in den Shop des Händlers, füllt dort den Warenkorb und kommt mit den exakten Artikeldaten zurück in die eigene App. Die Daten werden eins zu eins übernommen, ohne Abtippen, ohne Medienbruch. Was der Händler im Shop führt, steht ohne Umweg in der Bestellung.
Drittens ein digitaler Bestellprozess mit Bedarfsanforderung und Freigabe. Die Baustelle meldet den Bedarf, die richtige Stelle gibt frei, die Bestellung geht raus. Jeder Schritt ist dokumentiert, jede Bestellung hat einen Status, und der Einkauf sieht in Echtzeit, was läuft. So wird aus einem chaotischen Anruf ein nachvollziehbarer Vorgang.
Der entscheidende Punkt ist die Datenkontinuität. Wenn die Artikeldaten vom Katalog über den Warenkorb bis in die Bestellung dieselben bleiben, entsteht kein Bruch, an dem sich Fehler einschleichen. Genau dieser durchgängige Datenfluss ist die Voraussetzung dafür, dass die Bestellung später sauber im ERP ankommt. Wie teuer der klassische Medienbruch in der Beschaffung wirklich ist, haben wir an anderer Stelle ausführlich gezeigt.
Ein digitaler Bestellprozess wirkt an drei Stellen gleichzeitig. Er beschleunigt, er macht transparent, und er setzt Konditionen durch.
Tempo entsteht, weil der Weg von der Idee zur Bestellung kürzer wird. Statt Anruf, Rückruf und Abtippen genügt die Auswahl aus dem Katalog und die Freigabe. Transparenz entsteht, weil jede Bestellung zentral erfasst ist und der Einkauf jederzeit sieht, wer was bestellt. Und Konditionen werden durchgesetzt, weil im Katalog genau die Preise und Lieferanten hinterlegt sind, die im Rahmenvertrag vereinbart wurden. Wildes Bestellen am Einkauf vorbei, das sonst unbemerkt Marge kostet, verliert seine Grundlage.
Das Ergebnis ist kein netter Bonus, sondern ein messbarer Unterschied im Tagesgeschäft. Bestellungen, die in Minuten statt in einer halben Stunde stehen. Ein Innendienst, der steuert statt abtippt. Und eine Datenbasis, auf die sich Buchhaltung und Controlling verlassen können.
Niemand muss dafür seine Arbeitsweise auf den Kopf stellen. Wer einmal online bestellt hat, findet sich in einem katalogbasierten Bestellprozess sofort zurecht. Genau das ist der Anspruch: dass sich Beschaffung am Bau so anfühlt wie der Einkauf, den alle aus dem Alltag kennen.
Auch die Einführung gelingt am besten pragmatisch statt als großes Umstellungsprojekt. Bestehende Lieferantenbeziehungen bleiben erhalten, Kataloge lassen sich aus vorhandenen Artikellisten und Konditionen aufbauen, und die Shops der Händler werden über etablierte Standards wie OCI oder Punchout angebunden. So wächst die digitale Beschaffung Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag hinein, am besten beginnend mit den Artikeln und Lieferanten, die das größte Volumen ausmachen.
Die analoge Bestellung ist kein Naturgesetz, sondern eine Gewohnheit, die jeden Tag Geld kostet. Zentrale Kataloge, angebundene Lieferantenshops und ein klarer Freigabeprozess machen aus dem Telefonchaos einen Vorgang, der schnell, transparent und fehlerfrei ist. Die Technik dafür ist da, der Nutzen ist messbar.
Plattformen wie CATHAGO bilden diesen durchgängigen Bestellweg vom Katalog bis ins ERP ab; wer ihn am eigenen Bestellprozess sehen möchte, kann sich das in einer Demo anschauen.
In der Bauwirtschaft läuft die Beschaffung oft erstaunlich analog. Material wird per Telefon geordert, der Lieferschein landet auf Papier, und Produktdaten gehen zwischen Händler und Baustelle verloren. Dabei könnte die Baustelle längst bestellen wie im Onlineshop: Artikel im Katalog suchen, in den Warenkorb legen, freigeben, fertig. Zwei Klicks statt drei Rückrufe.
Genau hier liegt ein unterschätzter Hebel. Während viele Bauunternehmen über die Schnittstelle zum ERP diskutieren, beginnt das Problem schon viel früher, nämlich beim Bestellvorgang selbst. Wer die Bestell-Erfahrung digitalisiert, senkt Prozesskosten und schließt Erfassungsfehler aus, bevor sie überhaupt entstehen.
Der typische Bestellprozess auf der Baustelle ist ein Flickenteppich. Der Polier ruft den Händler an, nennt eine Artikelbezeichnung aus dem Gedächtnis, der Innendienst tippt sie ab, und am Ende steht eine Position auf dem Lieferschein, die niemand mehr eindeutig der Bestellung zuordnen kann. Jeder dieser Schritte ist eine Fehlerquelle und kostet Zeit.
Die Folgen kennen Einkaufsleiter genau:
Studien zum E-Procurement zeigen seit Jahren, dass ein großer Teil der Bestellkosten nicht im Preis der Ware steckt, sondern im Prozess drumherum. Im Bau verschärft sich das, weil viele Baustellen, viele Gewerke und viele Lieferanten zusammenkommen. Wer hier weiter analog bestellt, bezahlt jeden Auftrag doppelt: einmal die Ware, einmal den Aufwand.
Ein typisches Beispiel aus dem Alltag: Auf einer Baustelle fehlt kurzfristig ein Verbindungsmittel. Der Polier ruft beim Händler an, beschreibt das Teil so gut es geht, der Innendienst sucht die passende Artikelnummer und gibt die Bestellung auf. Zwei Tage später kommt die Lieferung, aber mit der falschen Ausführung, weil bei der mündlichen Beschreibung eine Maßangabe verloren ging. Jetzt beginnt das Spiel von vorn: Reklamation, Rückruf, neue Bestellung. Solche Reibungsverluste summieren sich über ein Bauvorhaben zu Tagen, die niemand eingeplant hat.
Die teuerste Bestellung ist nicht die mit dem höchsten Materialpreis. Es ist die, die dreimal angefasst, einmal falsch erfasst und am Monatsende mühsam wieder zugeordnet werden muss.
Die gute Nachricht: Die Bauwirtschaft muss das Rad nicht neu erfinden. Der Onlinehandel hat längst vorgemacht, wie ein guter Bestellprozess aussieht. Übertragen auf den Bau bedeutet das drei Bausteine, die ineinandergreifen.
Erstens ein zentraler Katalog. Alle Artikel, die ein Unternehmen regelmäßig braucht, liegen an einem Ort, sauber strukturiert und mit den hinterlegten Konditionen. Der Polier sucht nicht mehr aus dem Kopf, sondern wählt aus, was wirklich verfügbar und freigegeben ist. Das allein nimmt Tempo auf und beseitigt einen Großteil der Erfassungsfehler.
Zweitens angebundene Lieferantenshops. Über Standards wie OCI oder Punchout springt der Besteller direkt in den Shop des Händlers, füllt dort den Warenkorb und kommt mit den exakten Artikeldaten zurück in die eigene App. Die Daten werden eins zu eins übernommen, ohne Abtippen, ohne Medienbruch. Was der Händler im Shop führt, steht ohne Umweg in der Bestellung.
Drittens ein digitaler Bestellprozess mit Bedarfsanforderung und Freigabe. Die Baustelle meldet den Bedarf, die richtige Stelle gibt frei, die Bestellung geht raus. Jeder Schritt ist dokumentiert, jede Bestellung hat einen Status, und der Einkauf sieht in Echtzeit, was läuft. So wird aus einem chaotischen Anruf ein nachvollziehbarer Vorgang.
Der entscheidende Punkt ist die Datenkontinuität. Wenn die Artikeldaten vom Katalog über den Warenkorb bis in die Bestellung dieselben bleiben, entsteht kein Bruch, an dem sich Fehler einschleichen. Genau dieser durchgängige Datenfluss ist die Voraussetzung dafür, dass die Bestellung später sauber im ERP ankommt. Wie teuer der klassische Medienbruch in der Beschaffung wirklich ist, haben wir an anderer Stelle ausführlich gezeigt.
Ein digitaler Bestellprozess wirkt an drei Stellen gleichzeitig. Er beschleunigt, er macht transparent, und er setzt Konditionen durch.
Tempo entsteht, weil der Weg von der Idee zur Bestellung kürzer wird. Statt Anruf, Rückruf und Abtippen genügt die Auswahl aus dem Katalog und die Freigabe. Transparenz entsteht, weil jede Bestellung zentral erfasst ist und der Einkauf jederzeit sieht, wer was bestellt. Und Konditionen werden durchgesetzt, weil im Katalog genau die Preise und Lieferanten hinterlegt sind, die im Rahmenvertrag vereinbart wurden. Wildes Bestellen am Einkauf vorbei, das sonst unbemerkt Marge kostet, verliert seine Grundlage.
Das Ergebnis ist kein netter Bonus, sondern ein messbarer Unterschied im Tagesgeschäft. Bestellungen, die in Minuten statt in einer halben Stunde stehen. Ein Innendienst, der steuert statt abtippt. Und eine Datenbasis, auf die sich Buchhaltung und Controlling verlassen können.
Niemand muss dafür seine Arbeitsweise auf den Kopf stellen. Wer einmal online bestellt hat, findet sich in einem katalogbasierten Bestellprozess sofort zurecht. Genau das ist der Anspruch: dass sich Beschaffung am Bau so anfühlt wie der Einkauf, den alle aus dem Alltag kennen.
Auch die Einführung gelingt am besten pragmatisch statt als großes Umstellungsprojekt. Bestehende Lieferantenbeziehungen bleiben erhalten, Kataloge lassen sich aus vorhandenen Artikellisten und Konditionen aufbauen, und die Shops der Händler werden über etablierte Standards wie OCI oder Punchout angebunden. So wächst die digitale Beschaffung Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag hinein, am besten beginnend mit den Artikeln und Lieferanten, die das größte Volumen ausmachen.
Die analoge Bestellung ist kein Naturgesetz, sondern eine Gewohnheit, die jeden Tag Geld kostet. Zentrale Kataloge, angebundene Lieferantenshops und ein klarer Freigabeprozess machen aus dem Telefonchaos einen Vorgang, der schnell, transparent und fehlerfrei ist. Die Technik dafür ist da, der Nutzen ist messbar.
Plattformen wie CATHAGO bilden diesen durchgängigen Bestellweg vom Katalog bis ins ERP ab; wer ihn am eigenen Bestellprozess sehen möchte, kann sich das in einer Demo anschauen.
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