Maverick Buying kostet Bauunternehmen bis zu 15 Prozent. So bringen Sie den wilden Einkauf auf der Baustelle wieder unter Kontrolle.
Es muss schnell gehen, also fährt der Polier eben kurz zum Baustoffhändler um die Ecke. Was pragmatisch wirkt, kostet Bauunternehmen bis zu 15 Prozent: Listenpreis statt Rahmenvertrag, ein Beleg, den keiner zuordnen kann, und null Überblick über die Ausgaben. Maverick Buying nennt sich das, und die Baustelle ist besonders davon betroffen.
Maverick Buying, auf Deutsch der wilde oder unkontrollierte Einkauf, beschreibt Beschaffung, die am definierten Prozess vorbeiläuft. Statt über hinterlegte Kataloge, Rahmenverträge und Freigaben zu bestellen, kauft jemand spontan und direkt ein. Auf der Baustelle passiert das ständig, und selten aus bösem Willen. Der Termin drängt, das Material fehlt, und der schnellste Weg scheint der zum nächsten Händler.
Das Problem ist nicht der einzelne Notkauf. Das Problem ist die Summe. Wenn ein relevanter Teil des gesamten Einkaufsvolumens an den ausgehandelten Konditionen vorbeiläuft, entsteht ein Schaden, der in keiner einzelnen Rechnung auffällt, sich aber über das Jahr zu einer erheblichen Zahl addiert.
Genau das macht Maverick Buying so tückisch. Jeder einzelne Kauf lässt sich gut begründen, und niemand handelt in böser Absicht. Der Schaden entsteht erst in der Aggregation, und die sieht in vielen Betrieben schlicht niemand. Solange die Zahlen nicht zusammengeführt werden, bleibt der wilde Einkauf ein blinder Fleck, der jedes Jahr aufs Neue Marge kostet, ohne dass ein Verantwortlicher benannt werden könnte.
Der offensichtlichste Kostenblock ist der Preis. Wer spontan am Tresen kauft, zahlt den Listenpreis und nicht den Rahmenvertragspreis, den der Einkauf mühsam verhandelt hat. Zwischen beiden liegen im Bau oft zweistellige Prozentsätze. Studien zur Einkaufsoptimierung beziffern die Mehrkosten des wilden Einkaufs auf bis zu 15 Prozent gegenüber dem gesteuerten Prozess.
Doch der Preisaufschlag ist nur der Anfang. Der wilde Einkauf verursacht Folgekosten, die selten jemand zusammenrechnet:
Ein Geschäftsführer eines Ausbaubetriebs beschreibt das Muster so:
Am Ende des Jahres stimmten die Materialkosten nie mit dem überein, was wir eigentlich verhandelt hatten. Erst als wir den wilden Einkauf sichtbar gemacht haben, wussten wir, wo das Geld wirklich versickert.
Die Baustelle vereint alle Bedingungen, unter denen Maverick Buying gedeiht. Sie liegt räumlich getrennt vom Einkauf, arbeitet unter hohem Zeitdruck, und die Menschen vor Ort sind zu Recht ergebnisorientiert. Wenn der gesteuerte Bestellweg umständlich ist, ein Anruf im Büro, eine Freigabe, ein Rückruf, dann gewinnt in der Praxis fast immer der kurze Weg zum Händler.
Der Fehler liegt deshalb nicht bei den Kollegen auf der Baustelle. Er liegt im Prozess, der den richtigen Weg langsamer macht als den falschen. Wer wilden Einkauf reduzieren will, darf ihn nicht verbieten, sondern muss den gesteuerten Weg so einfach machen, dass er auch unter Zeitdruck der bequemste ist.
Bevor man gegensteuert, lohnt der ehrliche Blick auf das Ausmaß. Die meisten Betriebe unterschätzen ihren Anteil an wildem Einkauf deutlich, weil er nirgends zentral auftaucht. Ein guter Indikator sind Eingangsrechnungen ohne zugehörige Bestellung. Je höher ihr Anteil, desto mehr Volumen läuft am Prozess vorbei. Auch die Zahl unterschiedlicher Lieferanten für dasselbe Material ist ein Warnzeichen, denn sie deutet darauf hin, dass am Rahmenlieferanten vorbei gekauft wird.
Der wilde Einkauf schwächt zudem die Verhandlungsposition des ganzen Betriebs. Rahmenverträge leben von Volumen. Wer seinem Hauptlieferanten glaubhaft ein hohes Einkaufsvolumen zusagt, bekommt bessere Konditionen. Fließt ein Teil dieses Volumens still an andere Händler ab, sinkt das tatsächliche Einkaufsvolumen beim Rahmenlieferanten, und beim nächsten Konditionsgespräch fehlt das Argument. So kostet wilder Einkauf doppelt: einmal beim einzelnen Kauf und einmal bei den Konditionen für alle künftigen Käufe.
Das Ziel ist nicht der bürokratische Beschaffungsprozess, der jede spontane Bestellung abwürgt. Das Ziel ist ein Prozess, der schnelle Beschaffung erlaubt und sie trotzdem sichtbar und regelkonform hält. Drei Hebel wirken dabei zusammen:
Entscheidend ist die Denkweise dahinter. Es geht nicht um den niedrigsten Einzelpreis, sondern um die Gesamtkosten der Beschaffung, inklusive Buchhaltung, Prüfung und verlorener Konditionen. Diese Gesamtkostenbetrachtung macht den Unterschied zwischen scheinbar günstigem Spontankauf und tatsächlich günstigem, gesteuertem Einkauf sichtbar.
Wie stark hier hinterlegte Konditionen wirken, zeigt der Blick auf Rahmenverträge und zentrale Beschaffung im Bau. Und wie schnell selbst korrekt bestellte Ware zu teuer wird, wird deutlich, sobald veraltete Preislisten Bauunternehmen Geld kosten.
Bei CATHAGO sehen wir Maverick Buying nicht als Disziplinproblem, sondern als Prozessproblem. Eine Bestell-App mit hinterlegten Katalogen und klaren Freigabegrenzen macht den gesteuerten Einkauf schneller als die Fahrt zum Händler und damit den wilden Einkauf schlicht überflüssig. Wie eng Freigaben und Kostenkontrolle zusammenhängen, zeigt unser Beitrag zu digitalen Bestellfreigaben.
Wilder Einkauf ist kein Randphänomen, sondern ein stiller Margenfresser, der sich über das Jahr zu erheblichen Beträgen summiert. Wer ihn in den Griff bekommen will, sollte nicht mit Verboten anfangen, sondern mit einer ehrlichen Schätzung: Wie hoch ist der Anteil der Bestellungen, die heute am gesteuerten Prozess vorbeilaufen? Die Antwort zeigt fast immer, dass sich der Aufwand für einen einfachen, mobilen Bestellweg schnell rechnet. Und sie verschiebt die Diskussion weg von der Schuldfrage hin zu der einzigen, die wirklich weiterhilft: Wie machen wir den richtigen Weg zum leichtesten?
Es muss schnell gehen, also fährt der Polier eben kurz zum Baustoffhändler um die Ecke. Was pragmatisch wirkt, kostet Bauunternehmen bis zu 15 Prozent: Listenpreis statt Rahmenvertrag, ein Beleg, den keiner zuordnen kann, und null Überblick über die Ausgaben. Maverick Buying nennt sich das, und die Baustelle ist besonders davon betroffen.
Maverick Buying, auf Deutsch der wilde oder unkontrollierte Einkauf, beschreibt Beschaffung, die am definierten Prozess vorbeiläuft. Statt über hinterlegte Kataloge, Rahmenverträge und Freigaben zu bestellen, kauft jemand spontan und direkt ein. Auf der Baustelle passiert das ständig, und selten aus bösem Willen. Der Termin drängt, das Material fehlt, und der schnellste Weg scheint der zum nächsten Händler.
Das Problem ist nicht der einzelne Notkauf. Das Problem ist die Summe. Wenn ein relevanter Teil des gesamten Einkaufsvolumens an den ausgehandelten Konditionen vorbeiläuft, entsteht ein Schaden, der in keiner einzelnen Rechnung auffällt, sich aber über das Jahr zu einer erheblichen Zahl addiert.
Genau das macht Maverick Buying so tückisch. Jeder einzelne Kauf lässt sich gut begründen, und niemand handelt in böser Absicht. Der Schaden entsteht erst in der Aggregation, und die sieht in vielen Betrieben schlicht niemand. Solange die Zahlen nicht zusammengeführt werden, bleibt der wilde Einkauf ein blinder Fleck, der jedes Jahr aufs Neue Marge kostet, ohne dass ein Verantwortlicher benannt werden könnte.
Der offensichtlichste Kostenblock ist der Preis. Wer spontan am Tresen kauft, zahlt den Listenpreis und nicht den Rahmenvertragspreis, den der Einkauf mühsam verhandelt hat. Zwischen beiden liegen im Bau oft zweistellige Prozentsätze. Studien zur Einkaufsoptimierung beziffern die Mehrkosten des wilden Einkaufs auf bis zu 15 Prozent gegenüber dem gesteuerten Prozess.
Doch der Preisaufschlag ist nur der Anfang. Der wilde Einkauf verursacht Folgekosten, die selten jemand zusammenrechnet:
Ein Geschäftsführer eines Ausbaubetriebs beschreibt das Muster so:
Am Ende des Jahres stimmten die Materialkosten nie mit dem überein, was wir eigentlich verhandelt hatten. Erst als wir den wilden Einkauf sichtbar gemacht haben, wussten wir, wo das Geld wirklich versickert.
Die Baustelle vereint alle Bedingungen, unter denen Maverick Buying gedeiht. Sie liegt räumlich getrennt vom Einkauf, arbeitet unter hohem Zeitdruck, und die Menschen vor Ort sind zu Recht ergebnisorientiert. Wenn der gesteuerte Bestellweg umständlich ist, ein Anruf im Büro, eine Freigabe, ein Rückruf, dann gewinnt in der Praxis fast immer der kurze Weg zum Händler.
Der Fehler liegt deshalb nicht bei den Kollegen auf der Baustelle. Er liegt im Prozess, der den richtigen Weg langsamer macht als den falschen. Wer wilden Einkauf reduzieren will, darf ihn nicht verbieten, sondern muss den gesteuerten Weg so einfach machen, dass er auch unter Zeitdruck der bequemste ist.
Bevor man gegensteuert, lohnt der ehrliche Blick auf das Ausmaß. Die meisten Betriebe unterschätzen ihren Anteil an wildem Einkauf deutlich, weil er nirgends zentral auftaucht. Ein guter Indikator sind Eingangsrechnungen ohne zugehörige Bestellung. Je höher ihr Anteil, desto mehr Volumen läuft am Prozess vorbei. Auch die Zahl unterschiedlicher Lieferanten für dasselbe Material ist ein Warnzeichen, denn sie deutet darauf hin, dass am Rahmenlieferanten vorbei gekauft wird.
Der wilde Einkauf schwächt zudem die Verhandlungsposition des ganzen Betriebs. Rahmenverträge leben von Volumen. Wer seinem Hauptlieferanten glaubhaft ein hohes Einkaufsvolumen zusagt, bekommt bessere Konditionen. Fließt ein Teil dieses Volumens still an andere Händler ab, sinkt das tatsächliche Einkaufsvolumen beim Rahmenlieferanten, und beim nächsten Konditionsgespräch fehlt das Argument. So kostet wilder Einkauf doppelt: einmal beim einzelnen Kauf und einmal bei den Konditionen für alle künftigen Käufe.
Das Ziel ist nicht der bürokratische Beschaffungsprozess, der jede spontane Bestellung abwürgt. Das Ziel ist ein Prozess, der schnelle Beschaffung erlaubt und sie trotzdem sichtbar und regelkonform hält. Drei Hebel wirken dabei zusammen:
Entscheidend ist die Denkweise dahinter. Es geht nicht um den niedrigsten Einzelpreis, sondern um die Gesamtkosten der Beschaffung, inklusive Buchhaltung, Prüfung und verlorener Konditionen. Diese Gesamtkostenbetrachtung macht den Unterschied zwischen scheinbar günstigem Spontankauf und tatsächlich günstigem, gesteuertem Einkauf sichtbar.
Wie stark hier hinterlegte Konditionen wirken, zeigt der Blick auf Rahmenverträge und zentrale Beschaffung im Bau. Und wie schnell selbst korrekt bestellte Ware zu teuer wird, wird deutlich, sobald veraltete Preislisten Bauunternehmen Geld kosten.
Bei CATHAGO sehen wir Maverick Buying nicht als Disziplinproblem, sondern als Prozessproblem. Eine Bestell-App mit hinterlegten Katalogen und klaren Freigabegrenzen macht den gesteuerten Einkauf schneller als die Fahrt zum Händler und damit den wilden Einkauf schlicht überflüssig. Wie eng Freigaben und Kostenkontrolle zusammenhängen, zeigt unser Beitrag zu digitalen Bestellfreigaben.
Wilder Einkauf ist kein Randphänomen, sondern ein stiller Margenfresser, der sich über das Jahr zu erheblichen Beträgen summiert. Wer ihn in den Griff bekommen will, sollte nicht mit Verboten anfangen, sondern mit einer ehrlichen Schätzung: Wie hoch ist der Anteil der Bestellungen, die heute am gesteuerten Prozess vorbeilaufen? Die Antwort zeigt fast immer, dass sich der Aufwand für einen einfachen, mobilen Bestellweg schnell rechnet. Und sie verschiebt die Diskussion weg von der Schuldfrage hin zu der einzigen, die wirklich weiterhilft: Wie machen wir den richtigen Weg zum leichtesten?
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