Lieferscheine im Baugewerbe: Rechtssicher archivieren und digital profitieren

Die Aufbewahrungsfristen in Deutschland sind streng geregelt, doch bei Lieferscheinen herrscht oft Unsicherheit. Die Antwort liefert das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO):

• 6 Jahre: Gilt für Lieferscheine, die rein als Empfangsbestätigung dienen und keine weiteren Buchungsinformationen enthalten.
• 10 Jahre: Diese Frist greift sofort, wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg dient. Das ist im Baugewerbe fast immer der Fall, sobald auf dem Lieferschein Preise stehen oder er direkt zur Rechnungsprüfung und Vorsteuerabzugsberechtigung herangezogen wird.

Achtung: Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Ein Lieferschein von heute muss also faktisch fast 11 Jahre griffbereit sein.

Gewährleistung: Der Schutzschild im Schadensfall

Neben dem Steuerrecht spielt das Baurecht eine Rolle. Bei Mängelansprüchen nach BGB (5 Jahre) oder VOB/B (meist 4 Jahre) ist der Lieferschein Ihr wichtigstes Beweismittel. Er belegt schwarz auf weiß, welche Materialgüte verbaut wurde. Fehlt dieser Nachweis, stehen Sie im Haftungsfall oft schutzlos da.

Warum digital? Die Vorteile der modernen Archivierung

Das klassische „Schuhkarton-System“ oder dicke Aktenordner im Container sind nicht nur unpraktisch, sondern rechtlich riskant. Die Umstellung auf eine digitale Archivierung bietet handfeste Vorteile:

1. Revisionssicherheit nach GoBD

Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) stellen sicher, dass Belege unveränderbar und lesbar bleiben. Ein verblasster Thermopapier-Lieferschein aus dem Jahr 2021 wird 2030 bei einer Prüfung nicht mehr anerkannt – ein digitaler Scan hingegen schon.

2. Die „Sekunden-Suche“ statt Lagerhalle

Stellen Sie sich vor, ein Prüfer fragt nach dem Beton-Lieferschein eines Projekts von vor acht Jahren.

• Analog: Sie suchen stundenlang im Archivkeller.
• Digital: Ein Schlagwort (Projektname, Datum oder Material) genügt, und das Dokument erscheint sofort auf dem Schirm. Das spart wertvolle Arbeitszeit im Controlling und in der Bauleitung.

3. Platz- und Kostenersparnis

Physischer Lagerraum kostet Geld (Miete, Regale, Brandschutz). Digitale Cloud-Speicher kosten einen Bruchteil davon und eliminieren das Risiko von Verlust durch Feuer, Feuchtigkeit oder Chaos.

4. Transparenter Materialfluss & Vorsteuerabzug

Durch digitale Erfassung ist sofort klar: Wurde geliefert, was bestellt wurde? Die digitale Verknüpfung von Lieferschein und Rechnung beschleunigt den Zahlungsverkehr und sichert den Vorsteuerabzug, da Unstimmigkeiten sofort auffallen.

Risiken minimieren: Warum Dokumentation Ihre Lebensversicherung ist

Wer die Archivierung von Lieferscheinen vernachlässigt, steuert auf einen riskanten Blindflug zu. Im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits zählt nicht das Wort, sondern der Beleg. Ohne ordnungsgemäße Dokumentation drohen Ihnen drei massive Gefahrenszenarien:

1. Streichung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt

Der Lieferschein ist im Steuerrecht oft das entscheidende Verbindungsstück zwischen Bestellung und Rechnung.

• Das Problem: Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt den Nachweis, dass die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich erbracht wurde (Leistungsnachweis).
• Die Folge: Fehlt der Lieferschein als Nachweis über den tatsächlichen Wareneingang, kann das Finanzamt die Vorsteuerabzugsberechtigung aberkennen. Das bedeutet für Sie: Sie müssen die bereits erstattete Umsatzsteuer zurückzahlen – zuzüglich saftiger Nachzahlungszinsen. Bei großen Bauprojekten kann dies schnell fünf- oder sechsstellige Summen erreichen.

2. Verlust von Gewährleistungsansprüchen gegenüber Lieferanten

Auf dem Bau zeigen sich Mängel oft erst Jahre nach der Fertigstellung. Wenn Sie gegenüber Ihrem Baustofflieferanten Regressansprüche geltend machen wollen, müssen Sie beweisen, dass genau dessen Material den Schaden verursacht hat.

• Das Problem: Ohne Lieferschein fehlt Ihnen der exakte Nachweis über Charge, Lieferzeitpunkt und Materialgüte.
• Die Folge: Der Lieferant kann die Haftung einfach mit dem Hinweis ablehnen, dass nicht zweifelsfrei nachgewiesen ist, dass das Material von ihm stammt oder der Spezifikation entsprach. Sie bleiben auf den Sanierungskosten sitzen und tragen den Schaden allein.

3. Beweisnot bei Rechtsstreitigkeiten mit Bauherren

Im Verhältnis zum Auftraggeber (Bauherrn) ist der Lieferschein Ihr wichtigstes Entlastungsargument, wenn es um Mengenabweichungen oder Zeitverzögerungen geht.

• Das Problem: Behauptet ein Bauherr Jahre später, es sei minderwertiges Material verbaut worden oder die abgerechneten Mengen würden nicht stimmen, sind Sie in der Nachweispflicht.
• Die Folge: Ohne archivierte Belege können Sie Behauptungen nicht sachlich entkräften. Vor Gericht führt diese Beweisnot fast immer zu teuren Vergleichen oder verlorenen Prozessen. Ein ordnungsgemäß archivierter Lieferschein hingegen beendet solche Diskussionen oft schon im Keim.

Unsere Empfehlungen für Ihre Dokumentationskultur

1. Digital First: Scannen Sie Lieferscheine direkt auf der Baustelle ein (z. B. per App).
2. Zentrales Archiv: Nutzen Sie ein GoBD-konformes DMS statt privater Ordnerstrukturen.
3. Klare Regeln: Definieren Sie fest, wer für die Erfassung und Prüfung zuständig ist.

Fazit: Die digitale Archivierung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflichtübung. Sie ist ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung, das Ihnen im Ernstfall den Rücken freihält.