Wie Bauunternehmen aus dem GAEB-Leistungsverzeichnis den Materialbedarf ableiten und ohne Medienbrüche bestellen, statt Mengen doppelt zu erfassen.
Die Mengen stehen längst im Leistungsverzeichnis. Trotzdem werden sie in vielen Baubetrieben dreimal erfasst: einmal in der Kalkulation, einmal in der Bestellliste, einmal in der Mail an den Lieferanten. Jede dieser Übertragungen kostet Zeit, und jede produziert Fehler, die oft erst auf der Baustelle auffallen, wenn Material fehlt oder falsch geliefert wurde.
Das Leistungsverzeichnis, kurz LV, ist das zentrale Dokument der Ausschreibung. Es beschreibt jede Leistung mit Position, Menge und Einheit. Wird es als GAEB-Datei übergeben, liegen diese Angaben bereits strukturiert und maschinenlesbar vor. Die Information, was in welcher Menge gebraucht wird, ist also schon vorhanden, bevor die erste Bestellung geschrieben ist.
Genau darin liegt der unterschätzte Bruch. Die Daten sind da, aber sie wandern nicht weiter. Statt den Materialbedarf aus dem LV abzuleiten, beginnt die Beschaffung bei vielen Betrieben wieder bei null, mit abgetippten Mengen und manuell zusammengesuchten Artikeln.
Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das. Ein LV weist für einen Rohbau bestimmte Mengen an Beton, Bewehrung und Schalung aus. Diese Zahlen stehen exakt im Dokument. Trotzdem überträgt der Einkäufer sie in eine eigene Bestellliste, ergänzt Artikelnummern aus dem Gedächtnis und schreibt am Ende eine Mail an den Händler. Drei Bearbeitungsschritte, drei Gelegenheiten für Abweichungen, obwohl die richtige Antwort von Anfang an im LV stand.
Der Hauptgrund ist historisch gewachsen. Das GAEB-Format wurde für den Austausch zwischen Auftraggeber und Bieter geschaffen, also für Ausschreibung und Angebot. Sobald der Auftrag erteilt ist, endet der digitale Weg oft. Die Kalkulationssoftware kennt die Mengen, gibt sie aber nicht in eine Beschaffung weiter, weil dafür schlicht keine Schnittstelle vorgesehen ist.
Hinzu kommt, dass Kalkulation und Einkauf häufig in unterschiedlichen Händen liegen. Der eine rechnet das Angebot, der andere bestellt das Material, und zwischen beiden liegt eine Tabelle, die per Mail hin und her geht. Was in der Kalkulation als saubere Position beginnt, wird im Einkauf zur handgepflegten Liste, die niemand mehr mit dem Original abgleicht.
> Die teuerste Doppelarbeit ist die, die niemand als Doppelarbeit wahrnimmt, weil sie zum Alltag geworden ist.
So entsteht ein Medienbruch mitten im Kernprozess. Die Mengen werden nicht weitergereicht, sondern neu erfasst, und mit jeder Neuerfassung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein Zahlendreher oder eine vergessene Position einschleicht. Der Fehler ist dann nicht mehr im LV zu finden, sondern in einer der vielen Zwischenversionen. Wie teuer solche Brüche im Zusammenspiel mit dem ERP-System werden, zeigt unser Beitrag zum Medienbruch zwischen Beschaffung und ERP.
Der bessere Weg führt in einer Linie vom LV bis zur Bestellung, ohne dass Mengen unterwegs neu getippt werden. Der Ablauf lässt sich in klare Schritte gliedern:
Der entscheidende Punkt ist, dass die Menge aus dem LV nur ein einziges Mal die Quelle ist und danach durch alle Schritte durchgereicht wird. Wird eine Position im LV geändert, ändert sich der Bedarf automatisch mit. Es gibt keine zweite, dritte oder vierte Liste mehr, die parallel gepflegt und irgendwann inkonsistent wird.
Für Betriebe, die bisher rein manuell arbeiten, ist der Einstieg kleiner als gedacht. Es braucht nicht sofort die vollständige Automatisierung aller Gewerke. Schon der Import eines einzelnen GAEB-LV und die Zuordnung der wichtigsten Positionen zeigt, wie viel Abtipparbeit wegfällt. Von dort aus lässt sich der durchgängige Prozess schrittweise auf weitere Projekte ausweiten.
Das setzt zweierlei voraus. Erstens muss das LV in einem strukturierten Format wie GAEB vorliegen, damit die Mengen überhaupt maschinell übernommen werden können. Zweitens braucht es einen gepflegten Artikelkatalog, in dem die Positionen des LV den tatsächlich bestellbaren Produkten zugeordnet werden. Ist beides vorhanden, wird aus einem manuellen Übertragungsprozess ein weitgehend automatischer Abgleich.
Nicht zu unterschätzen ist der Effekt auf die Nachvollziehbarkeit. Wenn Bestellung und LV auf derselben Datenbasis beruhen, lässt sich jederzeit belegen, warum welche Menge beschafft wurde. Das hilft nicht nur im laufenden Projekt, sondern auch später bei der Nachkalkulation, wenn geklärt werden soll, ob Material und Auftrag zusammenpassen. Aus einer losen Sammlung von Tabellen wird eine durchgehende, prüfbare Kette.
Der offensichtliche Gewinn ist Zeit. Wo früher Mengen mehrfach abgetippt und Listen zwischen Kalkulation und Einkauf hin und her geschickt wurden, genügt der einmalige Import. Bestellungen entstehen bis zu 50 Prozent schneller, weil der aufwendigste Teil, das manuelle Zusammenstellen des Bedarfs, entfällt.
Ebenso wichtig ist der Gewinn an Sicherheit. Jede manuelle Übertragung ist eine mögliche Fehlerquelle: eine verrutschte Kommastelle, eine übersehene Position, eine falsche Einheit. Fällt der Zwischenschritt weg, fällt auch die Fehlerquelle weg. Die Bestellung entspricht dem, was tatsächlich kalkuliert wurde, und nicht dem, was jemand unter Zeitdruck in eine Tabelle getippt hat.
Bei uns ist die zentrale Beschaffungsplattform das Ziel dieses Mengenauszugs: Der Bedarf aus dem LV mündet direkt in eine strukturierte Bestellung, die sich wie ein Onlineshop bedienen lässt und sauber ins ERP-System übergeben wird. Wie sich Beschaffung dadurch anfühlt, beschreiben wir im Beitrag Bestellen wie im Onlineshop. Und wie eng GAEB und digitale Prozesse zusammenhängen, zeigt unser Artikel zu GAEB X89 und der E-Rechnung.
Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei Änderungen während der Bauphase. Kommt es zu Nachträgen oder werden Mengen angepasst, muss nicht jede Liste einzeln nachgezogen werden. Wird die Änderung an der Quelle vorgenommen, wirkt sie sich auf den abgeleiteten Bedarf aus. Das reduziert nicht nur Aufwand, sondern verhindert auch, dass eine alte Bestellliste im Umlauf bleibt, die längst nicht mehr stimmt.
Das Leistungsverzeichnis enthält alle Mengen, die für die Beschaffung nötig sind. Wer sie mehrfach abtippt, verschenkt Zeit und riskiert Fehler, die erst auf der Baustelle sichtbar werden. Der durchgängige Weg vom GAEB-LV über den Mengenauszug bis zur strukturierten Bestellung schließt diese Lücke, wenn LV und Katalog sauber aufeinandertreffen. Voraussetzung ist ein strukturiertes LV und ein gepflegter Artikelstamm. Der Aufwand ist überschaubar, der Nutzen unmittelbar spürbar. Weiterführende Inhalte zu digitalen Beschaffungsprozessen finden Sie in unserem Magazin.
Die Mengen stehen längst im Leistungsverzeichnis. Trotzdem werden sie in vielen Baubetrieben dreimal erfasst: einmal in der Kalkulation, einmal in der Bestellliste, einmal in der Mail an den Lieferanten. Jede dieser Übertragungen kostet Zeit, und jede produziert Fehler, die oft erst auf der Baustelle auffallen, wenn Material fehlt oder falsch geliefert wurde.
Das Leistungsverzeichnis, kurz LV, ist das zentrale Dokument der Ausschreibung. Es beschreibt jede Leistung mit Position, Menge und Einheit. Wird es als GAEB-Datei übergeben, liegen diese Angaben bereits strukturiert und maschinenlesbar vor. Die Information, was in welcher Menge gebraucht wird, ist also schon vorhanden, bevor die erste Bestellung geschrieben ist.
Genau darin liegt der unterschätzte Bruch. Die Daten sind da, aber sie wandern nicht weiter. Statt den Materialbedarf aus dem LV abzuleiten, beginnt die Beschaffung bei vielen Betrieben wieder bei null, mit abgetippten Mengen und manuell zusammengesuchten Artikeln.
Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das. Ein LV weist für einen Rohbau bestimmte Mengen an Beton, Bewehrung und Schalung aus. Diese Zahlen stehen exakt im Dokument. Trotzdem überträgt der Einkäufer sie in eine eigene Bestellliste, ergänzt Artikelnummern aus dem Gedächtnis und schreibt am Ende eine Mail an den Händler. Drei Bearbeitungsschritte, drei Gelegenheiten für Abweichungen, obwohl die richtige Antwort von Anfang an im LV stand.
Der Hauptgrund ist historisch gewachsen. Das GAEB-Format wurde für den Austausch zwischen Auftraggeber und Bieter geschaffen, also für Ausschreibung und Angebot. Sobald der Auftrag erteilt ist, endet der digitale Weg oft. Die Kalkulationssoftware kennt die Mengen, gibt sie aber nicht in eine Beschaffung weiter, weil dafür schlicht keine Schnittstelle vorgesehen ist.
Hinzu kommt, dass Kalkulation und Einkauf häufig in unterschiedlichen Händen liegen. Der eine rechnet das Angebot, der andere bestellt das Material, und zwischen beiden liegt eine Tabelle, die per Mail hin und her geht. Was in der Kalkulation als saubere Position beginnt, wird im Einkauf zur handgepflegten Liste, die niemand mehr mit dem Original abgleicht.
> Die teuerste Doppelarbeit ist die, die niemand als Doppelarbeit wahrnimmt, weil sie zum Alltag geworden ist.
So entsteht ein Medienbruch mitten im Kernprozess. Die Mengen werden nicht weitergereicht, sondern neu erfasst, und mit jeder Neuerfassung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein Zahlendreher oder eine vergessene Position einschleicht. Der Fehler ist dann nicht mehr im LV zu finden, sondern in einer der vielen Zwischenversionen. Wie teuer solche Brüche im Zusammenspiel mit dem ERP-System werden, zeigt unser Beitrag zum Medienbruch zwischen Beschaffung und ERP.
Der bessere Weg führt in einer Linie vom LV bis zur Bestellung, ohne dass Mengen unterwegs neu getippt werden. Der Ablauf lässt sich in klare Schritte gliedern:
Der entscheidende Punkt ist, dass die Menge aus dem LV nur ein einziges Mal die Quelle ist und danach durch alle Schritte durchgereicht wird. Wird eine Position im LV geändert, ändert sich der Bedarf automatisch mit. Es gibt keine zweite, dritte oder vierte Liste mehr, die parallel gepflegt und irgendwann inkonsistent wird.
Für Betriebe, die bisher rein manuell arbeiten, ist der Einstieg kleiner als gedacht. Es braucht nicht sofort die vollständige Automatisierung aller Gewerke. Schon der Import eines einzelnen GAEB-LV und die Zuordnung der wichtigsten Positionen zeigt, wie viel Abtipparbeit wegfällt. Von dort aus lässt sich der durchgängige Prozess schrittweise auf weitere Projekte ausweiten.
Das setzt zweierlei voraus. Erstens muss das LV in einem strukturierten Format wie GAEB vorliegen, damit die Mengen überhaupt maschinell übernommen werden können. Zweitens braucht es einen gepflegten Artikelkatalog, in dem die Positionen des LV den tatsächlich bestellbaren Produkten zugeordnet werden. Ist beides vorhanden, wird aus einem manuellen Übertragungsprozess ein weitgehend automatischer Abgleich.
Nicht zu unterschätzen ist der Effekt auf die Nachvollziehbarkeit. Wenn Bestellung und LV auf derselben Datenbasis beruhen, lässt sich jederzeit belegen, warum welche Menge beschafft wurde. Das hilft nicht nur im laufenden Projekt, sondern auch später bei der Nachkalkulation, wenn geklärt werden soll, ob Material und Auftrag zusammenpassen. Aus einer losen Sammlung von Tabellen wird eine durchgehende, prüfbare Kette.
Der offensichtliche Gewinn ist Zeit. Wo früher Mengen mehrfach abgetippt und Listen zwischen Kalkulation und Einkauf hin und her geschickt wurden, genügt der einmalige Import. Bestellungen entstehen bis zu 50 Prozent schneller, weil der aufwendigste Teil, das manuelle Zusammenstellen des Bedarfs, entfällt.
Ebenso wichtig ist der Gewinn an Sicherheit. Jede manuelle Übertragung ist eine mögliche Fehlerquelle: eine verrutschte Kommastelle, eine übersehene Position, eine falsche Einheit. Fällt der Zwischenschritt weg, fällt auch die Fehlerquelle weg. Die Bestellung entspricht dem, was tatsächlich kalkuliert wurde, und nicht dem, was jemand unter Zeitdruck in eine Tabelle getippt hat.
Bei uns ist die zentrale Beschaffungsplattform das Ziel dieses Mengenauszugs: Der Bedarf aus dem LV mündet direkt in eine strukturierte Bestellung, die sich wie ein Onlineshop bedienen lässt und sauber ins ERP-System übergeben wird. Wie sich Beschaffung dadurch anfühlt, beschreiben wir im Beitrag Bestellen wie im Onlineshop. Und wie eng GAEB und digitale Prozesse zusammenhängen, zeigt unser Artikel zu GAEB X89 und der E-Rechnung.
Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei Änderungen während der Bauphase. Kommt es zu Nachträgen oder werden Mengen angepasst, muss nicht jede Liste einzeln nachgezogen werden. Wird die Änderung an der Quelle vorgenommen, wirkt sie sich auf den abgeleiteten Bedarf aus. Das reduziert nicht nur Aufwand, sondern verhindert auch, dass eine alte Bestellliste im Umlauf bleibt, die längst nicht mehr stimmt.
Das Leistungsverzeichnis enthält alle Mengen, die für die Beschaffung nötig sind. Wer sie mehrfach abtippt, verschenkt Zeit und riskiert Fehler, die erst auf der Baustelle sichtbar werden. Der durchgängige Weg vom GAEB-LV über den Mengenauszug bis zur strukturierten Bestellung schließt diese Lücke, wenn LV und Katalog sauber aufeinandertreffen. Voraussetzung ist ein strukturiertes LV und ein gepflegter Artikelstamm. Der Aufwand ist überschaubar, der Nutzen unmittelbar spürbar. Weiterführende Inhalte zu digitalen Beschaffungsprozessen finden Sie in unserem Magazin.
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