NEVARIS & CATHAGO: Integrative Schnittstelle für den Einkauf

Optimierung der digitalen Materialbeschaffung

Der Software-Anbieter CATHAGO digitalisiert und automatisiert den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bestellung bis zur Rechnungsprüfung. Durch die Anbindung an NEVARIS Finance entsteht eine ganzheitliche Lösung, die den Arbeitsalltag von Bauunternehmen maßgeblich erleichtert.

Erfahren Sie im folgenden Gespräch mit Philipp Dressler, Co-Founder & Geschäftsführer von CATHAGO, wie die innovative Schnittstellen-Anbindung zwischen NEVARIS und CATHAGO die Prozesse in Bauunternehmen revolutioniert, langfristig Zeit, Kosten und Nerven spart und die Zusammenarbeit mit Lieferanten optimiert.

Zentrale Shop-Oberfläche und einem digitalen Belegfluss

CATHAGO digitalisiert und automatisiert den gesamten Beschaffungsprozess von Abruf bis Rechnungsprüfung für Bauunternehmen. Sämtliche Lieferanten können innerhalb weniger Wochen in die Plattform integriert werden, sodass Kunden fortan von einem digitalen Abruf-System per zentraler Shop-Oberfläche und einem digitalen Belegfluss profitieren.

„Dabei werden erstmals alle Lieferanten in einer Oberfläche vereint, sodass man nicht mehr dutzende Shop-Systeme, E-Mails oder Telefonate nutzen muss, um an sein Material zu gelangen oder den Bestell- bzw. Lieferstatus zu prüfen“, erklärt Philipp Dressler.

Nach Anlieferung der Waren kann der Nutzer auf der Baustelle einen digitalen Lieferschein unterschreiben. Dieser Prozess reduziert den Zeitaufwand auf der Baustelle, Papierlieferscheine zu sortieren, zu scannen und in das Büro zu bringen.

Alle Bestell- und Lieferdaten stehen anschließend in Echtzeit für eine automatisierte Rechnungsprüfung und anschließendes Controlling zur Verfügung. Zusätzlich bietet CATHAGO die Möglichkeit, alle relevanten Daten über eine Schnittstelle an das führende ERP- und DMS-System wie NEVARIS Finance weiterzuleiten. Dies gewährleistet eine nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und optimiert den gesamten Beschaffungsprozess für Bauunternehmen.

Lieferanten-Schnittstelle in CATHAGO-App empfängt sämtliche Aufträge

Die CATHAGO-App bietet zahlreiche Funktionen, die den Einkauf und die Abläufe auf der Baustelle effizienter gestalten. Mit einer modernen App-Oberfläche im Shop-Style ermöglicht sie einen einfachen und schnellen Materialabruf. Für jedes Projekt wird eine digitale Bestellhistorie bereitgestellt, die jederzeit einen klaren Überblick über alle getätigten Bestellungen bietet.

• Ein integrierter Liefer-Kalender zeigt alle anstehenden Lieferungen für jedes Projekt und erleichtert so die Planung und Koordination. Zudem sorgt die digitale Wareneingangskontrolle mit digitalen Lieferscheinen für eine erhebliche Reduzierung des Papieraufwands und eine präzise Erfassung der eingehenden Waren.
• Eine besondere Stärke der CATHAGO-App ist die Lieferanten-Schnittstelle, die sämtliche Aufträge empfängt – unabhängig davon, ob diese per App, Telefon oder E-Mail getätigt wurden. Selbst telefonische Bestellungen werden vom Lieferanten per Schnittstelle an CATHAGO übertragen. Dadurch wird eine 100%ige Abdeckung aller Aufträge für sämtliche Lieferanten erreicht.
• Für den Einkauf bietet die App ein Controlling-Dashboard mit umfangreichen statistischen Auswertungen, um Beschaffungsprozesse zu analysieren und zu optimieren. Zusätzlich ermöglicht das integrierte Katalog-Management in Kombination mit Freigabe-Workflows eine bessere Kontrolle über die auf den Baustellen abgerufenen Artikel.
• Ein weiteres Highlight ist die automatisierte Rechnungsprüfung, die den Abrechnungsprozess deutlich vereinfacht und beschleunigt. Mit diesen Funktionen stellt die CATHAGO-App eine umfassende Lösung dar, um den Materialbeschaffungsprozess für Bauunternehmen vollständig zu digitalisieren und zu optimieren.

Geringe Einstiegsbarriere für Integration neuer Lieferanten

„Neue Lieferanten werden über verschiedene Schnittstellen innerhalb weniger Wochen angebunden.

Dabei können wir auf alle Formen von digitaler Infrastruktur im Handel und Großhandel zurückgreifen, erklärt Philipp Dressler, und weiter: „Gängige Formate sind EDI, API oder auch verschiedene Formen von E-Mail Workflow Integrationen, um eine geringe Einstiegsbarriere für den Handel zu ermöglichen.“

Durchgängig digitaler Arbeitsablauf durch zentrale Bestellplattform

> Digitalisierung revolutioniert Bauprozesse
Die Einführung des digitalen Lieferscheins markiert einen bedeutenden Fortschritt in der Baubranche. Diese Innovation bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl Zeit als auch Kosten sparen und die Effizienz auf der Baustelle erheblich steigern.

> Zeitersparnis und Kostenreduzierung
Durch die Digitalisierung der Materialabrufe und der damit verbundenen Folgeprozesse können täglich wertvolle Zeit- und Prozesskosten eingespart werden.

Ein Bereich, der davon besonders profitiert, ist die Rechnungsprüfung. Die automatisierte Verarbeitung digitaler Daten beschleunigt diesen Vorgang erheblich und reduziert potenzielle Fehlerquellen.

> Ordnung und Durchgängigkeit
Das oft beklagte “Zettel-Chaos“ auf Baustellen gehört mit dem digitalen Lieferschein der Vergangenheit an. Stattdessen wird ein durchgängig digitaler Arbeitsablauf ermöglicht. Dies führt zu einem nahtlosen Informationsfluss durch alle beteiligten Abteilungen, was die Kommunikation und Koordination deutlich verbessert.

> Automatisierung von Prozessen
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, bestimmte Prozesse zu automatisieren. Ein Beispiel hierfür ist die Auftragsfreigabe im Einkauf. Durch die Digitalisierung können vordefinierte Kriterien automatisch geprüft und Freigaben erteilt werden, was den gesamten Beschaffungsprozess beschleunigt.

> Beschleunigte Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung
Mit der Einführung von CATHAGO wird auch die Rechnungsprüfung revolutioniert. Rechnungen können nun zuverlässig und schnell geprüft werden.

Dies führt zu einer drastischen Verkürzung der Zahlungsfristen: Statt der üblichen durchschnittlichen Bearbeitungszeit von sechs Wochen können Rechnungen nun innerhalb weniger Tage bezahlt werden. Dies verbessert nicht nur die Liquidität der Lieferanten, sondern stärkt auch die Geschäftsbeziehungen.

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Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen automatisch digitalisiert und sortiert

„Jeder Auftrag, jede Lieferung und jede Rechnung werden in CATHAGO miteinander verknüpft und einer Kostenstelle zugewiesen. Auf diese Weise wird es kinderleicht, fehlende Belege oder Informationen wie zum Beispiel das anstehende Lieferdatum zu finden“, erklärt Philipp Dressler.

„Bestell- und Lieferdaten werden gesendet, außerdem können alle relevanten Stammdaten zu Projekten, Nutzern, Rollen und Artikelstammdaten von NEVARIS in CATHAGO eingespielt werden. So haben wir einen beidseitigen automatisierten Datenaustausch ermöglicht“, führt Philipp Dressler aus. „Um am Ende auf das individuelle System des Kunden zugreifen zu können, wird in der Regel ein VPN-Tunnel aufgebaut, der einen sicheren und zuverlässigen Datenaustausch ermöglicht.“

NEVARIS Kunden profitieren von geringem Integrationsaufwand und schneller Implementierung

„Die Herausforderung“, erklärt Philipp Dressler, „war es, ein Standard-Mapping aufzubauen, welches in Zukunft von möglichst vielen NEVARIS Kunden mit einem möglichst geringem Integrationsaufwand und einer schnellen Implementierung genutzt werden kann. Nach knapp 9 Monaten Projektierung haben wir genau das erreichen können.

NEVARIS Kunden profitieren in Zukunft von einer neuen CATHAGO Erweiterung innerhalb von NEVARIS Finance und können das CATHAGO System innerhalb weniger Monate in Ihrem Unternehmen anbinden und ausrollen.“

Philipp Dressler erklärt weiterführend: „Die Herausforderung lag darüber hinaus auch darin, neben dem Standard-Datenaustausch auch individuelle Prozesse eines jeden Kunden zu berücksichtigen. Hierfür haben CATHAGO und NEVARIS beidseitig Experten in ihren Teams aufgebaut, um sich als Berater an die Seite jedes Kunden zu begeben und auch individuelle Prozessabläufe ermöglichen zu können — Mit Erfolg und viel positiver Resonanz!“

Fragen, die sich in der Zusammenarbeit mit Kunden und NEVARIS stellen:

1. ‍Wie soll der finale Prozess aussehen?

2. ‍Wann sollen welche Daten von CATHAGO an NEVARIS übergeben werden?

3. ‍ Welche Stammdaten sollen von NEVARIS an CATHAGO übertragen werden?

Philipp Dressler erläutert: „Bei jedem Kunden erstellen wir zunächst ein individuelles Prozess-Chart und können hier mit Beispiel-Prozessen aus vergangenen Projekten viel Knowhow vermitteln!“

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CATHAGO unterstützt Buchhaltung bei Dokumentenverwaltung

„Die Buchhaltung profitiert von einer elektronischen Bereitstellung aller Bestell- und Lieferpositionen in nahezu Echtzeit. Außerdem können alle Belege dazu ebenfalls elektronisch erfasst und bei Bedarf geöffnet werden — die Schnittstelle verknüpft dabei beide Systemwelten reibungslos.

Wenn die Dokumente nicht einzig in CATHAGO archiviert werden sollen, können außerdem alle Belege automatisiert an das jeweilige DMS weitergeleitet und dort mit allen relevanten Metadaten / Verschlagwortung nachhaltig archiviert werden“, so Philipp Dressler.

„Wir würden diesen Schritt immer wieder gehen!“

„Für uns stand gleich zu Beginn fest, dass wir die App von CATHAGO als Bestandteil unserer ERP-Software NEVARIS Finance integrieren möchten. Diese Vereinbarkeit hat unsere digitale Materialbeschaffung völlig neu strukturiert und eine durchgängige Dokumentation ermöglicht, die sensationell ist. Die Zusammenarbeit mit NEVARIS und CATHAGO während der Implementierung war für uns durchweg zielführend und fruchtbar.

Wir würden diesen Schritt immer wieder gehen“, bestätigt Christian Winkler.

Fazit: CATHAGO & NEVARIS – gemeinsam für die Zukunft der Baustelle

Durch die Kooperation von CATHAGO und NEVARIS entsteht eine leistungsstarke Lösung für Bauunternehmen, die nicht nur Prozesse verschlankt, sondern auch echten Mehrwert schafft – von der Bestellung bis zur finalen Bezahlung.