Drei Angebote, drei Einheiten, drei Zahlungsziele. So bauen Baubetriebe einen Preisspiegel, der Materialangebote wirklich vergleichbar macht und die Vergabe dokumentiert.
Drei Angebote für dieselbe Position, drei Zahlen und trotzdem keine Entscheidungsgrundlage. Eines rechnet in Quadratmetern, eines in Paketen, das dritte schlägt Fracht erst ab einer Mindestmenge auf. Wer solche Angebote nebeneinanderlegt und den kleinsten Betrag markiert, vergleicht nicht, sondern rät.
Der Preisspiegel ist das Werkzeug, das aus drei ungleichen Angeboten eine vergleichbare Entscheidung macht. Er ist kein Software-Thema, sondern Handwerkszeug der Kalkulation, und er funktioniert auch in einer Tabelle, solange die Systematik stimmt.
In der Praxis entsteht der Vergleich meist unter Zeitdruck. Die Angebote kommen per Mail, jemand überträgt die Endsummen in ein Tabellenblatt, und der kleinste Wert bekommt den Zuschlag. Das Problem sind die Positionen, die dabei unter den Tisch fallen.
Typisch sind diese fünf:
Dazu kommt die Nachvollziehbarkeit. Wenn drei Monate später jemand fragt, warum dieser Lieferant den Auftrag bekommen hat, existiert die Antwort oft nur noch im Kopf der Person, die entschieden hat. Bei Nachträgen, internen Rückfragen oder einer Prüfung ist das eine schwache Position.
Ein Preisspiegel ist nicht der Zettel, auf dem Sie entscheiden. Er ist der Zettel, mit dem Sie die Entscheidung später erklären können.
Die Arbeit besteht darin, alle Angebote auf dieselbe Rechenlogik zu bringen, bevor irgendein Preis verglichen wird. Vier Schritte genügen.
Legen Sie pro Position eine Vergleichseinheit fest, üblicherweise die Einheit aus dem Leistungsverzeichnis. Rechnen Sie jedes Angebot darauf um, inklusive Verpackungseinheiten und Gebindegrößen. Notieren Sie den Umrechnungsfaktor mit, damit er prüfbar bleibt.
Fracht, Mindermengenzuschlag, Verpackung und Entsorgung gehören in den Vergleichspreis, nicht in eine Fußnote. Rechnen Sie mit der Liefermenge, die Sie tatsächlich abrufen werden, und nicht mit der Gesamtmenge der Position, wenn absehbar in Teillieferungen abgerufen wird.
Zwei Prozent Skonto bei 14 Tagen gegenüber 30 Tagen netto entsprechen einer Jahresrendite im zweistelligen Bereich. Ziehen Sie den Skontobetrag vom Vergleichspreis ab, aber nur dann, wenn Ihre Rechnungsprüfung die Frist realistisch einhält. Wer regelmäßig in Tag 20 prüft, darf sich den Abzug nicht schönrechnen.
Ein Nebenangebot mit abweichendem Produkt oder abweichender Ausführung gehört nicht in dieselbe Spalte wie das Hauptangebot. Führen Sie es als eigene Variante, bewerten Sie die technische Gleichwertigkeit separat und dokumentieren Sie diese Bewertung. Sonst vergleichen Sie am Ende wieder Ungleiches, nur auf höherem Niveau.
Angenommen, Sie vergleichen 900 Quadratmeter einer Dämmplatte. Bieter A bietet 14,80 Euro je Quadratmeter frei Baustelle, Bieter B 14,20 Euro je Quadratmeter ab Werk mit 480 Euro Fracht, Bieter C 41,30 Euro je Paket zu 2,88 Quadratmetern frei Baustelle. Auf die Endsumme geschaut liegt B vorn.
Normiert sieht es anders aus. A kostet 13.320 Euro, B kommt mit Fracht auf 13.260 Euro, C liegt bei umgerechnet 14,34 Euro je Quadratmeter und damit bei 12.906 Euro. Nimmt man dann noch das Zahlungsziel dazu, weil C zwei Prozent Skonto bei 14 Tagen gewährt und A und B nur 30 Tage netto anbieten, verschiebt sich das Bild ein weiteres Mal. Das Angebot, das auf den ersten Blick am unübersichtlichsten wirkte, ist das günstigste, und zwar deutlich.
Ein brauchbarer Preisspiegel bildet pro Position eine Zeile und pro Bieter eine Spalte ab. In der Zeile stehen Vergleichseinheit, Menge und der normierte Einheitspreis je Bieter. Darunter steht die Summe, darunter die Nebenkosten, darunter der Vergleichswert.
Was ebenfalls hineingehört, aber regelmäßig fehlt:
Was nicht hineingehört: Bauchgefühl ohne Notiz. Wenn Sie sich gegen den günstigsten Bieter entscheiden, weil die letzte Lieferung zu spät kam, ist das ein vollkommen legitimer Grund. Er muss nur in der Zeile stehen.
Ein Preisspiegel ist immer nur so gut wie die Artikel- und Preisdaten, aus denen er gespeist wird. Wenn dieselbe Dämmplatte im System unter drei Bezeichnungen geführt wird, vergleichen Sie am Ende Angebote auf drei verschiedene Artikel. Und wenn die hinterlegten Preise aus dem Vorjahr stammen, fehlt Ihnen die Referenz, um einzuschätzen, ob ein Angebot überhaupt marktgerecht ist. Wie stark veraltete Preislisten Bauunternehmen Geld kosten, zeigt sich genau an dieser Stelle.
Der Preisspiegel setzt außerdem eine saubere Anfrage voraus. Wer drei Lieferanten drei unterschiedlich formulierte Anfragen schickt, bekommt drei unvergleichbare Angebote zurück, und keine Normierung repariert das vollständig. Der Weg von der strukturierten Anfrage bis zur Wertung ist Teil derselben Kette, wie wir am ungenutzten Potenzial der digitalen Vergabe im Bau beschrieben haben.
Bei CATHAGO liegt der Hebel dort, wo der Preisspiegel endet und die Bestellung beginnt. Weil Artikel, Konditionen und Lieferantenpreise zentral gepflegt sind, wird aus dem gewerteten Angebot direkt eine Bestellung mit den verglichenen Konditionen, statt dass jemand die Zahlen ein zweites Mal abtippt. Das verkürzt den Bestellvorgang um rund 50 Prozent und verhindert die Abweichungen, die sonst erst bei der Rechnungsprüfung auffallen.
Dass aktuelle Einkaufspreise am Ende über die Marge entscheiden, gilt für die Vorkalkulation genauso wie für den Angebotsvergleich. Wir haben das am Zusammenhang von Kalkulation und Einkaufspreisen im Detail durchgerechnet.
Bevor Sie das nächste Mal drei Angebote nebeneinanderlegen, gehen Sie diese sechs Punkte durch: Gleiche Vergleichseinheit? Fracht und Zuschläge eingerechnet? Pfand berücksichtigt? Skonto realistisch bewertet? Lieferzeit bewertet? Entscheidung dokumentiert?
Wer diese sechs Fragen beantworten kann, hat einen Preisspiegel. Wer nur drei Endsummen hat, hat eine Liste.
Drei Angebote für dieselbe Position, drei Zahlen und trotzdem keine Entscheidungsgrundlage. Eines rechnet in Quadratmetern, eines in Paketen, das dritte schlägt Fracht erst ab einer Mindestmenge auf. Wer solche Angebote nebeneinanderlegt und den kleinsten Betrag markiert, vergleicht nicht, sondern rät.
Der Preisspiegel ist das Werkzeug, das aus drei ungleichen Angeboten eine vergleichbare Entscheidung macht. Er ist kein Software-Thema, sondern Handwerkszeug der Kalkulation, und er funktioniert auch in einer Tabelle, solange die Systematik stimmt.
In der Praxis entsteht der Vergleich meist unter Zeitdruck. Die Angebote kommen per Mail, jemand überträgt die Endsummen in ein Tabellenblatt, und der kleinste Wert bekommt den Zuschlag. Das Problem sind die Positionen, die dabei unter den Tisch fallen.
Typisch sind diese fünf:
Dazu kommt die Nachvollziehbarkeit. Wenn drei Monate später jemand fragt, warum dieser Lieferant den Auftrag bekommen hat, existiert die Antwort oft nur noch im Kopf der Person, die entschieden hat. Bei Nachträgen, internen Rückfragen oder einer Prüfung ist das eine schwache Position.
Ein Preisspiegel ist nicht der Zettel, auf dem Sie entscheiden. Er ist der Zettel, mit dem Sie die Entscheidung später erklären können.
Die Arbeit besteht darin, alle Angebote auf dieselbe Rechenlogik zu bringen, bevor irgendein Preis verglichen wird. Vier Schritte genügen.
Legen Sie pro Position eine Vergleichseinheit fest, üblicherweise die Einheit aus dem Leistungsverzeichnis. Rechnen Sie jedes Angebot darauf um, inklusive Verpackungseinheiten und Gebindegrößen. Notieren Sie den Umrechnungsfaktor mit, damit er prüfbar bleibt.
Fracht, Mindermengenzuschlag, Verpackung und Entsorgung gehören in den Vergleichspreis, nicht in eine Fußnote. Rechnen Sie mit der Liefermenge, die Sie tatsächlich abrufen werden, und nicht mit der Gesamtmenge der Position, wenn absehbar in Teillieferungen abgerufen wird.
Zwei Prozent Skonto bei 14 Tagen gegenüber 30 Tagen netto entsprechen einer Jahresrendite im zweistelligen Bereich. Ziehen Sie den Skontobetrag vom Vergleichspreis ab, aber nur dann, wenn Ihre Rechnungsprüfung die Frist realistisch einhält. Wer regelmäßig in Tag 20 prüft, darf sich den Abzug nicht schönrechnen.
Ein Nebenangebot mit abweichendem Produkt oder abweichender Ausführung gehört nicht in dieselbe Spalte wie das Hauptangebot. Führen Sie es als eigene Variante, bewerten Sie die technische Gleichwertigkeit separat und dokumentieren Sie diese Bewertung. Sonst vergleichen Sie am Ende wieder Ungleiches, nur auf höherem Niveau.
Angenommen, Sie vergleichen 900 Quadratmeter einer Dämmplatte. Bieter A bietet 14,80 Euro je Quadratmeter frei Baustelle, Bieter B 14,20 Euro je Quadratmeter ab Werk mit 480 Euro Fracht, Bieter C 41,30 Euro je Paket zu 2,88 Quadratmetern frei Baustelle. Auf die Endsumme geschaut liegt B vorn.
Normiert sieht es anders aus. A kostet 13.320 Euro, B kommt mit Fracht auf 13.260 Euro, C liegt bei umgerechnet 14,34 Euro je Quadratmeter und damit bei 12.906 Euro. Nimmt man dann noch das Zahlungsziel dazu, weil C zwei Prozent Skonto bei 14 Tagen gewährt und A und B nur 30 Tage netto anbieten, verschiebt sich das Bild ein weiteres Mal. Das Angebot, das auf den ersten Blick am unübersichtlichsten wirkte, ist das günstigste, und zwar deutlich.
Ein brauchbarer Preisspiegel bildet pro Position eine Zeile und pro Bieter eine Spalte ab. In der Zeile stehen Vergleichseinheit, Menge und der normierte Einheitspreis je Bieter. Darunter steht die Summe, darunter die Nebenkosten, darunter der Vergleichswert.
Was ebenfalls hineingehört, aber regelmäßig fehlt:
Was nicht hineingehört: Bauchgefühl ohne Notiz. Wenn Sie sich gegen den günstigsten Bieter entscheiden, weil die letzte Lieferung zu spät kam, ist das ein vollkommen legitimer Grund. Er muss nur in der Zeile stehen.
Ein Preisspiegel ist immer nur so gut wie die Artikel- und Preisdaten, aus denen er gespeist wird. Wenn dieselbe Dämmplatte im System unter drei Bezeichnungen geführt wird, vergleichen Sie am Ende Angebote auf drei verschiedene Artikel. Und wenn die hinterlegten Preise aus dem Vorjahr stammen, fehlt Ihnen die Referenz, um einzuschätzen, ob ein Angebot überhaupt marktgerecht ist. Wie stark veraltete Preislisten Bauunternehmen Geld kosten, zeigt sich genau an dieser Stelle.
Der Preisspiegel setzt außerdem eine saubere Anfrage voraus. Wer drei Lieferanten drei unterschiedlich formulierte Anfragen schickt, bekommt drei unvergleichbare Angebote zurück, und keine Normierung repariert das vollständig. Der Weg von der strukturierten Anfrage bis zur Wertung ist Teil derselben Kette, wie wir am ungenutzten Potenzial der digitalen Vergabe im Bau beschrieben haben.
Bei CATHAGO liegt der Hebel dort, wo der Preisspiegel endet und die Bestellung beginnt. Weil Artikel, Konditionen und Lieferantenpreise zentral gepflegt sind, wird aus dem gewerteten Angebot direkt eine Bestellung mit den verglichenen Konditionen, statt dass jemand die Zahlen ein zweites Mal abtippt. Das verkürzt den Bestellvorgang um rund 50 Prozent und verhindert die Abweichungen, die sonst erst bei der Rechnungsprüfung auffallen.
Dass aktuelle Einkaufspreise am Ende über die Marge entscheiden, gilt für die Vorkalkulation genauso wie für den Angebotsvergleich. Wir haben das am Zusammenhang von Kalkulation und Einkaufspreisen im Detail durchgerechnet.
Bevor Sie das nächste Mal drei Angebote nebeneinanderlegen, gehen Sie diese sechs Punkte durch: Gleiche Vergleichseinheit? Fracht und Zuschläge eingerechnet? Pfand berücksichtigt? Skonto realistisch bewertet? Lieferzeit bewertet? Entscheidung dokumentiert?
Wer diese sechs Fragen beantworten kann, hat einen Preisspiegel. Wer nur drei Endsummen hat, hat eine Liste.
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