Nachkalkulation im Bau: So decken Sie mit dem Soll-Ist-Vergleich der Materialkosten auf, warum die Marge am Projektende kleiner war als geplant.
Das Projekt ist abgerechnet, der Deckungsbeitrag steht, und er liegt unter dem, was in der Angebotskalkulation stand. Die Frage ist nicht, ob das passiert, sondern ob Sie hinterher sagen können, an welcher Position es passiert ist. In den meisten Baubetrieben endet die Antwort bei "Material war teurer als gedacht", und genau dort fängt die Nachkalkulation eigentlich erst an.
Denn eine Abweichung, die man nicht aufschlüsseln kann, wiederholt sich. Und sie wiederholt sich im nächsten Angebot, weil die Aufwandszahlen dieselben bleiben.
Nachkalkulation gilt als Fleißaufgabe für ruhige Wochen, die es nie gibt. Das stimmt aber nur, solange die Datenbasis fehlt. Der eigentliche Aufwand liegt nicht in der Auswertung, sondern im Zusammensuchen.
In vielen Baubetrieben sieht das so aus:
Vier Ablagen, vier Verantwortliche, keine gemeinsame Zuordnung zu Baustelle und Position. Wer daraus eine Nachkalkulation bauen will, verbringt zwei Tage mit Zusammentragen und eine Stunde mit Auswerten. Kein Wunder, dass es meist beim Vorsatz bleibt.
Nachkalkulation ist kein Auswertungsproblem. Sie ist ein Zuordnungsproblem, das man vor Projektbeginn löst oder gar nicht.
Der Umkehrschluss ist die gute Nachricht: Wer Bestellungen ohnehin mit Kostenstelle anlegt und Lieferscheine digital erfasst, hat die Nachkalkulation bereits zu 80 Prozent erledigt, bevor er anfängt.
Bevor Sie mit der Auswertung anfangen, klären Sie, ob diese vier Angaben je Position vorliegen:
Fehlt eine der vier Angaben, können Sie die Abweichung zwar beziffern, aber nicht erklären. Und eine Abweichung ohne Erklärung ändert nichts an der nächsten Kalkulation.
Materialkosten laufen selten aus einem einzigen Grund aus dem Ruder. In der Praxis sind es vier Ursachen, und jede hat einen anderen Beleg, der sie überhaupt erst sichtbar macht.
Kalkuliert wurden 5 Prozent Verschnitt, verbaut wurden effektiv 11 Prozent. Das merken Sie nur, wenn Sie die gelieferte Menge aus den Lieferscheinen der eingebauten Menge aus dem Aufmaß gegenüberstellen. Die Differenz ist die Ist-Verschnittquote, und sie ist die wichtigste Zahl, die aus einem abgeschlossenen Projekt in die nächste Kalkulation zurückfließt, weil sie gewerke- und produktspezifisch stabil ist.
Zwei Nachbestellungen von je 40 Quadratmetern fallen im Rechnungsstapel nicht auf. In der Bestellhistorie der Kostenstelle sieht man sie sofort, samt Datum und auslösender Person. Interessant ist dabei weniger die Menge als das Muster: Häufen sich Nachbestellungen bei einem bestimmten Gewerk, ist nicht die Baustelle das Problem, sondern die Mengenermittlung in der Kalkulation.
Kalkuliert wurde mit dem Preis vom Angebotszeitpunkt, geliefert wurde neun Monate später. Der Nachweis gelingt nur, wenn Sie wissen, welcher Preis zum Kalkulationszeitpunkt hinterlegt war. Wer seine Preislisten versioniert führt, kann die Differenz je Position ausweisen. Wer mit einer überschriebenen Liste arbeitet, sieht nur den heutigen Preis und nicht die Abweichung. Wie teuer das wird, haben wir am Zusammenhang von aktuellen Einkaufspreisen und Marge beschrieben.
Geliefert 200 Säcke, verbaut laut Aufmaß 176, im Container stehen 8. Die Lücke von 16 Säcken ist keine Kalkulationsabweichung, sondern ein Bestandsthema. Sie taucht in der Nachkalkulation nur auf, wenn der Wareneingang mengengenau erfasst wurde. Ohne erfassten Wareneingang verschwindet Schwund unbemerkt im Verschnitt und verfälscht damit auch noch die Verschnittquote für das nächste Angebot.
Eine Nachkalkulation, die nur eine Abweichung ausweist, ist ein Bericht. Nützlich wird sie erst, wenn aus ihr eine geänderte Zahl im nächsten Angebot wird. Dafür genügt ein einfaches Vorgehen.
Erstens: Trennen Sie einmalige von systematischen Abweichungen. Ein Lieferengpass mit teurer Ersatzbeschaffung ist einmalig. Eine Verschnittquote, die bei drei Projekten hintereinander um sechs Punkte über der Kalkulation liegt, ist systematisch.
Zweitens: Korrigieren Sie systematische Abweichungen an der Stelle, an der sie entstehen, also bei der Aufwandszahl oder beim Verschnittzuschlag, nicht über einen pauschalen Risikoaufschlag auf das Gesamtangebot. Ein Pauschalzuschlag macht Sie in der Ausschreibung teuer, ohne das Problem zu lösen.
Drittens: Halten Sie die Korrektur schriftlich fest, mit Projekt und Datum. Sonst diskutieren Sie in zwei Jahren erneut, ob die Verschnittquote realistisch ist.
Und viertens: Rechnen Sie nicht jedes Projekt nach. Zwei bis drei abgeschlossene Projekte pro Jahr, bewusst ausgewählt und sauber ausgewertet, bringen mehr als zwölf halbherzige Auswertungen.
Alle vier Nachweise oben haben eines gemeinsam: Sie setzen voraus, dass Bestellung, Lieferschein und Rechnung dieselbe Kostenstelle und dieselbe Artikelnummer tragen. Genau das ist der Punkt, an dem wir bei CATHAGO ansetzen. Bestellungen werden mit Kostenstelle und Projektbezug ausgelöst, der Wareneingang wird mobil auf der Baustelle erfasst, und die Rechnung wird automatisch gegen beides geprüft.
Das Ergebnis ist keine neue Auswertung, sondern eine vorhandene. Weil digitale Wareneingänge eine Datenqualität von 99,9 Prozent erreichen und der Bestellbezug vollständig im ERP ankommt, liegt der Soll-Ist-Vergleich je Position vor, sobald das Projekt abgerechnet ist. Die Nachkalkulation wird damit von einer Rekonstruktion zu einer Abfrage.
Wer während der Bauzeit ohnehin schon die Materialkosten laufend kontrolliert, arbeitet auf derselben Datenbasis und sieht Abweichungen, solange sie noch beeinflussbar sind. Die Nachkalkulation ist dann nur noch der Abschluss, nicht die erste Erkenntnis.
Nehmen Sie ein abgeschlossenes Projekt der letzten sechs Monate, wählen Sie die drei Positionen mit dem größten Materialanteil und beantworten Sie für jede vier Fragen: Wie viel wurde kalkuliert, wie viel wurde geliefert, wie viel wurde verbaut, und was stand auf der Rechnung?
Wenn Sie die vier Zahlen in einer Stunde zusammenhaben, ist Ihre Datenbasis in Ordnung. Wenn nicht, haben Sie das Ergebnis der Nachkalkulation bereits, bevor Sie angefangen haben.
Das Projekt ist abgerechnet, der Deckungsbeitrag steht, und er liegt unter dem, was in der Angebotskalkulation stand. Die Frage ist nicht, ob das passiert, sondern ob Sie hinterher sagen können, an welcher Position es passiert ist. In den meisten Baubetrieben endet die Antwort bei "Material war teurer als gedacht", und genau dort fängt die Nachkalkulation eigentlich erst an.
Denn eine Abweichung, die man nicht aufschlüsseln kann, wiederholt sich. Und sie wiederholt sich im nächsten Angebot, weil die Aufwandszahlen dieselben bleiben.
Nachkalkulation gilt als Fleißaufgabe für ruhige Wochen, die es nie gibt. Das stimmt aber nur, solange die Datenbasis fehlt. Der eigentliche Aufwand liegt nicht in der Auswertung, sondern im Zusammensuchen.
In vielen Baubetrieben sieht das so aus:
Vier Ablagen, vier Verantwortliche, keine gemeinsame Zuordnung zu Baustelle und Position. Wer daraus eine Nachkalkulation bauen will, verbringt zwei Tage mit Zusammentragen und eine Stunde mit Auswerten. Kein Wunder, dass es meist beim Vorsatz bleibt.
Nachkalkulation ist kein Auswertungsproblem. Sie ist ein Zuordnungsproblem, das man vor Projektbeginn löst oder gar nicht.
Der Umkehrschluss ist die gute Nachricht: Wer Bestellungen ohnehin mit Kostenstelle anlegt und Lieferscheine digital erfasst, hat die Nachkalkulation bereits zu 80 Prozent erledigt, bevor er anfängt.
Bevor Sie mit der Auswertung anfangen, klären Sie, ob diese vier Angaben je Position vorliegen:
Fehlt eine der vier Angaben, können Sie die Abweichung zwar beziffern, aber nicht erklären. Und eine Abweichung ohne Erklärung ändert nichts an der nächsten Kalkulation.
Materialkosten laufen selten aus einem einzigen Grund aus dem Ruder. In der Praxis sind es vier Ursachen, und jede hat einen anderen Beleg, der sie überhaupt erst sichtbar macht.
Kalkuliert wurden 5 Prozent Verschnitt, verbaut wurden effektiv 11 Prozent. Das merken Sie nur, wenn Sie die gelieferte Menge aus den Lieferscheinen der eingebauten Menge aus dem Aufmaß gegenüberstellen. Die Differenz ist die Ist-Verschnittquote, und sie ist die wichtigste Zahl, die aus einem abgeschlossenen Projekt in die nächste Kalkulation zurückfließt, weil sie gewerke- und produktspezifisch stabil ist.
Zwei Nachbestellungen von je 40 Quadratmetern fallen im Rechnungsstapel nicht auf. In der Bestellhistorie der Kostenstelle sieht man sie sofort, samt Datum und auslösender Person. Interessant ist dabei weniger die Menge als das Muster: Häufen sich Nachbestellungen bei einem bestimmten Gewerk, ist nicht die Baustelle das Problem, sondern die Mengenermittlung in der Kalkulation.
Kalkuliert wurde mit dem Preis vom Angebotszeitpunkt, geliefert wurde neun Monate später. Der Nachweis gelingt nur, wenn Sie wissen, welcher Preis zum Kalkulationszeitpunkt hinterlegt war. Wer seine Preislisten versioniert führt, kann die Differenz je Position ausweisen. Wer mit einer überschriebenen Liste arbeitet, sieht nur den heutigen Preis und nicht die Abweichung. Wie teuer das wird, haben wir am Zusammenhang von aktuellen Einkaufspreisen und Marge beschrieben.
Geliefert 200 Säcke, verbaut laut Aufmaß 176, im Container stehen 8. Die Lücke von 16 Säcken ist keine Kalkulationsabweichung, sondern ein Bestandsthema. Sie taucht in der Nachkalkulation nur auf, wenn der Wareneingang mengengenau erfasst wurde. Ohne erfassten Wareneingang verschwindet Schwund unbemerkt im Verschnitt und verfälscht damit auch noch die Verschnittquote für das nächste Angebot.
Eine Nachkalkulation, die nur eine Abweichung ausweist, ist ein Bericht. Nützlich wird sie erst, wenn aus ihr eine geänderte Zahl im nächsten Angebot wird. Dafür genügt ein einfaches Vorgehen.
Erstens: Trennen Sie einmalige von systematischen Abweichungen. Ein Lieferengpass mit teurer Ersatzbeschaffung ist einmalig. Eine Verschnittquote, die bei drei Projekten hintereinander um sechs Punkte über der Kalkulation liegt, ist systematisch.
Zweitens: Korrigieren Sie systematische Abweichungen an der Stelle, an der sie entstehen, also bei der Aufwandszahl oder beim Verschnittzuschlag, nicht über einen pauschalen Risikoaufschlag auf das Gesamtangebot. Ein Pauschalzuschlag macht Sie in der Ausschreibung teuer, ohne das Problem zu lösen.
Drittens: Halten Sie die Korrektur schriftlich fest, mit Projekt und Datum. Sonst diskutieren Sie in zwei Jahren erneut, ob die Verschnittquote realistisch ist.
Und viertens: Rechnen Sie nicht jedes Projekt nach. Zwei bis drei abgeschlossene Projekte pro Jahr, bewusst ausgewählt und sauber ausgewertet, bringen mehr als zwölf halbherzige Auswertungen.
Alle vier Nachweise oben haben eines gemeinsam: Sie setzen voraus, dass Bestellung, Lieferschein und Rechnung dieselbe Kostenstelle und dieselbe Artikelnummer tragen. Genau das ist der Punkt, an dem wir bei CATHAGO ansetzen. Bestellungen werden mit Kostenstelle und Projektbezug ausgelöst, der Wareneingang wird mobil auf der Baustelle erfasst, und die Rechnung wird automatisch gegen beides geprüft.
Das Ergebnis ist keine neue Auswertung, sondern eine vorhandene. Weil digitale Wareneingänge eine Datenqualität von 99,9 Prozent erreichen und der Bestellbezug vollständig im ERP ankommt, liegt der Soll-Ist-Vergleich je Position vor, sobald das Projekt abgerechnet ist. Die Nachkalkulation wird damit von einer Rekonstruktion zu einer Abfrage.
Wer während der Bauzeit ohnehin schon die Materialkosten laufend kontrolliert, arbeitet auf derselben Datenbasis und sieht Abweichungen, solange sie noch beeinflussbar sind. Die Nachkalkulation ist dann nur noch der Abschluss, nicht die erste Erkenntnis.
Nehmen Sie ein abgeschlossenes Projekt der letzten sechs Monate, wählen Sie die drei Positionen mit dem größten Materialanteil und beantworten Sie für jede vier Fragen: Wie viel wurde kalkuliert, wie viel wurde geliefert, wie viel wurde verbaut, und was stand auf der Rechnung?
Wenn Sie die vier Zahlen in einer Stunde zusammenhaben, ist Ihre Datenbasis in Ordnung. Wenn nicht, haben Sie das Ergebnis der Nachkalkulation bereits, bevor Sie angefangen haben.
%202.png)
