Telefonbestellungen und Abholungen? So standardisieren Sie selbst dafür den Datenfluss

Der Einkauf im Baugewerbe ist ein ständiger Spagat zwischen Termindruck, Verfügbarkeit von Materialien und der Einhaltung des Budgets. Bauleiter:innen oder Polier:innen stehen oft unter hohem Zeitdruck und müssen kurzfristig benötigte Materialien beschaffen, um einen drohenden Baustopp zu verhindern.

Genau hier liegt die Wurzel für das Problem des Maverick Buying. Statt den regulären, vom Zentraleinkauf festgelegten Prozess zu nutzen, werden Materialien ad hoc beim erstbesten Händler besorgt.

Dieses Vorgehen mag kurzfristig eine schnelle Lösung bieten, untergräbt aber langfristig die gesamte Einkaufsstrategie, führt zu unnötigen Mehrkosten und erzeugt einen erheblichen administrativen Mehraufwand bei der Rechnungsprüfung. Wie können Sie diesen Wildwuchs stoppen und mehr Struktur in den Bau-Einkauf bringen, ohne die Flexibilität auf der Baustelle zu beeinträchtigen?

Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying, zu Deutsch oft als „Wildkauf“ oder „Bedarfsdeckung außerhalb vereinbarter Prozesse“ bezeichnet, beschreibt den Kauf von Gütern oder Dienstleistungen durch Mitarbeiter:innen, die nicht zur Einkaufsabteilung gehören und dabei vertraglich vereinbarte Beschaffungskanäle oder Rahmenverträge umgehen.

Im Bauwesen ist dieser unkontrollierte Einkauf besonders verbreitet. Die Gründe dafür sind praxisnah und oft dem Stress auf der Baustelle geschuldet:

• Dringender Bedarf: Ein Materialengpass oder ein unerwarteter Defekt erfordert sofortigen Ersatz, um den Baufortschritt zu sichern (z. B. fehlende Dichtungsmasse, defektes Werkzeug).
• Mangelnde Kenntnis der Prozesse: Die Mitarbeiter:innen auf der Baustelle kennen die gültigen Rahmenverträge oder den korrekten Bestellablauf nicht oder empfinden ihn als zu kompliziert.
• Fehlende digitale Anbindung: Der zentrale Einkauf hat keine einfache, mobile Lösung geschaffen, um Bestellungen schnell und transparent von der Baustelle aus durchzuführen.
• Bequemlichkeit: Es ist vermeintlich einfacher, schnell zum lokalen Baumarkt oder zum Händler um die Ecke zu fahren, als den offiziellen Bestellprozess abzuwarten.

Tipp: Maverick Buying betrifft vor allem C-Teile (z. B. Kleinteile, Verbrauchsmaterial, Werkzeuge) und seltener die großen A- und B-Positionen (z. B. Hauptbaumaterialien, Fassadenelemente), da deren Beschaffung ohnehin meist zentral und langfristig geplant wird.

Die konkreten Risiken des Maverick Buying

Die Umgehung des offiziellen Beschaffungswegs hat unmittelbare finanzielle und prozessuale Konsequenzen für das Bauunternehmen.

Das offensichtlichste Risiko sind die Mehrkosten. Durch den Wildkauf gehen wertvolle Preisvorteile verloren:

• Keine Rabatte: Es werden keine mit den Lieferanten ausgehandelten Rahmenverträge oder Mengenrabatte genutzt.
• Überhöhte Preise: Materialien werden zu Listenpreisen oder überteuerten Konditionen gekauft.
• Mangelnde Budgetkontrolle: Die Ausgaben weichen vom geplanten Budget ab, was die Einhaltung der Kostengruppen (z. B. nach DIN 276) erschwert.

Wenn der Einkauf dezentral und unkontrolliert abläuft, leidet die Transparenz in der gesamten Lieferkette:

• Unklare Dokumentation: Wer hat was, wann, wo und zu welchem Preis bestellt? Diese Informationen sind schwer oder nur zeitverzögert im System erfassbar.
• Administrativer Mehraufwand: Die Rechnungsprüfung wird extrem aufwendig, da Bestellungen und Lieferscheine manuell den korrekten Projekten zugeordnet werden müssen, was zu Verzögerungen bei der Freigabe führt.
• Probleme bei Gewährleistung & Compliance: Es ist unklar, welche Materialqualität verbaut wurde und ob die gesetzlichen oder projektspezifischen Anforderungen (z. B. Zertifizierungen) erfüllt sind.

Die Lösung: Maverick Buying durch Digitalisierung stoppen

3. Die Lösung: Maverick Buying durch Digitalisierung stoppen

Der Schlüssel zur Eliminierung von Wildkäufen liegt in der Schaffung eines schlanken, transparenten und benutzerfreundlichen digitalen Bestellprozesses, der für die Mitarbeiter:innen auf der Baustelle einfacher zu nutzen ist als der Weg zum lokalen Händler.

Implementieren Sie zunächst klare Prozesse und Richtlinien (Governance), um Schwellenwerte für offizielle Bestellungen zu definieren und alle relevanten Mitarbeiter:innen zu schulen. Für die operative Abwicklung auf der Baustelle müssen Sie die Hürden für eine autorisierte Bestellung niedrig halten: Bauleiter:innen benötigen ein Tool, um schnell Bedarfe zu melden, die vom zuständigen Einkäufer oder Projektleiter mobil freigegeben werden können.

Dazu nutzen Sie eine digitale Beschaffungsplattform wie CATHAGO, die die Baustelle direkt mit dem Zentraleinkauf und den hinterlegten Lieferanten verbindet. Entscheidend ist der Einsatz einer Bestell-App in der CATHAGO Software, die nicht nur den Katalog-Einkauf ermöglicht, sondern auch individuelle Preise und Konditionen pro Projekt anzeigt und so Echtzeit-Bestellungen von der Baustelle aus zulässt. Gleichzeitig sorgt die Plattform dafür, dass auch Bestellungen, die außerhalb der App getätigt werden (z. B. via E-Mail, Telefon oder Abholung), automatisch getrackt und inklusive aller Belege (wie Lieferschein und Rechnung) digital abgelegt werden.

Abschließend sorgt die digitale Dokumentation für Transparenz: Die Erfassung des Lieferscheins über eine mobile App (z. B. von CATHAGO) auf der Baustelle ermöglicht den automatischen Abgleich von Bestellung, digitalem Lieferschein und später der Eingangsrechnung. Durch diese Digitalisierung wird der offizielle Bestellprozess schneller als der inoffizielle, wodurch Sie nicht nur die Kontrolle über Ihre Kosten zurückgewinnen, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Bauleitung und Zentraleinkauf optimieren. Jede Bestellung wird sofort der korrekten Kostenstelle und dem passenden Projekt zugeordnet, und ein lückenloser Audit-Trail sichert die Compliance.

Transparenz und Effizienz als beste Prävention

Maverick Buying ist ein Indikator für einen zu starren oder zu komplizierten Einkaufsprozess. Im schnelllebigen Baugewerbe brauchen Ihre Teams auf der Baustelle schnelle, aber kontrollierte Beschaffungswege.

Der unkontrollierte Einkauf lässt sich nicht durch Verbote, sondern nur durch bessere, einfachere und schnellere Alternativen stoppen.

Die Lösung liegt in der intelligenten Verknüpfung von Baustelle und Einkauf:

1. Schaffen Sie über eine digitale Plattform den einfachen Zugang zu den vorverhandelten Konditionen Ihrer Lieferanten.
2. Ermöglichen Sie mobile Freigaben in Echtzeit, um keine Zeit zu verlieren.
3. Sorgen Sie für den automatischen Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung, um die Verwaltungskosten zu minimieren.

So gewinnen Sie nicht nur die Kontrolle über Ihre Kosten zurück, sondern optimieren auch die Zusammenarbeit zwischen Bauleitung und Zentraleinkauf – ein entscheidender Schritt für die Marge Ihrer zukünftigen Projekte.