Zentrale Dokumenten-Pipeline für alle Belegtypen

In Bauunternehmen entstehen täglich zahlreiche Belege: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen – oft in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Kanäle. Diese Dokumente manuell zu sortieren, zu prüfen und zuzuordnen kostet Zeit, verursacht Fehler und führt regelmäßig zu Medienbrüchen. Die neue Dokumenten-Pipeline in CATHAGO löst genau dieses Problem.

Mit ihr werden alle Belege automatisch empfangen, klassifiziert, analysiert und den richtigen Prozessen zugeordnet – unabhängig davon, über welchen Weg sie ins Unternehmen gelangen.

Automatischer Belegeingang über alle Kanäle

Die Dokumenten-Pipeline in CATHAGO ermöglicht einen vollständig automatisierten Belegeingang über alle gängigen Kanäle. Eingehende Dokumente werden zentral empfangen – ganz gleich, ob sie per E-Mail, über eine API-Schnittstelle, durch manuellen Upload, via Drag & Drop im Browser oder per mobilem Scan mit dem Smartphone ins System gelangen.

Jeder Beleg, der im System eingeht, wird unmittelbar strukturiert verarbeitet. Dabei erkennt CATHAGO automatisch den jeweiligen Belegtyp – zum Beispiel, ob es sich um eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung handelt.

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Zusätzlich identifiziert das System den Kreditor oder Absender und ordnet den Beleg der zugehörigen Bestellung oder dem entsprechenden Projekt zu. Auch buchhalterisch relevante Informationen wie Kostenstellen, Projektnummern oder Leistungszeiträume werden automatisch ausgelesen und korrekt zugewiesen.

Darüber hinaus prüft CATHAGO, ob ein eingehender Beleg Referenzen zu bereits vorhandenen Dokumenten enthält – etwa zu einer früheren Bestellung oder einem passenden Lieferschein – und verknüpft diese bei Übereinstimmung direkt im System.

Auf diese Weise entsteht ein durchgängiger, medienbruchfreier und revisionssicherer Belegfluss, der vollständig ohne manuelle Vorsortierung oder Dateneingabe auskommt.

Intelligente Belegerkennung und automatische Datenzuordnung

Die Pipeline nutzt moderne KI- und OCR-Technologie, um Inhalte aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten zuverlässig zu extrahieren. Dabei wird nicht nur Text erkannt – das System versteht, welche Bedeutung die einzelnen Informationen im Kontext haben:

• Zuordnung von Belegpositionen zu Materialnummern
• Identifikation von Projektnummern und Bauvorhaben
• Erkennung von Zahlungsbedingungen, Leistungszeiträumen oder Lieferdaten
• Automatische Verknüpfung mit vorhandenen Bestellungen oder Lieferscheinen

Alle relevanten Datenpunkte werden strukturiert im System hinterlegt – vollständig ohne manuelle Eingabe.

Automatisches Matching von Belegen

Ein zentrales Element der Pipeline ist das automatische Matching zwischen Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. CATHAGO erkennt, welche Belege zusammengehören, prüft Mengen und Preise und markiert Abweichungen automatisch.

Diese automatisierte Logik ermöglicht:

• Drei-Wege-Abgleich von Bestellung, Lieferung und Rechnung
• Frühzeitige Erkennung fehlerhafter Rechnungen
• Validierte Grundlage für digitale Freigaben
• Lückenlose Dokumentation für Audits und Buchhaltung