Die wichtigsten Begriffe aus Bestellwesen, Lieferschein, Rechnungsprüfung und Nachunternehmer-Abrechnung im Bau, kurz und verständlich erklärt.
Abgleich einer Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein. Stimmen Artikel, Menge und Preis überein, kann die Rechnung freigegeben werden. Abweichungen werden markiert, bevor bezahlt wird.
Mehr dazuErweiterung des 3-Wege-Abgleichs um die Auftragsbestätigung oder die Preisliste beziehungsweise den Rahmenvertrag. So fällt auf, wenn ein Lieferant einen anderen Preis berechnet, als vereinbart war.
Mehr dazuRechnung über einen Teil der bereits erbrachten Leistung, bevor das Gewerk fertig ist. Meist kumuliert gestellt: Der Leistungsstand wird insgesamt abgerechnet und die bisherigen Abschläge werden abgezogen.
Mehr dazuErmittlung der tatsächlich ausgeführten Mengen auf der Baustelle, etwa in Quadratmetern oder Metern. Grundlage für die Abrechnung von Leistungspositionen, vor allem bei Nachunternehmern.
Mehr dazuBestätigung des Lieferanten, dass er eine Bestellung annimmt, meist mit Preisen, Mengen und Liefertermin. Weicht die AB von der Bestellung ab, sollte das vor der Lieferung geklärt werden.
Mehr dazuSteuerabzug von 15 % auf Zahlungen für Bauleistungen nach § 48 EStG. Er entfällt, wenn der Nachunternehmer eine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorlegt.
Mehr dazuXML-Standard für elektronische Produktkataloge. Lieferanten stellen darüber Artikel, Preise und Produktdaten bereit, die sich direkt in eine Bestellsoftware einlesen lassen.
Mehr dazuLieferschein, dessen Daten strukturiert vorliegen statt nur auf Papier. Entweder schickt der Lieferant ihn digital, oder der Papierbeleg wird auf der Baustelle fotografiert und per KI ausgelesen.
Mehr dazuElectronic Data Interchange: automatischer Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen zwischen den Systemen zweier Unternehmen, ohne manuelles Abtippen.
Mehr dazuEuropäische Norm, die das Datenmodell einer E-Rechnung festlegt. XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 erfüllen diese Norm.
Mehr dazuRechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand folgt ab 2027 beziehungsweise 2028.
Mehr dazuDatenaustauschformat für Leistungsverzeichnisse im Bauwesen, herausgegeben vom Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Über GAEB werden Ausschreibungen, Angebote und Aufträge zwischen Bauherr, Planer und Bauunternehmen ausgetauscht.
Mehr dazuGrundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie regeln unter anderem, dass Belege wie Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden.
Mehr dazuZuordnung einer Rechnung zu Sachkonto, Kostenstelle und Projekt, damit sie richtig gebucht werden kann. Werden Bestellung und Lieferschein mitgeführt, lässt sich die Kontierung weitgehend automatisch vorschlagen.
Mehr dazuOrganisatorische Einheit, der Kosten zugeordnet werden, im Bau häufig die Baustelle oder das Projekt. Eine saubere Kostenstelle auf jeder Rechnung ist die Grundlage für ehrliche Projektkosten.
Mehr dazuBegleitdokument einer Lieferung mit Lieferant, Datum, Artikeln und Mengen. Auf der Baustelle bestätigt der Empfänger damit den Wareneingang. Er ist der Nachweis, dass die berechnete Ware auch angekommen ist.
Mehr dazuEinkauf an den vereinbarten Prozessen vorbei, zum Beispiel ohne Freigabe, bei einem Lieferanten ohne Rahmenvertrag oder zu höheren Preisen. Im Bau oft durch Bestellungen per Zuruf, Telefon oder WhatsApp.
Mehr dazuUnternehmen, das im Auftrag eines Bauunternehmens einen Teil der Bauleistung ausführt, etwa Rohbau, Elektro oder Trockenbau. Nachunternehmerleistungen werden in der Regel ausgeschrieben und meist in Abschlägen abgerechnet.
Mehr dazuRequest for Quotation: Anfrage an mehrere Lieferanten oder Nachunternehmer, ein Angebot für bestimmte Materialien, Mengen oder Leistungen abzugeben. Grundlage für den Preisspiegel und die Vergabe.
Mehr dazuGegenüberstellung mehrerer Angebote Position für Position. Er zeigt, welcher Lieferant wo am günstigsten ist, und macht eine Vergabe je Position oder für das Gesamtpaket nachvollziehbar.
Mehr dazuVereinbarung mit einem Lieferanten über Preise und Konditionen für einen Zeitraum oder ein Projekt. Einzelne Bestellungen werden später zu diesen Konditionen abgerufen.
Mehr dazuSachliche und rechnerische Prüfung einer Eingangsrechnung, bevor sie gebucht und bezahlt wird: Wurde bestellt, geliefert und zum vereinbarten Preis berechnet?
Mehr dazuBei Bauleistungen zwischen Bauunternehmen schuldet unter bestimmten Voraussetzungen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Die Rechnung des Nachunternehmers weist dann keine Umsatzsteuer aus.
Mehr dazuKonto im Kontenrahmen der Finanzbuchhaltung, auf dem ein Geschäftsvorfall gebucht wird, etwa Wareneingang Baustoffe. Teil der Kontierung einer Rechnung.
Mehr dazuTeil einer Abschlags- oder Schlussrechnung, den der Auftraggeber als Sicherheit für die vertragsgemäße Ausführung zurückhält, meist ein vereinbarter Prozentsatz.
Mehr dazuPreisnachlass, den ein Lieferant gewährt, wenn eine Rechnung innerhalb einer kurzen Frist bezahlt wird. Dauert die Rechnungsprüfung länger als die Skontofrist, geht der Nachlass verloren.
Mehr dazuAnnahme und Prüfung einer Lieferung beim Empfänger. Auf der Baustelle wird festgehalten, was tatsächlich angekommen ist, inklusive Fehlmengen und Schäden. Auch Rücklieferungen lassen sich hier erfassen.
Mehr dazuDeutscher Standard für E-Rechnungen nach EN 16931, reines XML ohne Sichtbild. Vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben.
Mehr dazuHybrides E-Rechnungsformat: ein PDF für das Auge mit eingebetteten XML-Daten für die Maschine. Ab dem Profil EN 16931 gilt ZUGFeRD als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
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Ausgezeichnet
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