Wie Baubetriebe ihren Artikelstamm mit dem eCl@ss-Standard ordnen, Suchen beschleunigen und Beschaffungsfehler vermeiden. Ein Praxisleitfaden.
In vielen Baubetrieben ist der Artikelstamm über Jahre gewachsen, aber nie geordnet worden. Dieselbe Schraube taucht viermal auf: einmal als „Schraube 6x60", einmal als „Spanplattenschr. 6/60", einmal mit Herstellernummer, einmal als reine Freitextzeile. Wer im System nichts wiederfindet, legt lieber schnell einen neuen Eintrag an. So wächst der Stamm, ohne dass er nutzbarer wird.
Die Folgen zeigen sich erst später, dafür an teuren Stellen. Es wird doppelt bestellt, weil niemand sieht, dass der Artikel längst existiert. Preise lassen sich nicht vergleichen, weil identische Produkte unter verschiedenen Bezeichnungen liegen. Und die Übergabe an das ERP-System scheitert, weil Pflichtfelder fehlen oder uneinheitlich befüllt sind.
Das eigentliche Problem ist selten die einzelne Dublette, sondern die fehlende Struktur dahinter. Wer Ordnung will, braucht keine Aufräumaktion, sondern ein System, nach dem jeder Artikel eindeutig eingeordnet wird. Genau das leistet eine standardisierte Klassifizierung.
Stammdaten entstehen im Alltag meistens nebenbei. Ein Mitarbeiter braucht ein Material für eine Bestellung, findet es nicht auf Anhieb und tippt es neu ein. Jeder schreibt so, wie er es gewohnt ist: mal mit Abkürzung, mal ausgeschrieben, mal mit Maßeinheit, mal ohne. Eine verbindliche Regel, wie ein Artikel zu benennen und einzuordnen ist, existiert oft gar nicht.
Über die Jahre entsteht daraus ein Datenbestand, der zwar viele Einträge, aber wenig Aussagekraft hat. Die Suche liefert entweder zu viele oder gar keine Treffer. Auswertungen über Materialgruppen sind kaum möglich, weil die Zuordnung fehlt. Und je mehr Personen den Stamm pflegen, desto uneinheitlicher wird er.
> Ein Artikelstamm ist nur so viel wert wie seine Struktur. Ohne einheitliche Klassifizierung ist er eine lange Liste, aber kein Werkzeug.
Hinzu kommt ein oft unterschätzter Effekt: Wissen bleibt an Personen gebunden. Der langjährige Einkäufer weiß, dass „Schr. 6/60" und „Spanplattenschraube 6x60" dasselbe meinen. Fällt er aus oder verlässt den Betrieb, geht dieses Wissen verloren, und der Stamm wird für alle anderen noch schwerer lesbar. Eine standardisierte Klassifizierung macht dieses Erfahrungswissen unabhängig von einzelnen Köpfen.
Genau hier setzt der Gedanke einer sauberen Klassifizierung an. Sie beantwortet nicht die Frage, wie ein Artikel heißt, sondern wohin er gehört. Und sie macht diese Zuordnung für alle Beteiligten nachvollziehbar, statt sie dem Gefühl des Einzelnen zu überlassen. Wie stark ungeordnete Bestände die Beschaffung verteuern, zeigt auch unser Beitrag zu Dubletten im Artikelstamm.
eCl@ss ist ein branchenübergreifender Standard zur Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen. Er ordnet jeden Artikel in eine vierstufige Hierarchie ein, von der groben Sachgruppe bis zur konkreten Untergruppe, und stützt sich dabei auf die internationalen Normen ISO 13584 und IEC 61360. Das Ergebnis ist eine eindeutige Klassennummer, unter der ein Produkt unabhängig von seiner Bezeichnung auffindbar wird.
Der Vorteil ist, dass die Struktur nicht selbst erfunden werden muss. Statt einer hauseigenen Systematik, die jeder anders auslegt, gibt es eine überbetrieblich abgestimmte Ordnung. Das erleichtert nicht nur die interne Suche, sondern auch den Austausch mit Lieferanten und Systemen, die denselben Standard sprechen.
Zu einer sauberen Klassifizierung gehören einige Datenfelder, die konsequent zu befüllen sind:
Sind diese Felder einheitlich gepflegt, wird aus der Suche wieder ein verlässliches Werkzeug: Wer eine Klasse aufruft, sieht alle zugehörigen Artikel, kann Preise vergleichen und erkennt sofort, ob ein Produkt bereits angelegt ist.
Ein weiterer Punkt spricht für einen etablierten Standard statt einer Eigenlösung: eCl@ss wird laufend gepflegt und um neue Produktgruppen erweitert. Sie profitieren von dieser Arbeit, ohne die Systematik selbst aktuell halten zu müssen. Gerade im Bau, wo ständig neue Materialien und Bauteile dazukommen, ist das ein handfester Vorteil gegenüber einer starren hausinternen Nummernlogik.
Der häufigste Einwand lautet, dass die Klassifizierung tausender Bestandsartikel viel zu aufwendig sei. Von Hand stimmt das auch. Deshalb ergibt es keinen Sinn, jeden Datensatz einzeln durchzugehen. Der Bestand lässt sich weitgehend automatisiert einordnen, indem vorhandene Bezeichnungen, Herstellerangaben und Nummern ausgewertet und den passenden Klassen zugeordnet werden.
Sinnvoll ist ein schrittweises Vorgehen. Zuerst werden die Materialgruppen klassifiziert, die den größten Anteil am Einkaufsvolumen ausmachen, denn dort entsteht der schnellste Nutzen. Danach folgen die selteneren Artikel. So wird der Stamm nicht in einem einzigen Kraftakt umgebaut, sondern kontinuierlich verbessert, ohne den laufenden Betrieb zu blockieren.
Wichtig ist, dass die neue Struktur ab dem ersten Tag verbindlich gilt. Jeder neu angelegte Artikel wird sofort korrekt klassifiziert und nach dem festen Namensmuster benannt. So verhindern Sie, dass parallel zum aufgeräumten Bestand gleich wieder ein ungeordneter zweiter entsteht.
Hilfreich ist außerdem, die Klassifizierung mit einer kurzen internen Richtlinie zu begleiten. Sie hält fest, wer neue Artikel anlegen darf, nach welchem Muster benannt wird und welche Felder Pflicht sind. Eine solche Regel klingt bürokratisch, spart aber genau die Rückfragen und Korrekturen, die einen Stamm sonst über Jahre wieder unübersichtlich machen. Je klarer die Vorgabe, desto seltener entstehen neue Dubletten.
Eine saubere Klassifizierung ist kein Selbstzweck, sondern die Voraussetzung dafür, dass Beschaffung überhaupt digital und durchgängig funktioniert. Erst wenn Artikel eindeutig identifizierbar sind, lassen sich Kataloge pflegen, Preise automatisch vergleichen und Bestellungen ohne Medienbruch bis ins ERP-System übergeben. Ungeordnete Stammdaten dagegen bremsen jede Automatisierung aus, weil das System die Artikel nicht zuverlässig zuordnen kann.
Bei uns bildet eine standardisierte Katalog- und Stammdatenpflege deshalb die Basis der gesamten Beschaffungsplattform. Sind die Daten sauber, greifen die weiteren Effekte: Bestellungen laufen bis zu 50 Prozent schneller, und Aufträge landen zu 100 Prozent strukturiert im ERP-System, statt manuell nacherfasst zu werden. Ohne saubere Klassifizierung bliebe dieser Nutzen ungenutzt.
Wer den Weg zur digitalen Beschaffung geht, sollte deshalb nicht bei der Bestellsoftware anfangen, sondern beim Fundament. Wie eng Stammdaten, Katalog und Systemintegration zusammenhängen, zeigen unsere Beiträge zum Bestellen wie im Onlineshop und zum Medienbruch zwischen Beschaffung und ERP.
Ein ungeordneter Artikelstamm ist ein stiller Kostentreiber: Er verursacht Doppelbestellungen, verhindert Preisvergleiche und blockiert die Anbindung ans ERP-System. Eine standardisierte Klassifizierung mit eCl@ss löst das an der Wurzel, weil sie jedem Artikel einen festen Platz gibt. Der Aufwand hält sich in Grenzen, wenn Sie automatisiert einordnen, mit den wichtigsten Materialgruppen beginnen und die neue Struktur ab dem ersten Tag verbindlich machen. Weiterführende Praxisinhalte zur Katalog- und Stammdatenpflege finden Sie in unserem Magazin.
In vielen Baubetrieben ist der Artikelstamm über Jahre gewachsen, aber nie geordnet worden. Dieselbe Schraube taucht viermal auf: einmal als „Schraube 6x60", einmal als „Spanplattenschr. 6/60", einmal mit Herstellernummer, einmal als reine Freitextzeile. Wer im System nichts wiederfindet, legt lieber schnell einen neuen Eintrag an. So wächst der Stamm, ohne dass er nutzbarer wird.
Die Folgen zeigen sich erst später, dafür an teuren Stellen. Es wird doppelt bestellt, weil niemand sieht, dass der Artikel längst existiert. Preise lassen sich nicht vergleichen, weil identische Produkte unter verschiedenen Bezeichnungen liegen. Und die Übergabe an das ERP-System scheitert, weil Pflichtfelder fehlen oder uneinheitlich befüllt sind.
Das eigentliche Problem ist selten die einzelne Dublette, sondern die fehlende Struktur dahinter. Wer Ordnung will, braucht keine Aufräumaktion, sondern ein System, nach dem jeder Artikel eindeutig eingeordnet wird. Genau das leistet eine standardisierte Klassifizierung.
Stammdaten entstehen im Alltag meistens nebenbei. Ein Mitarbeiter braucht ein Material für eine Bestellung, findet es nicht auf Anhieb und tippt es neu ein. Jeder schreibt so, wie er es gewohnt ist: mal mit Abkürzung, mal ausgeschrieben, mal mit Maßeinheit, mal ohne. Eine verbindliche Regel, wie ein Artikel zu benennen und einzuordnen ist, existiert oft gar nicht.
Über die Jahre entsteht daraus ein Datenbestand, der zwar viele Einträge, aber wenig Aussagekraft hat. Die Suche liefert entweder zu viele oder gar keine Treffer. Auswertungen über Materialgruppen sind kaum möglich, weil die Zuordnung fehlt. Und je mehr Personen den Stamm pflegen, desto uneinheitlicher wird er.
> Ein Artikelstamm ist nur so viel wert wie seine Struktur. Ohne einheitliche Klassifizierung ist er eine lange Liste, aber kein Werkzeug.
Hinzu kommt ein oft unterschätzter Effekt: Wissen bleibt an Personen gebunden. Der langjährige Einkäufer weiß, dass „Schr. 6/60" und „Spanplattenschraube 6x60" dasselbe meinen. Fällt er aus oder verlässt den Betrieb, geht dieses Wissen verloren, und der Stamm wird für alle anderen noch schwerer lesbar. Eine standardisierte Klassifizierung macht dieses Erfahrungswissen unabhängig von einzelnen Köpfen.
Genau hier setzt der Gedanke einer sauberen Klassifizierung an. Sie beantwortet nicht die Frage, wie ein Artikel heißt, sondern wohin er gehört. Und sie macht diese Zuordnung für alle Beteiligten nachvollziehbar, statt sie dem Gefühl des Einzelnen zu überlassen. Wie stark ungeordnete Bestände die Beschaffung verteuern, zeigt auch unser Beitrag zu Dubletten im Artikelstamm.
eCl@ss ist ein branchenübergreifender Standard zur Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen. Er ordnet jeden Artikel in eine vierstufige Hierarchie ein, von der groben Sachgruppe bis zur konkreten Untergruppe, und stützt sich dabei auf die internationalen Normen ISO 13584 und IEC 61360. Das Ergebnis ist eine eindeutige Klassennummer, unter der ein Produkt unabhängig von seiner Bezeichnung auffindbar wird.
Der Vorteil ist, dass die Struktur nicht selbst erfunden werden muss. Statt einer hauseigenen Systematik, die jeder anders auslegt, gibt es eine überbetrieblich abgestimmte Ordnung. Das erleichtert nicht nur die interne Suche, sondern auch den Austausch mit Lieferanten und Systemen, die denselben Standard sprechen.
Zu einer sauberen Klassifizierung gehören einige Datenfelder, die konsequent zu befüllen sind:
Sind diese Felder einheitlich gepflegt, wird aus der Suche wieder ein verlässliches Werkzeug: Wer eine Klasse aufruft, sieht alle zugehörigen Artikel, kann Preise vergleichen und erkennt sofort, ob ein Produkt bereits angelegt ist.
Ein weiterer Punkt spricht für einen etablierten Standard statt einer Eigenlösung: eCl@ss wird laufend gepflegt und um neue Produktgruppen erweitert. Sie profitieren von dieser Arbeit, ohne die Systematik selbst aktuell halten zu müssen. Gerade im Bau, wo ständig neue Materialien und Bauteile dazukommen, ist das ein handfester Vorteil gegenüber einer starren hausinternen Nummernlogik.
Der häufigste Einwand lautet, dass die Klassifizierung tausender Bestandsartikel viel zu aufwendig sei. Von Hand stimmt das auch. Deshalb ergibt es keinen Sinn, jeden Datensatz einzeln durchzugehen. Der Bestand lässt sich weitgehend automatisiert einordnen, indem vorhandene Bezeichnungen, Herstellerangaben und Nummern ausgewertet und den passenden Klassen zugeordnet werden.
Sinnvoll ist ein schrittweises Vorgehen. Zuerst werden die Materialgruppen klassifiziert, die den größten Anteil am Einkaufsvolumen ausmachen, denn dort entsteht der schnellste Nutzen. Danach folgen die selteneren Artikel. So wird der Stamm nicht in einem einzigen Kraftakt umgebaut, sondern kontinuierlich verbessert, ohne den laufenden Betrieb zu blockieren.
Wichtig ist, dass die neue Struktur ab dem ersten Tag verbindlich gilt. Jeder neu angelegte Artikel wird sofort korrekt klassifiziert und nach dem festen Namensmuster benannt. So verhindern Sie, dass parallel zum aufgeräumten Bestand gleich wieder ein ungeordneter zweiter entsteht.
Hilfreich ist außerdem, die Klassifizierung mit einer kurzen internen Richtlinie zu begleiten. Sie hält fest, wer neue Artikel anlegen darf, nach welchem Muster benannt wird und welche Felder Pflicht sind. Eine solche Regel klingt bürokratisch, spart aber genau die Rückfragen und Korrekturen, die einen Stamm sonst über Jahre wieder unübersichtlich machen. Je klarer die Vorgabe, desto seltener entstehen neue Dubletten.
Eine saubere Klassifizierung ist kein Selbstzweck, sondern die Voraussetzung dafür, dass Beschaffung überhaupt digital und durchgängig funktioniert. Erst wenn Artikel eindeutig identifizierbar sind, lassen sich Kataloge pflegen, Preise automatisch vergleichen und Bestellungen ohne Medienbruch bis ins ERP-System übergeben. Ungeordnete Stammdaten dagegen bremsen jede Automatisierung aus, weil das System die Artikel nicht zuverlässig zuordnen kann.
Bei uns bildet eine standardisierte Katalog- und Stammdatenpflege deshalb die Basis der gesamten Beschaffungsplattform. Sind die Daten sauber, greifen die weiteren Effekte: Bestellungen laufen bis zu 50 Prozent schneller, und Aufträge landen zu 100 Prozent strukturiert im ERP-System, statt manuell nacherfasst zu werden. Ohne saubere Klassifizierung bliebe dieser Nutzen ungenutzt.
Wer den Weg zur digitalen Beschaffung geht, sollte deshalb nicht bei der Bestellsoftware anfangen, sondern beim Fundament. Wie eng Stammdaten, Katalog und Systemintegration zusammenhängen, zeigen unsere Beiträge zum Bestellen wie im Onlineshop und zum Medienbruch zwischen Beschaffung und ERP.
Ein ungeordneter Artikelstamm ist ein stiller Kostentreiber: Er verursacht Doppelbestellungen, verhindert Preisvergleiche und blockiert die Anbindung ans ERP-System. Eine standardisierte Klassifizierung mit eCl@ss löst das an der Wurzel, weil sie jedem Artikel einen festen Platz gibt. Der Aufwand hält sich in Grenzen, wenn Sie automatisiert einordnen, mit den wichtigsten Materialgruppen beginnen und die neue Struktur ab dem ersten Tag verbindlich machen. Weiterführende Praxisinhalte zur Katalog- und Stammdatenpflege finden Sie in unserem Magazin.
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