Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin stehen oft schon in der Auftragsbestätigung. So prüfen Sie sie, bevor das Material auf der Baustelle ist.
Die Auftragsbestätigung kommt per Mail, wird abgeheftet und erst wieder angeschaut, wenn die Rechnung nicht passt. Dabei stand die Abweichung oft schon schwarz auf weiß darin: ein anderer Preis, ein späterer Liefertermin, ein Ersatzartikel. Wer die Auftragsbestätigung prüft, korrigiert, bevor der Lkw losfährt. Wer sie nicht prüft, diskutiert drei Wochen später mit dem Lieferanten über eine Rechnung, die formal korrekt ist.
Im Bestellwesen vieler Bauunternehmen ist die Auftragsbestätigung (AB) ein Beleg, den alle kennen und kaum jemand liest. Sie gilt als Formalie. In Wahrheit ist sie der früheste Punkt im ganzen Beschaffungsprozess, an dem sich Fehler noch ohne Folgekosten beheben lassen.
Bestellt wird im Bau unter Zeitdruck. Der Polier ruft beim Baustoffhändler an, der Bauleiter schickt eine Mail mit drei Positionen, der Einkauf löst eine Bestellung aus dem ERP aus. Die AB kommt dann irgendwann zurück: als PDF im Sammelpostfach, als Fax ins Büro, manchmal gar nicht. Selten landet sie bei der Person, die bestellt hat, und noch seltener wird sie Zeile für Zeile gegen die Bestellung gelesen.
Dazu kommt, dass Lieferanten ihre ABs automatisiert aus dem eigenen Warenwirtschaftssystem erzeugen. Was dort hinterlegt ist, steht auch in der AB: der aktuelle Listenpreis statt des verhandelten Rahmenvertragspreises, eine andere Verpackungseinheit, ein Nachfolgeartikel, weil der bestellte ausgelistet wurde. Niemand beim Lieferanten will Sie täuschen. Aber die Abweichung steht im Dokument, und wenn niemand widerspricht, wird sie zur Grundlage der Lieferung.
Typische Abweichungen, die wir in der Praxis immer wieder sehen:
Jede dieser Abweichungen taucht später wieder auf: beim Wareneingang auf der Baustelle, in der Rechnungsprüfung oder in der Nachkalkulation. Dort ist sie dann deutlich teurer zu klären.
Eine Auftragsbestätigung ist im Normalfall die Annahme Ihrer Bestellung. Stimmt sie mit der Bestellung überein, ist der Vertrag zu Ihren Bedingungen geschlossen. Enthält sie Änderungen, gilt sie nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Angebot des Lieferanten. Das ist der Punkt, an dem es für den Einkauf heikel wird.
Bloßes Schweigen auf ein solches neues Angebot bindet Sie grundsätzlich nicht. Das betont unter anderem die Einkäufer-Akademie. In der Praxis bleibt es aber selten beim Schweigen. Nehmen Sie die Ware ohne Widerspruch an, kann darin eine Annahme durch schlüssiges Verhalten liegen. Dann gelten die Bedingungen der AB, nicht die Ihrer Bestellung. Anders und strenger ist die Lage beim echten kaufmännischen Bestätigungsschreiben: Hier kann Schweigen unter Kaufleuten tatsächlich als Zustimmung gewertet werden.
Die Auftragsbestätigung ist kein Ablagebeleg. Sie ist die letzte Gelegenheit, den Vertrag so zu bekommen, wie Sie ihn bestellt haben.
Für den Alltag heißt das: Abweichungen sollten Sie zeitnah und schriftlich widersprechen, bevor geliefert wird. Im Einzelfall, etwa bei hohen Auftragswerten oder strittigen Lieferbedingungen, lohnt sich die Abstimmung mit der Rechtsberatung.
Die Prüfung muss nicht aufwendig sein. Sie muss nur verlässlich passieren. Bewährt hat sich ein fester Satz an Prüfpunkten, der für jede AB gleich ist:
Wichtig ist die Zuständigkeit. In vielen Betrieben fühlt sich niemand verantwortlich, weil Bestellung und AB über verschiedene Kanäle laufen. Legen Sie fest, wer prüft: in der Regel die Person oder Stelle, die bestellt hat, mit dem Einkauf als Rückfallebene. Und legen Sie eine Frist fest, etwa einen Arbeitstag nach Eingang.
Nicht jede Abweichung ist ein Problem. Ein Liefertermin, der einen Tag früher liegt, oder ein gleichwertiger Nachfolgeartikel kann in Ordnung sein. Entscheidend ist, dass die Abweichung bewusst akzeptiert wird und nicht aus Versehen.
Für die Praxis reichen drei Wege:
Bei Preisabweichungen lohnt sich ein Blick auf die Ursache. Oft liegt sie nicht beim Lieferanten, sondern in den eigenen Stammdaten: Der Rahmenvertragspreis ist im System nicht hinterlegt, oder die Bestellung wurde mit einer alten Preisliste ausgelöst. Wie viel Geld solche veralteten Preislisten kosten, haben wir an anderer Stelle durchgerechnet.
Eine geprüfte Auftragsbestätigung hat einen zweiten Nutzen: Sie wird zur verlässlichen Referenz für alle folgenden Schritte. Auf der Baustelle weiß der Polier, welche Menge und welcher Artikel kommen sollen, und kann Falschlieferungen früh erkennen, statt sie erst beim Einbau zu bemerken. In der Buchhaltung lässt sich die Rechnung nicht nur gegen Bestellung und Lieferschein, sondern auch gegen die bestätigten Konditionen prüfen.
Genau das ist die Idee hinter dem 4-Wege-Abgleich: Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung werden gegeneinander geprüft. Fehlt die AB oder wurde sie nie gelesen, fehlt ein Glied in dieser Kette. Dann bleibt in der Rechnungsprüfung oft nur die Frage, ob eine Abweichung damals stillschweigend akzeptiert wurde.
Bei CATHAGO lesen wir Auftragsbestätigungen automatisch aus und gleichen sie mit Bestellung, Lieferschein und Rechnung ab. Abweichungen werden markiert, bevor das Material kommt, und Belege laufen bis zu 75 % schneller durch die Prüfung.
Sie müssen nicht sofort jede AB im Betrieb prüfen. Ein guter Start ist eine Stichprobe: Nehmen Sie die ABs der letzten vier Wochen von Ihren drei größten Lieferanten und legen Sie sie neben die Bestellungen. Zählen Sie, wie viele Abweichungen Sie finden und wie viele davon später in der Rechnung wieder aufgetaucht sind. Das Ergebnis ist meist Argument genug, die Prüfung fest in den Bestellprozess einzubauen.
Wenn Sie sehen möchten, wie der automatische Abgleich von Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung in Ihrem Betrieb aussehen kann, sprechen Sie uns an. Wir zeigen es Ihnen an Ihren eigenen Belegen.
Die Auftragsbestätigung kommt per Mail, wird abgeheftet und erst wieder angeschaut, wenn die Rechnung nicht passt. Dabei stand die Abweichung oft schon schwarz auf weiß darin: ein anderer Preis, ein späterer Liefertermin, ein Ersatzartikel. Wer die Auftragsbestätigung prüft, korrigiert, bevor der Lkw losfährt. Wer sie nicht prüft, diskutiert drei Wochen später mit dem Lieferanten über eine Rechnung, die formal korrekt ist.
Im Bestellwesen vieler Bauunternehmen ist die Auftragsbestätigung (AB) ein Beleg, den alle kennen und kaum jemand liest. Sie gilt als Formalie. In Wahrheit ist sie der früheste Punkt im ganzen Beschaffungsprozess, an dem sich Fehler noch ohne Folgekosten beheben lassen.
Bestellt wird im Bau unter Zeitdruck. Der Polier ruft beim Baustoffhändler an, der Bauleiter schickt eine Mail mit drei Positionen, der Einkauf löst eine Bestellung aus dem ERP aus. Die AB kommt dann irgendwann zurück: als PDF im Sammelpostfach, als Fax ins Büro, manchmal gar nicht. Selten landet sie bei der Person, die bestellt hat, und noch seltener wird sie Zeile für Zeile gegen die Bestellung gelesen.
Dazu kommt, dass Lieferanten ihre ABs automatisiert aus dem eigenen Warenwirtschaftssystem erzeugen. Was dort hinterlegt ist, steht auch in der AB: der aktuelle Listenpreis statt des verhandelten Rahmenvertragspreises, eine andere Verpackungseinheit, ein Nachfolgeartikel, weil der bestellte ausgelistet wurde. Niemand beim Lieferanten will Sie täuschen. Aber die Abweichung steht im Dokument, und wenn niemand widerspricht, wird sie zur Grundlage der Lieferung.
Typische Abweichungen, die wir in der Praxis immer wieder sehen:
Jede dieser Abweichungen taucht später wieder auf: beim Wareneingang auf der Baustelle, in der Rechnungsprüfung oder in der Nachkalkulation. Dort ist sie dann deutlich teurer zu klären.
Eine Auftragsbestätigung ist im Normalfall die Annahme Ihrer Bestellung. Stimmt sie mit der Bestellung überein, ist der Vertrag zu Ihren Bedingungen geschlossen. Enthält sie Änderungen, gilt sie nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Angebot des Lieferanten. Das ist der Punkt, an dem es für den Einkauf heikel wird.
Bloßes Schweigen auf ein solches neues Angebot bindet Sie grundsätzlich nicht. Das betont unter anderem die Einkäufer-Akademie. In der Praxis bleibt es aber selten beim Schweigen. Nehmen Sie die Ware ohne Widerspruch an, kann darin eine Annahme durch schlüssiges Verhalten liegen. Dann gelten die Bedingungen der AB, nicht die Ihrer Bestellung. Anders und strenger ist die Lage beim echten kaufmännischen Bestätigungsschreiben: Hier kann Schweigen unter Kaufleuten tatsächlich als Zustimmung gewertet werden.
Die Auftragsbestätigung ist kein Ablagebeleg. Sie ist die letzte Gelegenheit, den Vertrag so zu bekommen, wie Sie ihn bestellt haben.
Für den Alltag heißt das: Abweichungen sollten Sie zeitnah und schriftlich widersprechen, bevor geliefert wird. Im Einzelfall, etwa bei hohen Auftragswerten oder strittigen Lieferbedingungen, lohnt sich die Abstimmung mit der Rechtsberatung.
Die Prüfung muss nicht aufwendig sein. Sie muss nur verlässlich passieren. Bewährt hat sich ein fester Satz an Prüfpunkten, der für jede AB gleich ist:
Wichtig ist die Zuständigkeit. In vielen Betrieben fühlt sich niemand verantwortlich, weil Bestellung und AB über verschiedene Kanäle laufen. Legen Sie fest, wer prüft: in der Regel die Person oder Stelle, die bestellt hat, mit dem Einkauf als Rückfallebene. Und legen Sie eine Frist fest, etwa einen Arbeitstag nach Eingang.
Nicht jede Abweichung ist ein Problem. Ein Liefertermin, der einen Tag früher liegt, oder ein gleichwertiger Nachfolgeartikel kann in Ordnung sein. Entscheidend ist, dass die Abweichung bewusst akzeptiert wird und nicht aus Versehen.
Für die Praxis reichen drei Wege:
Bei Preisabweichungen lohnt sich ein Blick auf die Ursache. Oft liegt sie nicht beim Lieferanten, sondern in den eigenen Stammdaten: Der Rahmenvertragspreis ist im System nicht hinterlegt, oder die Bestellung wurde mit einer alten Preisliste ausgelöst. Wie viel Geld solche veralteten Preislisten kosten, haben wir an anderer Stelle durchgerechnet.
Eine geprüfte Auftragsbestätigung hat einen zweiten Nutzen: Sie wird zur verlässlichen Referenz für alle folgenden Schritte. Auf der Baustelle weiß der Polier, welche Menge und welcher Artikel kommen sollen, und kann Falschlieferungen früh erkennen, statt sie erst beim Einbau zu bemerken. In der Buchhaltung lässt sich die Rechnung nicht nur gegen Bestellung und Lieferschein, sondern auch gegen die bestätigten Konditionen prüfen.
Genau das ist die Idee hinter dem 4-Wege-Abgleich: Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung werden gegeneinander geprüft. Fehlt die AB oder wurde sie nie gelesen, fehlt ein Glied in dieser Kette. Dann bleibt in der Rechnungsprüfung oft nur die Frage, ob eine Abweichung damals stillschweigend akzeptiert wurde.
Bei CATHAGO lesen wir Auftragsbestätigungen automatisch aus und gleichen sie mit Bestellung, Lieferschein und Rechnung ab. Abweichungen werden markiert, bevor das Material kommt, und Belege laufen bis zu 75 % schneller durch die Prüfung.
Sie müssen nicht sofort jede AB im Betrieb prüfen. Ein guter Start ist eine Stichprobe: Nehmen Sie die ABs der letzten vier Wochen von Ihren drei größten Lieferanten und legen Sie sie neben die Bestellungen. Zählen Sie, wie viele Abweichungen Sie finden und wie viele davon später in der Rechnung wieder aufgetaucht sind. Das Ergebnis ist meist Argument genug, die Prüfung fest in den Bestellprozess einzubauen.
Wenn Sie sehen möchten, wie der automatische Abgleich von Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung in Ihrem Betrieb aussehen kann, sprechen Sie uns an. Wir zeigen es Ihnen an Ihren eigenen Belegen.
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