Ohne Kostenstelle bei der Bestellung fehlt später die Kostenwahrheit im Projekt. Was Baubetriebe bei der Kontierung im Bestellprozess beachten sollten.
Am Monatsende sitzt jemand in der Buchhaltung und ordnet Materialrechnungen Projekten zu, die vor sechs Wochen bestellt wurden. Er ruft die Baustelle an, weil auf der Rechnung nur „Diverse“ steht. Der Polier erinnert sich ungefähr. Die Information, die hier mühsam rekonstruiert wird, war zum Zeitpunkt der Bestellung vollständig vorhanden. Sie wurde nur nicht erfasst.
Die Kostenstelle entsteht nicht in der Buchhaltung. Sie entsteht in dem Moment, in dem jemand einen Bedarf meldet. Alles, was danach passiert, ist entweder eine Weitergabe dieser Information oder ihre Rekonstruktion.
Der typische Ablauf sieht so aus: Der Polier braucht kurzfristig Material und ruft beim Händler an. Der Händler nimmt die Bestellung auf, notiert den Betriebsnamen und liefert. Auf dem Lieferschein steht eine Baustellenbezeichnung, die der Polier genannt hat, manchmal auch nur eine Straße. Die Rechnung kommt zwei Wochen später mit dem Verweis auf mehrere Lieferungen. In der Buchhaltung landet ein Beleg, der sachlich korrekt ist und dessen Zuordnung niemand mehr eindeutig herstellen kann.
Die Folgen zeigen sich nicht sofort, sondern zeitversetzt und an mehreren Stellen:
Hinzu kommt der Zeitpunkt, zu dem der Fehler auffällt. Eine falsche Zuordnung wird in der Regel nicht bemerkt, wenn sie entsteht, sondern wenn jemand eine Auswertung braucht. Das ist meist die Nachkalkulation nach Projektabschluss oder das Gespräch mit der Bank über die Ergebnisentwicklung. Zu diesem Zeitpunkt lässt sich nichts mehr korrigieren, weil die Perioden abgeschlossen sind. Der Betrieb arbeitet dann mit Projektergebnissen, von denen er weiß, dass sie ungenau sind, und trifft auf dieser Basis Entscheidungen über künftige Angebotspreise.
Besonders schwer wiegt das bei kleinvolumigen Bestellungen. Große Materialbestellungen werden ohnehin geplant und sauber zugeordnet. Die Unschärfe entsteht bei den vielen kleinen Abholungen und Nachbestellungen, die einzeln unbedeutend sind und in Summe einen erheblichen Anteil der Materialkosten ausmachen.
Eine Zuordnung, die erst beim Rechnungseingang entsteht, ist keine Zuordnung. Sie ist eine Schätzung mit Beleg.
Besonders teuer wird es bei Projekten mit mehreren Bauabschnitten oder bei Nachtragsleistungen. Wenn Material aus dem Hauptauftrag und aus dem Nachtrag über dieselbe Bestellung läuft, ist die spätere Trennung praktisch unmöglich. Was in der Kalkulation sauber getrennt war, verschmilzt in der Abrechnung zu einer Summe.
Die Frage ist nicht, ob kontiert wird, sondern wann. Wer die Zuordnung an den Bedarf hängt statt an den Beleg, muss sie nur einmal erfassen.
Als Mindestumfang haben sich vier Felder bewährt:
Entscheidend ist, dass diese Felder Pflichtfelder in der Bedarfsmeldung sind und nicht optionale Angaben in der Bestellung. Ein optionales Feld wird im Tagesgeschäft nicht gefüllt, und zwar nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil der Bedarf gerade dringend ist.
Damit das im Alltag funktioniert, muss die Erfassung schnell gehen. Ein Bauleiter, der für eine Nachbestellung vier Dropdowns durchklicken muss, umgeht das System beim nächsten Mal. Praktikabel wird es, wenn die Felder vorbelegt sind: Wer aus dem Kontext eines Projekts heraus einen Bedarf meldet, sollte Kostenstelle und Bauabschnitt bereits gesetzt vorfinden und nur noch bestätigen müssen. Die Pflicht liegt dann nicht beim Nutzer, sondern beim System.
Von der Bedarfsmeldung aus vererbt sich die Zuordnung weiter: auf die Bestellung, von dort auf den Wareneingang und den Lieferschein und schließlich auf die Rechnungsposition. Jede Stufe übernimmt, was die vorherige gesetzt hat. Niemand muss die Information erneut eingeben, und niemand kann sie unbemerkt ändern.
Drei Fälle brechen diese Kette regelmäßig, und für alle drei braucht es eine bewusste Regel.
Teillieferungen. Wenn eine Bestellung in mehreren Tranchen geliefert wird, muss jede Wareneingangsposition ihre eigene Menge mitführen und die Zuordnung aus der Bestellzeile erben. Problematisch wird es, wenn eine Bestellzeile auf mehrere Projekte aufgeteilt wurde. Dann muss die Aufteilung bereits in der Bestellzeile hinterlegt sein, nicht erst beim Wareneingang geschätzt werden.
Sammelrechnungen. Viele Händler rechnen wöchentlich oder monatlich über alle Lieferungen ab. Die Rechnung enthält dann Positionen aus mehreren Projekten. Solange jede Rechnungsposition auf eine Lieferscheinposition und darüber auf eine Bestellzeile verweist, ist die Aufteilung automatisch. Ohne diesen Bezug bleibt nur die manuelle Aufteilung, und genau dort entstehen die Fehler.
Lagerentnahmen. Material, das über das eigene Lager läuft, verliert die Projektzuordnung beim Einlagern und braucht sie beim Entnehmen erneut. Hier hilft nur eine saubere Entnahmebuchung mit Projektbezug. Betriebe, die das nicht abbilden, sollten prüfen, welche Warengruppen überhaupt über Lager laufen müssen und welche direkt auf die Baustelle gehen können.
Ergänzend gehört die Kostenstellenstruktur selbst gepflegt. Eine Struktur, die über Jahre gewachsen ist und in der abgeschlossene Projekte weiterhin auswählbar sind, produziert Fehlbuchungen. Ein jährlicher Durchlauf, der abgeschlossene Kostenstellen sperrt und die aktive Liste kurz hält, reduziert Zuordnungsfehler spürbar.
Die Zuordnung ist kein Buchhaltungsthema, sondern ein Prozessthema. Wir bei CATHAGO führen Kostenstelle, Projekt und Bauabschnitt von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und den digitalen Lieferschein bis in die Rechnungsprüfung durch, sodass die Information genau einmal erfasst wird. Dass am Ende 100 Prozent der Auftragsdaten strukturiert im ERP ankommen, ist die Folge dieser Durchgängigkeit, nicht ein zusätzlicher Arbeitsschritt.
Wie die Freigabelogik darauf aufsetzt, also die Frage, wer überhaupt bestellen darf, beschreibt unser Beitrag zu digitalen Bestellfreigaben. Warum aktuelle Einkaufspreise für eine belastbare Kalkulation unverzichtbar sind, zeigt der Artikel zur Kalkulation mit aktuellen Einkaufspreisen. Und wie geprüfte Rechnungen samt Kontierung weiter in die Buchhaltung laufen, haben wir im Beitrag zur Übergabe geprüfter Rechnungen an DATEV beschrieben.
Ziehen Sie die Materialkosten eines abgeschlossenen Projekts und prüfen Sie, wie viel Prozent davon beim Rechnungseingang manuell zugeordnet wurden. Fragen Sie anschließend die Buchhaltung, wie viele Arbeitstage im Monat für diese Zuordnung anfallen. Beide Zahlen zusammen zeigen, ob Ihr Bestellprozess die Information trägt oder ob Ihre Buchhaltung sie jeden Monat neu erzeugt.
Am Monatsende sitzt jemand in der Buchhaltung und ordnet Materialrechnungen Projekten zu, die vor sechs Wochen bestellt wurden. Er ruft die Baustelle an, weil auf der Rechnung nur „Diverse“ steht. Der Polier erinnert sich ungefähr. Die Information, die hier mühsam rekonstruiert wird, war zum Zeitpunkt der Bestellung vollständig vorhanden. Sie wurde nur nicht erfasst.
Die Kostenstelle entsteht nicht in der Buchhaltung. Sie entsteht in dem Moment, in dem jemand einen Bedarf meldet. Alles, was danach passiert, ist entweder eine Weitergabe dieser Information oder ihre Rekonstruktion.
Der typische Ablauf sieht so aus: Der Polier braucht kurzfristig Material und ruft beim Händler an. Der Händler nimmt die Bestellung auf, notiert den Betriebsnamen und liefert. Auf dem Lieferschein steht eine Baustellenbezeichnung, die der Polier genannt hat, manchmal auch nur eine Straße. Die Rechnung kommt zwei Wochen später mit dem Verweis auf mehrere Lieferungen. In der Buchhaltung landet ein Beleg, der sachlich korrekt ist und dessen Zuordnung niemand mehr eindeutig herstellen kann.
Die Folgen zeigen sich nicht sofort, sondern zeitversetzt und an mehreren Stellen:
Hinzu kommt der Zeitpunkt, zu dem der Fehler auffällt. Eine falsche Zuordnung wird in der Regel nicht bemerkt, wenn sie entsteht, sondern wenn jemand eine Auswertung braucht. Das ist meist die Nachkalkulation nach Projektabschluss oder das Gespräch mit der Bank über die Ergebnisentwicklung. Zu diesem Zeitpunkt lässt sich nichts mehr korrigieren, weil die Perioden abgeschlossen sind. Der Betrieb arbeitet dann mit Projektergebnissen, von denen er weiß, dass sie ungenau sind, und trifft auf dieser Basis Entscheidungen über künftige Angebotspreise.
Besonders schwer wiegt das bei kleinvolumigen Bestellungen. Große Materialbestellungen werden ohnehin geplant und sauber zugeordnet. Die Unschärfe entsteht bei den vielen kleinen Abholungen und Nachbestellungen, die einzeln unbedeutend sind und in Summe einen erheblichen Anteil der Materialkosten ausmachen.
Eine Zuordnung, die erst beim Rechnungseingang entsteht, ist keine Zuordnung. Sie ist eine Schätzung mit Beleg.
Besonders teuer wird es bei Projekten mit mehreren Bauabschnitten oder bei Nachtragsleistungen. Wenn Material aus dem Hauptauftrag und aus dem Nachtrag über dieselbe Bestellung läuft, ist die spätere Trennung praktisch unmöglich. Was in der Kalkulation sauber getrennt war, verschmilzt in der Abrechnung zu einer Summe.
Die Frage ist nicht, ob kontiert wird, sondern wann. Wer die Zuordnung an den Bedarf hängt statt an den Beleg, muss sie nur einmal erfassen.
Als Mindestumfang haben sich vier Felder bewährt:
Entscheidend ist, dass diese Felder Pflichtfelder in der Bedarfsmeldung sind und nicht optionale Angaben in der Bestellung. Ein optionales Feld wird im Tagesgeschäft nicht gefüllt, und zwar nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil der Bedarf gerade dringend ist.
Damit das im Alltag funktioniert, muss die Erfassung schnell gehen. Ein Bauleiter, der für eine Nachbestellung vier Dropdowns durchklicken muss, umgeht das System beim nächsten Mal. Praktikabel wird es, wenn die Felder vorbelegt sind: Wer aus dem Kontext eines Projekts heraus einen Bedarf meldet, sollte Kostenstelle und Bauabschnitt bereits gesetzt vorfinden und nur noch bestätigen müssen. Die Pflicht liegt dann nicht beim Nutzer, sondern beim System.
Von der Bedarfsmeldung aus vererbt sich die Zuordnung weiter: auf die Bestellung, von dort auf den Wareneingang und den Lieferschein und schließlich auf die Rechnungsposition. Jede Stufe übernimmt, was die vorherige gesetzt hat. Niemand muss die Information erneut eingeben, und niemand kann sie unbemerkt ändern.
Drei Fälle brechen diese Kette regelmäßig, und für alle drei braucht es eine bewusste Regel.
Teillieferungen. Wenn eine Bestellung in mehreren Tranchen geliefert wird, muss jede Wareneingangsposition ihre eigene Menge mitführen und die Zuordnung aus der Bestellzeile erben. Problematisch wird es, wenn eine Bestellzeile auf mehrere Projekte aufgeteilt wurde. Dann muss die Aufteilung bereits in der Bestellzeile hinterlegt sein, nicht erst beim Wareneingang geschätzt werden.
Sammelrechnungen. Viele Händler rechnen wöchentlich oder monatlich über alle Lieferungen ab. Die Rechnung enthält dann Positionen aus mehreren Projekten. Solange jede Rechnungsposition auf eine Lieferscheinposition und darüber auf eine Bestellzeile verweist, ist die Aufteilung automatisch. Ohne diesen Bezug bleibt nur die manuelle Aufteilung, und genau dort entstehen die Fehler.
Lagerentnahmen. Material, das über das eigene Lager läuft, verliert die Projektzuordnung beim Einlagern und braucht sie beim Entnehmen erneut. Hier hilft nur eine saubere Entnahmebuchung mit Projektbezug. Betriebe, die das nicht abbilden, sollten prüfen, welche Warengruppen überhaupt über Lager laufen müssen und welche direkt auf die Baustelle gehen können.
Ergänzend gehört die Kostenstellenstruktur selbst gepflegt. Eine Struktur, die über Jahre gewachsen ist und in der abgeschlossene Projekte weiterhin auswählbar sind, produziert Fehlbuchungen. Ein jährlicher Durchlauf, der abgeschlossene Kostenstellen sperrt und die aktive Liste kurz hält, reduziert Zuordnungsfehler spürbar.
Die Zuordnung ist kein Buchhaltungsthema, sondern ein Prozessthema. Wir bei CATHAGO führen Kostenstelle, Projekt und Bauabschnitt von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und den digitalen Lieferschein bis in die Rechnungsprüfung durch, sodass die Information genau einmal erfasst wird. Dass am Ende 100 Prozent der Auftragsdaten strukturiert im ERP ankommen, ist die Folge dieser Durchgängigkeit, nicht ein zusätzlicher Arbeitsschritt.
Wie die Freigabelogik darauf aufsetzt, also die Frage, wer überhaupt bestellen darf, beschreibt unser Beitrag zu digitalen Bestellfreigaben. Warum aktuelle Einkaufspreise für eine belastbare Kalkulation unverzichtbar sind, zeigt der Artikel zur Kalkulation mit aktuellen Einkaufspreisen. Und wie geprüfte Rechnungen samt Kontierung weiter in die Buchhaltung laufen, haben wir im Beitrag zur Übergabe geprüfter Rechnungen an DATEV beschrieben.
Ziehen Sie die Materialkosten eines abgeschlossenen Projekts und prüfen Sie, wie viel Prozent davon beim Rechnungseingang manuell zugeordnet wurden. Fragen Sie anschließend die Buchhaltung, wie viele Arbeitstage im Monat für diese Zuordnung anfallen. Beide Zahlen zusammen zeigen, ob Ihr Bestellprozess die Information trägt oder ob Ihre Buchhaltung sie jeden Monat neu erzeugt.
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