Nachträge scheitern selten am Anspruch, sondern am Nachweis. Wie Bestell- und Lieferscheindaten die Mehrkosten für Material belastbar machen.
Der Nachtrag ist berechtigt, die Mengen stimmen, trotzdem wird gekürzt. Nicht weil der Anspruch fehlt, sondern weil niemand belegen kann, wann welches Material für welchen Bauabschnitt auf die Baustelle kam. Der Auftraggeber streicht dann nicht den Nachtrag, er streicht die Position, die sich nicht nachvollziehen lässt, und das ist überdurchschnittlich oft der Materialanteil.
Die Beweiskette entsteht nicht im Streitfall. Sie entsteht Monate vorher im Einkauf, an dem Tag, an dem die Bestellung ausgelöst und der Lieferschein quittiert wird.
Ein Nachtrag besteht aus Lohn, Gerät und Material. Lohnstunden lassen sich über Stundenzettel und Bautagebuch belegen, Gerätezeiten über Einsatzberichte. Beim Material fehlt in vielen Betrieben genau diese Zuordnung, obwohl sie der am einfachsten belegbare Teil sein müsste, denn zu jeder Lieferung existiert ein Beleg.
Das Problem ist, was mit diesem Beleg passiert:
Dazu kommen die formalen Hürden der VOB/B, die unabhängig von der Beweislage gelten. Mengenabweichungen entfalten ihre Preisanpassungswirkung erst jenseits der Zehn-Prozent-Schwelle, geänderte oder zusätzliche Leistungen setzen eine rechtzeitige Ankündigung voraus, und wer einen Anspruch zu spät anmeldet, diskutiert am Ende nicht mehr über die Höhe, sondern über das Ob.
Das Ergebnis kennt jeder Bauleiter: Der Nachtrag wird eingereicht, es folgen drei Rückfragen, und am Ende einigt man sich auf einen Betrag, der deutlich unter dem tatsächlichen Aufwand liegt. Nicht weil verhandelt wurde, sondern weil nachgelassen wurde, wo der Nachweis dünn war.
Ein weiterer Punkt wird regelmäßig unterschätzt: Wer den Nachtrag erst am Projektende zusammenstellt, arbeitet gegen das eigene Gedächtnis und gegen die Fluktuation. Der Polier, der die Mehrmenge veranlasst hat, ist längst auf einer anderen Baustelle, der Bauleiter hat drei Projekte parallel, und der Lieferant liefert Belege aus dem Vorjahr nur noch zögerlich nach. Jede Woche, die zwischen Vorgang und Dokumentation liegt, kostet Nachweisqualität.
Die Umstellung ist weniger aufwendig, als sie klingt, weil sie keine neuen Belege erzeugt. Sie ordnet nur die Belege zu, die ohnehin entstehen.
Fünf Punkte entscheiden dabei über die Belastbarkeit des späteren Nachtrags:
Ein Nachtrag gewinnt nicht, wer am besten argumentiert. Ihn gewinnt, wer am wenigsten erklären muss.
Der Unterschied zeigt sich im Prüfgespräch. Liegt für jede Mehrmenge ein datierter Lieferschein mit Bezug zum Bauabschnitt vor, verlagert sich die Diskussion von der Menge auf die vertragliche Bewertung, also auf die Ebene, auf die sie gehört. Fehlt dieser Nachweis, wird über jede einzelne Position neu verhandelt, und der Zeitaufwand dafür übersteigt den strittigen Betrag nicht selten.
Denselben Datenbestand brauchen Sie ohnehin für die eigene Kostenkontrolle. Wie sich Materialkosten schon während der Bauzeit steuern lassen, statt erst im Nachhinein aufzufallen, beschreiben wir in Materialkosten während der Bauzeit laufend kontrollieren. Und warum jede Bestellung von Anfang an eine Kostenstelle tragen sollte, haben wir in Warum jede Bestellung eine Kostenstelle braucht ausgeführt.
Praktisch bewährt hat sich außerdem, die Nachtragsdokumentation nicht als eigene Aufgabe zu behandeln, sondern als Nebenprodukt des normalen Ablaufs. Sobald jede Bestellung und jeder Wareneingang ohnehin projektscharf erfasst werden, entsteht die Aufstellung auf Knopfdruck. Wird die Dokumentation dagegen als Zusatzaufgabe deklariert, konkurriert sie mit dem Tagesgeschäft und verliert zuverlässig.
Es lohnt sich, beide Blickrichtungen zusammen zu denken. Die Nachkalkulation schaut nach Projektende rückwärts auf die eigene Marge, der Nachtrag schaut während der Bauzeit nach außen auf den Auftraggeber. Beide greifen auf denselben Bestand zu: Bestellungen mit Projektbezug, quittierte Wareneingänge, geprüfte Rechnungen.
Wer diesen Bestand einmal sauber führt, bekommt beides. Das ist der eigentliche wirtschaftliche Hebel, denn der Aufwand fällt nur einmal an. Wie die rückwärtsgerichtete Auswertung funktioniert, zeigt Nachkalkulation zeigt wo die Marge verschwand.
Umgekehrt gilt auch: Ein Betrieb, der seine Nachkalkulation nicht hinbekommt, wird seine Nachträge ebenfalls nicht belegen können. Die Ursache ist in beiden Fällen dieselbe fehlende Zuordnung zwischen Beleg und Bauabschnitt.
Dieser Effekt verstärkt sich mit der Projektgröße. Bei einem kleinen Auftrag lässt sich eine fehlende Zuordnung noch mit einem Telefonat klären. Bei einem Projekt mit mehreren Bauabschnitten, Dutzenden Lieferanten und einer Laufzeit über Jahresgrenzen hinweg ist die nachträgliche Rekonstruktion praktisch aussichtslos, und genau dort geht es um die Beträge, die wehtun.
Bei uns entsteht die Zuordnung an der Stelle, an der sie am wenigsten Aufwand kostet. Die Bestellung trägt Kostenstelle und Bauabschnitt, der Wareneingang wird mobil auf der Baustelle erfasst, Lieferscheine werden automatisch ausgelesen und mit rund 99,9 Prozent digitaler Lieferdatenquote dem Vorgang zugeordnet, und die Rechnungsprüfung gleicht anschließend gegen Bestellung, Lieferschein und Preisliste ab. Der Bestellprozess läuft dabei etwa 50 Prozent schneller, die Dokumentenverarbeitung rund 75 Prozent.
Für den Nachtrag heißt das schlicht: Die Aufstellung ist ein Auszug, kein Rekonstruktionsprojekt.
Nehmen Sie den letzten strittigen Nachtrag und prüfen Sie, welche Positionen Sie heute mit einem datierten Lieferschein und einer Bestellung mit Bauabschnittsbezug belegen könnten. Die Lücke, die dabei sichtbar wird, ist genau der Betrag, über den Sie beim nächsten Mal nicht mehr diskutieren müssen.
Weitere Beiträge zu Kalkulation und Materialkosten am Bau finden Sie in unserem Magazin.
Der Nachtrag ist berechtigt, die Mengen stimmen, trotzdem wird gekürzt. Nicht weil der Anspruch fehlt, sondern weil niemand belegen kann, wann welches Material für welchen Bauabschnitt auf die Baustelle kam. Der Auftraggeber streicht dann nicht den Nachtrag, er streicht die Position, die sich nicht nachvollziehen lässt, und das ist überdurchschnittlich oft der Materialanteil.
Die Beweiskette entsteht nicht im Streitfall. Sie entsteht Monate vorher im Einkauf, an dem Tag, an dem die Bestellung ausgelöst und der Lieferschein quittiert wird.
Ein Nachtrag besteht aus Lohn, Gerät und Material. Lohnstunden lassen sich über Stundenzettel und Bautagebuch belegen, Gerätezeiten über Einsatzberichte. Beim Material fehlt in vielen Betrieben genau diese Zuordnung, obwohl sie der am einfachsten belegbare Teil sein müsste, denn zu jeder Lieferung existiert ein Beleg.
Das Problem ist, was mit diesem Beleg passiert:
Dazu kommen die formalen Hürden der VOB/B, die unabhängig von der Beweislage gelten. Mengenabweichungen entfalten ihre Preisanpassungswirkung erst jenseits der Zehn-Prozent-Schwelle, geänderte oder zusätzliche Leistungen setzen eine rechtzeitige Ankündigung voraus, und wer einen Anspruch zu spät anmeldet, diskutiert am Ende nicht mehr über die Höhe, sondern über das Ob.
Das Ergebnis kennt jeder Bauleiter: Der Nachtrag wird eingereicht, es folgen drei Rückfragen, und am Ende einigt man sich auf einen Betrag, der deutlich unter dem tatsächlichen Aufwand liegt. Nicht weil verhandelt wurde, sondern weil nachgelassen wurde, wo der Nachweis dünn war.
Ein weiterer Punkt wird regelmäßig unterschätzt: Wer den Nachtrag erst am Projektende zusammenstellt, arbeitet gegen das eigene Gedächtnis und gegen die Fluktuation. Der Polier, der die Mehrmenge veranlasst hat, ist längst auf einer anderen Baustelle, der Bauleiter hat drei Projekte parallel, und der Lieferant liefert Belege aus dem Vorjahr nur noch zögerlich nach. Jede Woche, die zwischen Vorgang und Dokumentation liegt, kostet Nachweisqualität.
Die Umstellung ist weniger aufwendig, als sie klingt, weil sie keine neuen Belege erzeugt. Sie ordnet nur die Belege zu, die ohnehin entstehen.
Fünf Punkte entscheiden dabei über die Belastbarkeit des späteren Nachtrags:
Ein Nachtrag gewinnt nicht, wer am besten argumentiert. Ihn gewinnt, wer am wenigsten erklären muss.
Der Unterschied zeigt sich im Prüfgespräch. Liegt für jede Mehrmenge ein datierter Lieferschein mit Bezug zum Bauabschnitt vor, verlagert sich die Diskussion von der Menge auf die vertragliche Bewertung, also auf die Ebene, auf die sie gehört. Fehlt dieser Nachweis, wird über jede einzelne Position neu verhandelt, und der Zeitaufwand dafür übersteigt den strittigen Betrag nicht selten.
Denselben Datenbestand brauchen Sie ohnehin für die eigene Kostenkontrolle. Wie sich Materialkosten schon während der Bauzeit steuern lassen, statt erst im Nachhinein aufzufallen, beschreiben wir in Materialkosten während der Bauzeit laufend kontrollieren. Und warum jede Bestellung von Anfang an eine Kostenstelle tragen sollte, haben wir in Warum jede Bestellung eine Kostenstelle braucht ausgeführt.
Praktisch bewährt hat sich außerdem, die Nachtragsdokumentation nicht als eigene Aufgabe zu behandeln, sondern als Nebenprodukt des normalen Ablaufs. Sobald jede Bestellung und jeder Wareneingang ohnehin projektscharf erfasst werden, entsteht die Aufstellung auf Knopfdruck. Wird die Dokumentation dagegen als Zusatzaufgabe deklariert, konkurriert sie mit dem Tagesgeschäft und verliert zuverlässig.
Es lohnt sich, beide Blickrichtungen zusammen zu denken. Die Nachkalkulation schaut nach Projektende rückwärts auf die eigene Marge, der Nachtrag schaut während der Bauzeit nach außen auf den Auftraggeber. Beide greifen auf denselben Bestand zu: Bestellungen mit Projektbezug, quittierte Wareneingänge, geprüfte Rechnungen.
Wer diesen Bestand einmal sauber führt, bekommt beides. Das ist der eigentliche wirtschaftliche Hebel, denn der Aufwand fällt nur einmal an. Wie die rückwärtsgerichtete Auswertung funktioniert, zeigt Nachkalkulation zeigt wo die Marge verschwand.
Umgekehrt gilt auch: Ein Betrieb, der seine Nachkalkulation nicht hinbekommt, wird seine Nachträge ebenfalls nicht belegen können. Die Ursache ist in beiden Fällen dieselbe fehlende Zuordnung zwischen Beleg und Bauabschnitt.
Dieser Effekt verstärkt sich mit der Projektgröße. Bei einem kleinen Auftrag lässt sich eine fehlende Zuordnung noch mit einem Telefonat klären. Bei einem Projekt mit mehreren Bauabschnitten, Dutzenden Lieferanten und einer Laufzeit über Jahresgrenzen hinweg ist die nachträgliche Rekonstruktion praktisch aussichtslos, und genau dort geht es um die Beträge, die wehtun.
Bei uns entsteht die Zuordnung an der Stelle, an der sie am wenigsten Aufwand kostet. Die Bestellung trägt Kostenstelle und Bauabschnitt, der Wareneingang wird mobil auf der Baustelle erfasst, Lieferscheine werden automatisch ausgelesen und mit rund 99,9 Prozent digitaler Lieferdatenquote dem Vorgang zugeordnet, und die Rechnungsprüfung gleicht anschließend gegen Bestellung, Lieferschein und Preisliste ab. Der Bestellprozess läuft dabei etwa 50 Prozent schneller, die Dokumentenverarbeitung rund 75 Prozent.
Für den Nachtrag heißt das schlicht: Die Aufstellung ist ein Auszug, kein Rekonstruktionsprojekt.
Nehmen Sie den letzten strittigen Nachtrag und prüfen Sie, welche Positionen Sie heute mit einem datierten Lieferschein und einer Bestellung mit Bauabschnittsbezug belegen könnten. Die Lücke, die dabei sichtbar wird, ist genau der Betrag, über den Sie beim nächsten Mal nicht mehr diskutieren müssen.
Weitere Beiträge zu Kalkulation und Materialkosten am Bau finden Sie in unserem Magazin.
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