Retouren am Bau enden oft ohne Gutschrift. So behalten Baubetriebe Rücklieferungen, Rücknahmegebühren und offene Gutschriften im Blick.
Eine halbe Palette Kalksandstein geht zurück zum Händler. Der Fahrer nimmt sie bei der nächsten Anlieferung mit, jemand notiert etwas auf einem Zettel, der Polier macht ein Foto. Danach passiert monatelang nichts. Irgendwann fällt beim Projektabschluss auf, dass der Betrieb Material bezahlt hat, das er längst zurückgegeben hat.
Die Gutschrift ist der am schlechtesten kontrollierte Beleg im gesamten Beschaffungsprozess. Für Bestellungen gibt es Freigaben, für Lieferscheine einen Wareneingang, für Rechnungen eine Prüfung. Für die Rücklieferung gibt es meistens nur guten Willen.
Der Grund ist selten Nachlässigkeit. Er liegt in der Struktur des Vorgangs. Eine Rücklieferung entsteht spontan auf der Baustelle, während die dazugehörige Bestellung Wochen alt und längst abgerechnet ist. Es gibt keinen Anlass, keinen Termin und keine Liste, die daran erinnert, dass hier noch Geld offen ist.
Vier Muster tauchen dabei immer wieder auf:
Dazu kommt ein steuerlicher Aspekt, der in der Praxis gern übersehen wird. Ob eine Rückgabe als Rückgängigmachung der ursprünglichen Lieferung oder als eigene Rücklieferung behandelt wird, entscheidet über die umsatzsteuerliche Abwicklung und darüber, wie der Beleg buchhalterisch aussehen muss. Solange die Gutschrift nur als loser Vorgang existiert, kann die Buchhaltung diese Einordnung gar nicht sauber treffen.
Der wirtschaftliche Schaden bleibt lange unsichtbar, weil er sich nicht in einer auffälligen Position zeigt. Er verteilt sich über viele kleine Beträge, die einzeln unter jeder Aufmerksamkeitsschwelle liegen und in Summe eine Projektmarge spürbar drücken.
Hinzu kommt ein Zeitfaktor, der gegen den Betrieb arbeitet. Zwischen der Abholung durch den Fahrer und dem Eingang der Gutschrift liegen im Baustoffhandel häufig mehrere Wochen, weil die Ware erst im Lager geprüft und bewertet wird. In dieser Zeit wird die ursprüngliche Rechnung fällig und bezahlt. Der Betrieb geht also in Vorleistung für Material, das er nicht mehr besitzt, und muss sich das Geld anschließend aktiv zurückholen.
Der Hebel ist einfacher, als er klingt. Eine Rücklieferung braucht denselben Grad an Formalität wie eine Bestellung, weil sie dieselbe Art von Anspruch erzeugt, nur in die andere Richtung.
In der Praxis heißt das:
Eine Gutschrift ist kein Gefallen des Lieferanten. Sie ist eine Forderung, und Forderungen überwacht man.
Der Schritt, der am meisten bringt, ist dabei der erste. Sobald die Rücklieferung dieselbe Bestellnummer und dieselbe Kostenstelle trägt wie die ursprüngliche Lieferung, findet sich die zugehörige Gutschrift von selbst wieder. Alles Weitere ist dann Routine.
Dasselbe Prinzip greift bereits eine Stufe früher, wenn beim Wareneingang Abweichungen auffallen. Wie sich Falschlieferungen erkennen lassen, bevor sie zum Abrechnungsproblem werden, haben wir in Falschlieferungen am Bau früh erkennen beschrieben. Und wer Lieferscheine ohnehin systematisch gegen Bestellung und Rechnung abgleicht, wie es der 4-Wege-Abgleich vorsieht, hat den Rückweg mit sehr geringem Zusatzaufwand mit abgedeckt.
Wichtig ist außerdem, wer die Rückgabe auslöst. In vielen Betrieben entscheidet das der Polier allein, oft unter Zeitdruck und ohne Kenntnis der Konditionen. Bei einer Rücknahmegebühr von 20 Prozent und zusätzlichen Frachtkosten kann es wirtschaftlich sinnvoller sein, Restmaterial auf die nächste Baustelle umzulagern, statt es zurückzugeben. Diese Entscheidung lässt sich nur treffen, wenn die Bedingungen vor Ort bekannt sind, und genau deshalb gehören sie in dieselbe Datenquelle wie die Preise.
Paletten, Gitterboxen, Silos und Mörtelkübel folgen derselben Logik, werden aber noch seltener kontrolliert. Auch hier entsteht ein Pfand- oder Rücknahmeanspruch, der ohne Beleg und ohne Zuordnung schlicht verfällt.
Der Unterschied: Beim Leergut läuft der Anspruch häufig über ein eigenes Konto beim Händler, das nur dann stimmt, wenn beide Seiten dieselben Bewegungen erfasst haben. Praktisch bedeutet das, Rückgaben von Ladungsträgern genauso zu quittieren wie den Wareneingang. Wie sich ein Palettenkonto ohne Verluste führen lässt, zeigen wir in Palettenkonten am Bau ohne Verluste führen.
Wer beide Themen zusammen angeht, Material und Ladungsträger, deckt damit den größten Teil der Rückflüsse ab, die heute unbemerkt versanden.
Bei uns hängen Bestellung, Lieferschein, Rücklieferung, Rechnung und Gutschrift am selben Vorgang. Der Wareneingang wird mobil auf der Baustelle quittiert, die Lieferdaten liegen zu 99,9 Prozent digital vor, und die Rechnungsprüfung gleicht automatisch gegen Bestellung, Lieferschein und Preisliste ab. Eine Gutschrift, die nicht kommt, bleibt dadurch sichtbar, statt in einem Ordner zu verschwinden. Die Dokumentenverarbeitung läuft dabei rund 75 Prozent schneller als im papiergestützten Ablauf.
Wichtiger als jede Prozentzahl ist aber die Veränderung in der Zuständigkeit. Solange die Gutschrift niemandem gehört, kümmert sich niemand darum. Sobald sie als offener Posten geführt wird, hat sie automatisch einen Bearbeiter und ein Fälligkeitsdatum.
Ein praktischer Nebeneffekt: Wer Rückgaben konsequent erfasst, sieht nach wenigen Monaten, wo systematisch zu viel bestellt wird. Häufige Rückläufer bei derselben Warengruppe sind selten Zufall, sondern ein Hinweis auf zu grobe Mengenermittlung oder auf Sicherheitszuschläge, die niemand mehr hinterfragt. Die Rückgabestatistik ist damit auch ein Werkzeug für die Bedarfsplanung und nicht nur für die Buchhaltung.
Ziehen Sie aus dem letzten abgeschlossenen Projekt alle Rücklieferungen heraus und prüfen Sie, zu wie vielen davon eine verrechnete Gutschrift vorliegt. Die Quote ist die ehrlichste Kennzahl dazu, wie gut Ihr Rückweg heute funktioniert.
Weitere Beiträge zur Rechnungsprüfung am Bau finden Sie in unserem Magazin.
Eine halbe Palette Kalksandstein geht zurück zum Händler. Der Fahrer nimmt sie bei der nächsten Anlieferung mit, jemand notiert etwas auf einem Zettel, der Polier macht ein Foto. Danach passiert monatelang nichts. Irgendwann fällt beim Projektabschluss auf, dass der Betrieb Material bezahlt hat, das er längst zurückgegeben hat.
Die Gutschrift ist der am schlechtesten kontrollierte Beleg im gesamten Beschaffungsprozess. Für Bestellungen gibt es Freigaben, für Lieferscheine einen Wareneingang, für Rechnungen eine Prüfung. Für die Rücklieferung gibt es meistens nur guten Willen.
Der Grund ist selten Nachlässigkeit. Er liegt in der Struktur des Vorgangs. Eine Rücklieferung entsteht spontan auf der Baustelle, während die dazugehörige Bestellung Wochen alt und längst abgerechnet ist. Es gibt keinen Anlass, keinen Termin und keine Liste, die daran erinnert, dass hier noch Geld offen ist.
Vier Muster tauchen dabei immer wieder auf:
Dazu kommt ein steuerlicher Aspekt, der in der Praxis gern übersehen wird. Ob eine Rückgabe als Rückgängigmachung der ursprünglichen Lieferung oder als eigene Rücklieferung behandelt wird, entscheidet über die umsatzsteuerliche Abwicklung und darüber, wie der Beleg buchhalterisch aussehen muss. Solange die Gutschrift nur als loser Vorgang existiert, kann die Buchhaltung diese Einordnung gar nicht sauber treffen.
Der wirtschaftliche Schaden bleibt lange unsichtbar, weil er sich nicht in einer auffälligen Position zeigt. Er verteilt sich über viele kleine Beträge, die einzeln unter jeder Aufmerksamkeitsschwelle liegen und in Summe eine Projektmarge spürbar drücken.
Hinzu kommt ein Zeitfaktor, der gegen den Betrieb arbeitet. Zwischen der Abholung durch den Fahrer und dem Eingang der Gutschrift liegen im Baustoffhandel häufig mehrere Wochen, weil die Ware erst im Lager geprüft und bewertet wird. In dieser Zeit wird die ursprüngliche Rechnung fällig und bezahlt. Der Betrieb geht also in Vorleistung für Material, das er nicht mehr besitzt, und muss sich das Geld anschließend aktiv zurückholen.
Der Hebel ist einfacher, als er klingt. Eine Rücklieferung braucht denselben Grad an Formalität wie eine Bestellung, weil sie dieselbe Art von Anspruch erzeugt, nur in die andere Richtung.
In der Praxis heißt das:
Eine Gutschrift ist kein Gefallen des Lieferanten. Sie ist eine Forderung, und Forderungen überwacht man.
Der Schritt, der am meisten bringt, ist dabei der erste. Sobald die Rücklieferung dieselbe Bestellnummer und dieselbe Kostenstelle trägt wie die ursprüngliche Lieferung, findet sich die zugehörige Gutschrift von selbst wieder. Alles Weitere ist dann Routine.
Dasselbe Prinzip greift bereits eine Stufe früher, wenn beim Wareneingang Abweichungen auffallen. Wie sich Falschlieferungen erkennen lassen, bevor sie zum Abrechnungsproblem werden, haben wir in Falschlieferungen am Bau früh erkennen beschrieben. Und wer Lieferscheine ohnehin systematisch gegen Bestellung und Rechnung abgleicht, wie es der 4-Wege-Abgleich vorsieht, hat den Rückweg mit sehr geringem Zusatzaufwand mit abgedeckt.
Wichtig ist außerdem, wer die Rückgabe auslöst. In vielen Betrieben entscheidet das der Polier allein, oft unter Zeitdruck und ohne Kenntnis der Konditionen. Bei einer Rücknahmegebühr von 20 Prozent und zusätzlichen Frachtkosten kann es wirtschaftlich sinnvoller sein, Restmaterial auf die nächste Baustelle umzulagern, statt es zurückzugeben. Diese Entscheidung lässt sich nur treffen, wenn die Bedingungen vor Ort bekannt sind, und genau deshalb gehören sie in dieselbe Datenquelle wie die Preise.
Paletten, Gitterboxen, Silos und Mörtelkübel folgen derselben Logik, werden aber noch seltener kontrolliert. Auch hier entsteht ein Pfand- oder Rücknahmeanspruch, der ohne Beleg und ohne Zuordnung schlicht verfällt.
Der Unterschied: Beim Leergut läuft der Anspruch häufig über ein eigenes Konto beim Händler, das nur dann stimmt, wenn beide Seiten dieselben Bewegungen erfasst haben. Praktisch bedeutet das, Rückgaben von Ladungsträgern genauso zu quittieren wie den Wareneingang. Wie sich ein Palettenkonto ohne Verluste führen lässt, zeigen wir in Palettenkonten am Bau ohne Verluste führen.
Wer beide Themen zusammen angeht, Material und Ladungsträger, deckt damit den größten Teil der Rückflüsse ab, die heute unbemerkt versanden.
Bei uns hängen Bestellung, Lieferschein, Rücklieferung, Rechnung und Gutschrift am selben Vorgang. Der Wareneingang wird mobil auf der Baustelle quittiert, die Lieferdaten liegen zu 99,9 Prozent digital vor, und die Rechnungsprüfung gleicht automatisch gegen Bestellung, Lieferschein und Preisliste ab. Eine Gutschrift, die nicht kommt, bleibt dadurch sichtbar, statt in einem Ordner zu verschwinden. Die Dokumentenverarbeitung läuft dabei rund 75 Prozent schneller als im papiergestützten Ablauf.
Wichtiger als jede Prozentzahl ist aber die Veränderung in der Zuständigkeit. Solange die Gutschrift niemandem gehört, kümmert sich niemand darum. Sobald sie als offener Posten geführt wird, hat sie automatisch einen Bearbeiter und ein Fälligkeitsdatum.
Ein praktischer Nebeneffekt: Wer Rückgaben konsequent erfasst, sieht nach wenigen Monaten, wo systematisch zu viel bestellt wird. Häufige Rückläufer bei derselben Warengruppe sind selten Zufall, sondern ein Hinweis auf zu grobe Mengenermittlung oder auf Sicherheitszuschläge, die niemand mehr hinterfragt. Die Rückgabestatistik ist damit auch ein Werkzeug für die Bedarfsplanung und nicht nur für die Buchhaltung.
Ziehen Sie aus dem letzten abgeschlossenen Projekt alle Rücklieferungen heraus und prüfen Sie, zu wie vielen davon eine verrechnete Gutschrift vorliegt. Die Quote ist die ehrlichste Kennzahl dazu, wie gut Ihr Rückweg heute funktioniert.
Weitere Beiträge zur Rechnungsprüfung am Bau finden Sie in unserem Magazin.
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