Frachtpauschalen, Mindermengenzuschläge, Wartezeiten und Fehlanfahrten summieren sich. So prüfen Baubetriebe die Nebenkosten ihrer Baustofflieferungen.
Der Zementpreis stimmt, die Rechnung nicht. Zwischen der Bestellung und dem Betrag auf der Eingangsrechnung liegen Positionen, die in keiner Kalkulation auftauchen: eine Frachtpauschale, weil der Lkw nicht voll ausgeladen wurde, ein Mindermengenzuschlag auf die Restlieferung, eine Wartezeitpauschale, weil der Kranführer 35 Minuten nicht verfügbar war. Am Ende weicht die Rechnung um mehrere hundert Euro vom kalkulierten Materialpreis ab, und im Einkauf beginnt die Suche nach dem Fehler an der falschen Stelle.
Denn der Fehler liegt nicht im Artikelpreis. Er liegt in den Nebenkosten der Lieferung, und die stehen sauber dokumentiert in den Verkaufs- und Lieferbedingungen, die beim Vertragsabschluss niemand gelesen hat.
Wer die Preislisten und Lieferbedingungen im Baustoffhandel nebeneinanderlegt, findet erstaunlich ähnliche Klauselwerke. Sie sind weder versteckt noch unseriös. Sie sind nur so formuliert, dass die Kosten erst entstehen, wenn ein Ablauf nicht wie geplant funktioniert, und genau das ist auf der Baustelle die Regel und nicht die Ausnahme.
Die typischen Positionen wiederholen sich quer über Lieferanten und Warengruppen:
Diese Positionen sind einzeln klein. In Summe verschieben sie die Materialmarge deutlicher als die zwei Prozent Nachlass, um die im Jahresgespräch gerungen wurde. Ein Betrieb, der zehn Teillieferungen statt zwei Komplettlieferungen abruft, zahlt den Unterschied nicht im Artikelpreis, sondern in Frachtpauschalen.
Der zweite Grund, warum diese Kosten durchrutschen, ist organisatorisch. Bestellt wird auf der Baustelle, geprüft wird in der Verwaltung. Wer die Rechnung prüft, weiß nicht, ob der Lkw wirklich 35 Minuten stand, und wer es wüsste, hat es nicht dokumentiert.
Die gute Nachricht: Nebenkosten sind verhandelbar, und zwar besser als der Artikelpreis. Ein Lieferant, der beim Quadratmeterpreis hart bleibt, streicht die Wartezeitpauschale oder hebt die Mindermengengrenze oft ohne langes Ringen an, weil ihn diese Positionen weniger kosten.
Der Ablauf, der sich in der Praxis bewährt hat, besteht aus fünf Schritten:
Die härteste Verhandlung im Materialeinkauf ist nicht die um den Preis. Es ist die um die Bedingungen, unter denen der Preis überhaupt noch gilt.
Erst wenn diese Grundlage steht, wird die Rechnungsprüfung aussagekräftig. Eine Frachtpauschale auf der Rechnung ist kein Fehler, solange sie vereinbart war und der Auslieferungsfall zutrifft. Sie wird erst dann zum Fehler, wenn der Lkw voll war, die Mindestmenge erreicht wurde oder die Wartezeit auf das Konto des Lieferanten ging. Genau diese Unterscheidung lässt sich nur treffen, wenn drei Informationen zusammenkommen: die vereinbarte Kondition, die bestellte Menge und der tatsächliche Wareneingang.
Wer seine Preisstände ohnehin nicht aktuell hält, kann diese Prüfung gar nicht leisten. Wie teuer das wird, haben wir in Veraltete Preislisten kosten Bauunternehmen bares Geld durchgerechnet. Und wer Angebote vergleicht, sollte die Nebenkosten von Anfang an mitführen, sonst gewinnt im Preisspiegel für Materialangebote regelmäßig das Angebot mit dem niedrigsten Artikelpreis und den teuersten Lieferbedingungen.
Nebenkosten hängen nicht nur an den Klauseln, sondern auch an der Anzahl der Lieferanten. Je mehr Quellen ein Betrieb bedient, desto kleiner werden die einzelnen Abrufe, desto häufiger greifen Mindermengenzuschläge und desto mehr Anfahrten entstehen pro Baustelle.
Das ist der unauffällige Preis einer zersplitterten Beschaffung: Er taucht nirgends als Position auf, sondern verteilt sich über Dutzende kleiner Zuschläge. Welche Lieferantenzahl für welchen Betriebstyp sinnvoll ist, haben wir in Wie viele Baustofflieferanten braucht ein Baubetrieb beschrieben.
Umgekehrt gilt: Wer Bedarfe bündelt, verbessert nicht nur die Konditionen, sondern senkt auch die Zahl der Vorgänge, die überhaupt schiefgehen können. Weniger Anfahrten bedeuten weniger Fehlanfahrten, weniger Teillieferungen bedeuten weniger Frachtpauschalen.
Bei uns landen diese Informationen an einer Stelle: hinterlegte Lieferantenkonditionen in der Bestellung, digital erfasste Lieferscheine mit Zeitstempel beim Wareneingang und der automatische Abgleich der Eingangsrechnung gegen beides. Bestellungen laufen dadurch rund 50 Prozent schneller, die Dokumentenverarbeitung etwa 75 Prozent schneller, und die Lieferdaten liegen zu 99,9 Prozent digital vor. Eine Frachtpauschale, die nicht vereinbart war, fällt dann beim Abgleich auf, nicht im Jahresabschluss.
Der eigentliche Gewinn ist aber nicht die Software, sondern die Frage, die sie beantwortbar macht. Sie lautet nicht mehr "Warum ist die Rechnung höher als gedacht", sondern "Welche unserer Lieferbedingungen kosten uns im Jahr am meisten Geld". Das ist eine Frage, mit der man in ein Jahresgespräch gehen kann.
Nehmen Sie sich die drei Lieferanten mit dem höchsten Volumen und ziehen Sie aus den letzten sechs Monaten alle Rechnungspositionen heraus, die kein Material sind. Die Summe ist erfahrungsgemäß größer als erwartet, und sie ist der beste Einstieg in das nächste Konditionsgespräch.
Weitere Beiträge zu Beschaffung, Lieferscheinen und Rechnungsprüfung am Bau finden Sie in unserem Magazin.
Der Zementpreis stimmt, die Rechnung nicht. Zwischen der Bestellung und dem Betrag auf der Eingangsrechnung liegen Positionen, die in keiner Kalkulation auftauchen: eine Frachtpauschale, weil der Lkw nicht voll ausgeladen wurde, ein Mindermengenzuschlag auf die Restlieferung, eine Wartezeitpauschale, weil der Kranführer 35 Minuten nicht verfügbar war. Am Ende weicht die Rechnung um mehrere hundert Euro vom kalkulierten Materialpreis ab, und im Einkauf beginnt die Suche nach dem Fehler an der falschen Stelle.
Denn der Fehler liegt nicht im Artikelpreis. Er liegt in den Nebenkosten der Lieferung, und die stehen sauber dokumentiert in den Verkaufs- und Lieferbedingungen, die beim Vertragsabschluss niemand gelesen hat.
Wer die Preislisten und Lieferbedingungen im Baustoffhandel nebeneinanderlegt, findet erstaunlich ähnliche Klauselwerke. Sie sind weder versteckt noch unseriös. Sie sind nur so formuliert, dass die Kosten erst entstehen, wenn ein Ablauf nicht wie geplant funktioniert, und genau das ist auf der Baustelle die Regel und nicht die Ausnahme.
Die typischen Positionen wiederholen sich quer über Lieferanten und Warengruppen:
Diese Positionen sind einzeln klein. In Summe verschieben sie die Materialmarge deutlicher als die zwei Prozent Nachlass, um die im Jahresgespräch gerungen wurde. Ein Betrieb, der zehn Teillieferungen statt zwei Komplettlieferungen abruft, zahlt den Unterschied nicht im Artikelpreis, sondern in Frachtpauschalen.
Der zweite Grund, warum diese Kosten durchrutschen, ist organisatorisch. Bestellt wird auf der Baustelle, geprüft wird in der Verwaltung. Wer die Rechnung prüft, weiß nicht, ob der Lkw wirklich 35 Minuten stand, und wer es wüsste, hat es nicht dokumentiert.
Die gute Nachricht: Nebenkosten sind verhandelbar, und zwar besser als der Artikelpreis. Ein Lieferant, der beim Quadratmeterpreis hart bleibt, streicht die Wartezeitpauschale oder hebt die Mindermengengrenze oft ohne langes Ringen an, weil ihn diese Positionen weniger kosten.
Der Ablauf, der sich in der Praxis bewährt hat, besteht aus fünf Schritten:
Die härteste Verhandlung im Materialeinkauf ist nicht die um den Preis. Es ist die um die Bedingungen, unter denen der Preis überhaupt noch gilt.
Erst wenn diese Grundlage steht, wird die Rechnungsprüfung aussagekräftig. Eine Frachtpauschale auf der Rechnung ist kein Fehler, solange sie vereinbart war und der Auslieferungsfall zutrifft. Sie wird erst dann zum Fehler, wenn der Lkw voll war, die Mindestmenge erreicht wurde oder die Wartezeit auf das Konto des Lieferanten ging. Genau diese Unterscheidung lässt sich nur treffen, wenn drei Informationen zusammenkommen: die vereinbarte Kondition, die bestellte Menge und der tatsächliche Wareneingang.
Wer seine Preisstände ohnehin nicht aktuell hält, kann diese Prüfung gar nicht leisten. Wie teuer das wird, haben wir in Veraltete Preislisten kosten Bauunternehmen bares Geld durchgerechnet. Und wer Angebote vergleicht, sollte die Nebenkosten von Anfang an mitführen, sonst gewinnt im Preisspiegel für Materialangebote regelmäßig das Angebot mit dem niedrigsten Artikelpreis und den teuersten Lieferbedingungen.
Nebenkosten hängen nicht nur an den Klauseln, sondern auch an der Anzahl der Lieferanten. Je mehr Quellen ein Betrieb bedient, desto kleiner werden die einzelnen Abrufe, desto häufiger greifen Mindermengenzuschläge und desto mehr Anfahrten entstehen pro Baustelle.
Das ist der unauffällige Preis einer zersplitterten Beschaffung: Er taucht nirgends als Position auf, sondern verteilt sich über Dutzende kleiner Zuschläge. Welche Lieferantenzahl für welchen Betriebstyp sinnvoll ist, haben wir in Wie viele Baustofflieferanten braucht ein Baubetrieb beschrieben.
Umgekehrt gilt: Wer Bedarfe bündelt, verbessert nicht nur die Konditionen, sondern senkt auch die Zahl der Vorgänge, die überhaupt schiefgehen können. Weniger Anfahrten bedeuten weniger Fehlanfahrten, weniger Teillieferungen bedeuten weniger Frachtpauschalen.
Bei uns landen diese Informationen an einer Stelle: hinterlegte Lieferantenkonditionen in der Bestellung, digital erfasste Lieferscheine mit Zeitstempel beim Wareneingang und der automatische Abgleich der Eingangsrechnung gegen beides. Bestellungen laufen dadurch rund 50 Prozent schneller, die Dokumentenverarbeitung etwa 75 Prozent schneller, und die Lieferdaten liegen zu 99,9 Prozent digital vor. Eine Frachtpauschale, die nicht vereinbart war, fällt dann beim Abgleich auf, nicht im Jahresabschluss.
Der eigentliche Gewinn ist aber nicht die Software, sondern die Frage, die sie beantwortbar macht. Sie lautet nicht mehr "Warum ist die Rechnung höher als gedacht", sondern "Welche unserer Lieferbedingungen kosten uns im Jahr am meisten Geld". Das ist eine Frage, mit der man in ein Jahresgespräch gehen kann.
Nehmen Sie sich die drei Lieferanten mit dem höchsten Volumen und ziehen Sie aus den letzten sechs Monaten alle Rechnungspositionen heraus, die kein Material sind. Die Summe ist erfahrungsgemäß größer als erwartet, und sie ist der beste Einstieg in das nächste Konditionsgespräch.
Weitere Beiträge zu Beschaffung, Lieferscheinen und Rechnungsprüfung am Bau finden Sie in unserem Magazin.
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