Der Bau-Mittelstand verliert laut KfW-Mittelstandspanel 8,1 % der Arbeitszeit an Bürokratie, mehr als der Durchschnitt. Wo die Zeit verloren geht und was sich im Einkauf konkret ändern lässt.
Das KfW-Mittelstandspanel 2024 hat 9.556 mittelständische Unternehmen befragt, wie viel ihrer Arbeitszeit für bürokratische Pflichten draufgeht. Für den Bau-Mittelstand kam ein Wert von 8,1 Prozent heraus, gegenüber 6,9 Prozent im gesamten Mittelstand. Das Rechnungswesen selbst nennen 41 Prozent der Mittelständler als Bereich mit besonders hohem Aufwand, nach Steuern mit 70 Prozent und Aufbewahrung beziehungsweise Dokumentation mit 52 Prozent. (Quelle: KfW Research, Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025)
Auf der Baustelle kommen mehr Nachweispflichten zusammen als in den meisten anderen Branchen: Lieferscheine, Wareneingangsprüfungen, Aufmaße, Nachunternehmerabrechnungen, dazu GoBD-konforme Aufbewahrung über Jahre. Wenn diese Belege auf Papier durch mehrere Hände laufen, Poliere sie sammeln, das Büro sie abtippt und die Buchhaltung sie am Monatsende sucht, addiert sich die Zeit schnell auf mehrere Stunden pro Woche und Mitarbeiter.
Ein großer Teil davon steckt nicht in der eigentlichen Buchhaltung, sondern im Beschaffungsprozess davor: Bestellungen, die telefonisch oder per Messenger laufen und später rekonstruiert werden müssen. Lieferscheine, die erst Tage nach der Anlieferung erfasst werden. Rechnungen, die manuell gegen Bestellungen und Preislisten geprüft werden, Position für Position. Jeder dieser Schritte ist für sich genommen klein, in Summe ergibt er den Unterschied zwischen 6,9 und 8,1 Prozent.
Wir bei CATHAGO digitalisieren genau diese Kette: Bestellungen laufen zentral über die App, Lieferscheine werden mit KI-gestützter Erkennung direkt auf der Baustelle erfasst, und die Rechnungsprüfung gleicht automatisch gegen Bestellung und Preisliste ab. Kunden verarbeiten ihre Belege damit bis zu 75 Prozent schneller, bei 99,9 Prozent digital erfassten Lieferdaten und einer Bestellquote von 100 Prozent im ERP-System. Aus Bürokratie wird damit ein Nebenprodukt des eigentlichen Arbeitsschritts, nicht ein separater Aufwand danach.
Wenn Sie abschätzen wollen, wie viele Stunden Ihr Team pro Woche mit Beleg-Nacharbeit verbringt, sprechen Sie mit uns. Wir zeigen in einer Demo, wie sich Bestellwesen, digitale Lieferscheine und Rechnungsprüfung bei CATHAGO zu einem durchgängigen Prozess verbinden.
Das KfW-Mittelstandspanel 2024 hat 9.556 mittelständische Unternehmen befragt, wie viel ihrer Arbeitszeit für bürokratische Pflichten draufgeht. Für den Bau-Mittelstand kam ein Wert von 8,1 Prozent heraus, gegenüber 6,9 Prozent im gesamten Mittelstand. Das Rechnungswesen selbst nennen 41 Prozent der Mittelständler als Bereich mit besonders hohem Aufwand, nach Steuern mit 70 Prozent und Aufbewahrung beziehungsweise Dokumentation mit 52 Prozent. (Quelle: KfW Research, Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, 25.04.2025)
Auf der Baustelle kommen mehr Nachweispflichten zusammen als in den meisten anderen Branchen: Lieferscheine, Wareneingangsprüfungen, Aufmaße, Nachunternehmerabrechnungen, dazu GoBD-konforme Aufbewahrung über Jahre. Wenn diese Belege auf Papier durch mehrere Hände laufen, Poliere sie sammeln, das Büro sie abtippt und die Buchhaltung sie am Monatsende sucht, addiert sich die Zeit schnell auf mehrere Stunden pro Woche und Mitarbeiter.
Ein großer Teil davon steckt nicht in der eigentlichen Buchhaltung, sondern im Beschaffungsprozess davor: Bestellungen, die telefonisch oder per Messenger laufen und später rekonstruiert werden müssen. Lieferscheine, die erst Tage nach der Anlieferung erfasst werden. Rechnungen, die manuell gegen Bestellungen und Preislisten geprüft werden, Position für Position. Jeder dieser Schritte ist für sich genommen klein, in Summe ergibt er den Unterschied zwischen 6,9 und 8,1 Prozent.
Wir bei CATHAGO digitalisieren genau diese Kette: Bestellungen laufen zentral über die App, Lieferscheine werden mit KI-gestützter Erkennung direkt auf der Baustelle erfasst, und die Rechnungsprüfung gleicht automatisch gegen Bestellung und Preisliste ab. Kunden verarbeiten ihre Belege damit bis zu 75 Prozent schneller, bei 99,9 Prozent digital erfassten Lieferdaten und einer Bestellquote von 100 Prozent im ERP-System. Aus Bürokratie wird damit ein Nebenprodukt des eigentlichen Arbeitsschritts, nicht ein separater Aufwand danach.
Wenn Sie abschätzen wollen, wie viele Stunden Ihr Team pro Woche mit Beleg-Nacharbeit verbringt, sprechen Sie mit uns. Wir zeigen in einer Demo, wie sich Bestellwesen, digitale Lieferscheine und Rechnungsprüfung bei CATHAGO zu einem durchgängigen Prozess verbinden.
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