Gefälschte Bankdaten auf Lieferantenrechnungen sicher erkennen

Die Rechnung kommt vom bekannten Baustoffhändler, aus dem gewohnten Postfach, mit den richtigen Positionen und dem richtigen Betrag. Nur die IBAN ist neu. Genau so sieht die Masche aus, vor der Industrie- und Handelskammern seit Monaten warnen: Die Täter fangen echte Rechnungsmails ab und tauschen nur die Bankverbindung im PDF aus.

Für Bauunternehmen ist das ein reales Risiko. Viele Lieferanten, viele Rechnungen pro Monat und hohe Einzelbeträge für Material, Nachunternehmer und Geräte machen den Zahlungslauf zu einem lohnenden Ziel. Und weil die Rechnung echt aussieht, fällt der Betrug oft erst auf, wenn der Lieferant mahnt.

Wie die Masche funktioniert

Der Ablauf ist meist ähnlich. Er beginnt nicht bei Ihnen, sondern beim Lieferanten oder irgendwo auf dem Weg dazwischen.

Gehackte Postfächer

Die Täter verschaffen sich Zugang zu einem Mailpostfach, oft beim Rechnungssteller. Sie lesen mit, warten auf Rechnungsmails und verändern den Inhalt, bevor die Nachricht beim Empfänger ankommt. Die IHK Bodensee-Oberschwaben beschreibt, dass Absenderadresse und Mail dabei unverändert bleiben. Nur das angehängte PDF ist manipuliert.

Manipulierte PDFs

Im PDF wird ausschließlich die Bankverbindung geändert. Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Layout stimmen mit dem Original überein. Wer nur prüft, ob die Leistung erbracht wurde und der Preis passt, bemerkt die Änderung nicht. Die IHK Osnabrück warnt ausdrücklich vor dieser Form des Betrugs durch Austausch der Bankverbindung.

Zeitdruck und Begleitschreiben

Oft wird die neue Bankverbindung mit einem kurzen Hinweis begleitet: Kontowechsel, Umstellung der Hausbank, bitte nur noch auf das neue Konto zahlen. Manchmal kommt ein Anruf dazu, der Dringlichkeit erzeugt. Ein Warnzeichen kann auch eine ausländische IBAN bei einem inländischen Lieferanten sein.

Die gefährlichste Rechnung ist nicht die gefälschte eines Unbekannten, sondern die echte eines bekannten Lieferanten mit falschem Konto.

Warum Bauunternehmen besonders betroffen sind

Im Bau kommen mehrere Faktoren zusammen. Die Zahl der Lieferanten ist hoch, und neben dem Stammhändler gibt es viele Gelegenheitslieferanten und Nachunternehmer. Rechnungen kommen über verschiedene Kanäle an, per Mail an die Zentrale, an Bauleiter oder an einzelne Niederlassungen. Die Einzelbeträge sind hoch genug, dass sich der Aufwand für die Täter lohnt. Und in Phasen mit vielen Rechnungen, etwa zum Monats- oder Jahresende, bleibt für die Prüfung jeder Rechnung wenig Zeit.

Hinzu kommt, dass Rechnungsprüfung im Bau traditionell auf die Leistung schaut: Ist das Material angekommen, stimmt die Menge laut Lieferschein, passt der Preis zum Angebot? Die Bankverbindung wird dabei selten als Prüfpunkt gesehen. Sie wird aus dem PDF abgetippt oder im Zahlungsprogramm übernommen, ohne dass jemand sie mit dem Stammsatz vergleicht. Genau diese Lücke nutzen die Täter.

Fünf Prüfschritte, die vor der Zahlung schützen

Kein einzelner Schritt verhindert jeden Betrugsversuch. Zusammen machen sie es den Tätern aber schwer.

1. Bankdatenänderung nur über bekannten Kontakt bestätigen

Wenn ein Lieferant eine neue Bankverbindung mitteilt, rufen Sie zurück. Und zwar unter der Nummer, die bereits in Ihrem Lieferantenstamm steht, nicht unter der Nummer aus der Mail oder der Rechnung. Fragen Sie nach, ob die Änderung echt ist.

2. Änderungen im Lieferantenstamm von einer zweiten Person freigeben lassen

Eine Änderung der Bankverbindung im Stammsatz sollte nie von derselben Person erfasst und freigegeben werden. Dokumentieren Sie, wer die Änderung angestoßen, wer sie bestätigt und wer sie freigegeben hat. Warum ein zentraler und gepflegter Lieferantenstamm dafür die Grundlage ist, lesen Sie unter Warum ein zentraler Lieferantenstamm 2026 zum Wettbewerbsvorteil wird.

3. IBAN auf der Rechnung gegen die Stammdaten abgleichen

Bei jeder eingehenden Rechnung wird die angegebene Bankverbindung mit der hinterlegten verglichen. Weicht sie ab, wird die Rechnung angehalten, bis die Änderung über Schritt 1 und 2 bestätigt ist. Gezahlt wird grundsätzlich auf das Konto aus dem Stammsatz.

4. Zahlungslauf im Vier-Augen-Prinzip

Der Zahlungslauf wird von einer Person vorbereitet und von einer zweiten freigegeben. Die freigebende Person achtet besonders auf Zahlungen an Lieferanten, deren Bankdaten kürzlich geändert wurden, und auf ungewöhnlich hohe Beträge.

5. Notfallablauf bei Fehlüberweisung festlegen

Wenn doch an ein falsches Konto gezahlt wurde, zählt jede Stunde. Legen Sie vorab fest:

• Wer die Hausbank sofort kontaktiert, um einen Rückruf der Überweisung zu versuchen
• Wer Anzeige bei der Polizei erstattet
• Wer den betroffenen Lieferanten informiert, damit er sein Postfach prüft
• Wo Mail, Rechnung und Zahlungsbeleg gesichert werden

Was Sie als Rechnungssteller tun können

Bauunternehmen sind nicht nur Empfänger, sondern auch Absender von Rechnungen, etwa an Bauherren oder Generalunternehmer. Auch hier lohnt sich Vorsorge, denn wird Ihr Postfach missbraucht, zahlen Ihre Kunden an Betrüger und Ihnen fehlt das Geld.

Die IHKs empfehlen, Rechnungen über eine eigene, benannte Adresse zu versenden statt über die allgemeine Info-Adresse von der Website. Wer erfährt, dass in seinem Namen manipulierte Rechnungen unterwegs sind, sollte davon ausgehen, dass das eigene Postfach kompromittiert ist. Dann gilt: Passwort sofort ändern und Weiterleitungsregeln im Mailprogramm prüfen, denn Täter richten oft eine Regel ein, die alle eingehenden Nachrichten an sie kopiert.

Weisen Sie Ihre Kunden außerdem auf Ihren Rechnungen oder in der Auftragsbestätigung darauf hin, dass Sie Bankverbindungen nie per Mail ändern. Das gibt der Buchhaltung beim Kunden einen klaren Anlass, bei einer abweichenden IBAN nachzufragen. Eine zweite Absicherung ist die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Postfächer, über die Rechnungen verschickt werden.

Der Zusammenhang mit der Rechnungsprüfung

Viele Betriebe prüfen Rechnungen auf inhaltliche Richtigkeit: Stimmen Menge und Preis, wurde die Leistung erbracht, ist die Rechnung doppelt? Diese Prüfung bleibt wichtig, wie der Beitrag Doppelt gezahlt: Wie Rechnungsprüfung versteckte Fehler aufdeckt zeigt. Die Bankverbindung gehört aber in dieselbe Prüfung. Wer den Rechnungsworkflow strukturiert aufsetzt, kann den IBAN-Abgleich als festen Prüfschritt einbauen. Wie ein solcher Ablauf vom Eingang bis DATEV aussieht, beschreibt der Artikel Buchhaltung im Bau: Der Rechnungsworkflow vom Eingang bis DATEV.

Wir bei CATHAGO sehen: Wenn Rechnungsdaten automatisch gegen den Lieferantenstamm geprüft werden, fällt eine abweichende IBAN vor der Freigabe auf und nicht erst bei der Mahnung.

Ihr nächster Schritt

Prüfen Sie diese Woche, wie in Ihrem Unternehmen eine Bankdatenänderung eines Lieferanten abläuft und wer sie freigibt. Wenn die Antwort lautet, dass eine Person die neue IBAN aus der Rechnung übernimmt, ist das die Stelle, an der Sie anfangen sollten. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie sehen möchten, wie eine automatische Rechnungsprüfung diesen Abgleich unterstützt.

Quellen: IHK Osnabrück, Warnung vor Betrug durch Austausch der Bankverbindung, IHK Bodensee-Oberschwaben, Warnung vor manipulierten Rechnungen