Warum Mietgeräte länger abgerechnet werden als genutzt

Der Minibagger war am Freitag fertig, abgeholt wurde er zwölf Tage später. Auf der Rechnung stehen zwölf zusätzliche Miettage. Ob das berechtigt ist, hängt an zwei Dingen: was in den Mietbedingungen steht und ob Sie belegen können, wann Sie das Gerät freigemeldet haben. Wer weder eine schriftliche Freimeldung noch einen Abholschein vorlegen kann, hat keine Grundlage für eine Reklamation.

Bagger, Rüttelplatten, Container, Gerüste, Bautrockner, Stromaggregate: Kaum eine Baustelle kommt ohne Mietgeräte aus. Die Mietkosten selbst sind meist gut kalkuliert. Teuer wird es bei den Tagen, die niemand geplant hat, weil das Gerät zwar nicht mehr gebraucht, aber noch nicht zurückgegeben wurde.

Diese Tage fallen in der Nachkalkulation selten auf. Sie verteilen sich auf viele Rechnungen und viele Geräte, und jede einzelne Abweichung wirkt zu klein für eine Reklamation. In der Summe über alle Baustellen eines Jahres ergibt sich trotzdem ein Betrag, den kein Bauunternehmen freiwillig verschenken würde.

Warum die Mietzeit länger läuft als die Nutzung

Die Mietzeit endet nicht, wenn die Arbeit erledigt ist. Wann sie endet, regeln die Allgemeinen Mietbedingungen des Vermieters. Vermieter knüpfen das Ende der Mietzeit dabei an unterschiedliche Ereignisse, etwa an die Freimeldung, an die Rückgabe oder an die Abholung. Ein Beispiel für solche Regelungen sind die Allgemeinen Mietbedingungen von Zeppelin Rental. Prüfen Sie für jeden Vermieter, welche Regel in Ihrem Vertrag gilt.

Freimeldung per Zuruf

Auf vielen Baustellen meldet der Polier das Gerät telefonisch frei. Ob der Anruf beim Vermieter richtig angekommen ist, ob er notiert wurde und welches Datum dort steht, weiß niemand. Kommt es später zum Streit, steht die Erinnerung des Poliers gegen das System des Vermieters.

Der Abholschein bleibt im Fahrerhaus

Bei der Abholung unterschreibt jemand auf der Baustelle einen Schein. Das Original fährt mit dem Lkw zurück zum Vermieter, die Kopie liegt im Baucontainer oder im Fahrerhaus des Poliers. In der Buchhaltung kommt sie selten an.

Die Rechnung kommt ohne Baustellenbezug

Die Mietrechnung erreicht die Buchhaltung Wochen später. Sie nennt Gerät, Zeitraum und Betrag. Wer sie prüft, hat keinen Anlieferschein, keine Freimeldung und keinen Abholschein vor sich. Im Zweifel wird gezahlt, was berechnet wurde.

Bei Mietgeräten gilt die Rechnung des Vermieters, solange Sie keine eigenen Belege dagegenhalten.

Drei Belege, die jede Mietzeit nachweisbar machen

Um Mietrechnungen prüfen zu können, brauchen Sie für jedes Gerät drei Dokumente. Sie sind einfach zu erzeugen, müssen aber konsequent gesammelt und der Baustelle zugeordnet werden.

1. Der Anlieferschein

Er belegt den Mietbeginn. Prüfen Sie bei der Anlieferung, ob das richtige Gerät geliefert wurde, ob Zubehör vollständig ist und ob sichtbare Schäden vorhanden sind. Halten Sie Schäden auf dem Schein fest und machen Sie Fotos. Sonst wird Ihnen der Vorschaden bei der Rückgabe in Rechnung gestellt.

2. Die schriftliche Freimeldung

Melden Sie das Gerät immer schriftlich frei, per Mail oder über das Kundenportal des Vermieters. Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Gerätenummer und Standort. Bitten Sie um eine Bestätigung. Diese Nachricht ist im Streitfall Ihr wichtigster Beleg, denn sie zeigt, ab wann Sie das Gerät nicht mehr benötigt haben.

3. Der Abholschein

Er belegt das tatsächliche Ende der Gerätebereitstellung auf der Baustelle. Lassen Sie sich den Zustand des Geräts bei Abholung bestätigen und legen Sie eine Kopie oder ein Foto des Scheins zur Baustelle ab.

So prüfen Sie die Mietrechnung

Liegen die drei Belege vor, wird die Prüfung zur Routine. Gehen Sie jede Mietrechnung mit diesen Fragen durch:

• Stimmt der Mietbeginn mit dem Anlieferschein überein?
• Endet die berechnete Mietzeit dort, wo Ihr Vertrag es vorsieht, also bei Freimeldung, Rückgabe oder Abholung?
• Wurden Tage berechnet, an denen das Gerät nachweislich stillstand und die laut Vertrag nicht zu zahlen sind?
• Sind Zuschläge berechnet, etwa für Mehrschichtbetrieb, Reinigung, Betankung oder Schäden, und sind sie belegt?
• Passen Transportkosten zu den tatsächlichen Fahrten?

Kennen Sie außerdem die Regeln Ihres Vermieters zu Zusatzmietzins, Stillliegezeiten und Witterung. Manche Vermieter berechnen Zuschläge, wenn ein Gerät länger als vereinbart im Einsatz ist oder wenn eine Verlängerung nicht angezeigt wurde. Diese Regeln stehen in den Mietbedingungen und sollten der Bauleitung bekannt sein, bevor das Gerät auf der Baustelle steht.

Klare Zuständigkeiten auf der Baustelle

Die besten Belege nützen nichts, wenn niemand für sie verantwortlich ist. Legen Sie deshalb für jede Baustelle fest, wer Mietgeräte bestellt, wer sie freimeldet und wer die Belege weitergibt. In vielen Betrieben ist das der Polier, die Freimeldung selbst sollte aber immer schriftlich und mit Kopie an die Bauleitung erfolgen.

Hilfreich ist eine einfache Geräteliste je Baustelle. Sie enthält Gerät, Vermieter, Mietbeginn, geplantes Mietende und Status. Der Bauleiter prüft sie einmal pro Woche: Welche Geräte stehen noch auf der Baustelle, obwohl sie laut Bauablauf nicht mehr gebraucht werden? Jedes Gerät, das so auffällt, wird sofort freigemeldet.

Besonders kritisch sind Übergaben. Wechselt der Bauleiter, geht die Baustelle in die Winterpause oder läuft ein Gewerk aus, bleiben Geräte gern stehen, weil sich niemand mehr zuständig fühlt. Machen Sie die Geräteliste deshalb zum festen Bestandteil jeder Übergabe und jedes Baustellenabschlusses.

Mietgeräte wie Material behandeln

Viele Bauunternehmen steuern Material über Bestellung, Lieferschein und Rechnung, Mietgeräte dagegen über Zuruf. Dabei folgt die Miete derselben Logik: Es gibt eine Bestellung, eine Anlieferung, eine Rückgabe und eine Rechnung. Wer diese Belege zusammenführt, kann Mietrechnungen genauso prüfen wie Materialrechnungen. Wie dieser Abgleich funktioniert, erklären wir im Beitrag Der 4-Wege-Abgleich erklärt für Bauunternehmen.

Ein ähnliches Problem kennen viele Betriebe von Paletten und Leergut, die über Lieferscheine gebucht, aber selten nachverfolgt werden. Mehr dazu lesen Sie unter Palettenkonten am Bau ohne Verluste führen. Was fehlende Lieferscheine generell kosten, zeigt der Artikel Verlorene Lieferscheine am Bau kosten bares Geld.

Wir bei CATHAGO sehen, dass digital erfasste Liefer- und Abholscheine Mietzeiten in der Rechnungsprüfung nachvollziehbar machen. Mit CATHAGO liegen 99,9 % der Lieferdaten digital vor, und die Dokumentenverarbeitung läuft 75 % schneller.

Der nächste Schritt

Nehmen Sie sich die Mietrechnungen des letzten Quartals vor und prüfen Sie, für wie viele Geräte Sie Anlieferschein, Freimeldung und Abholschein vollständig vorliegen haben. Das Ergebnis zeigt, wie viel Prüfgrundlage Ihnen heute fehlt. Wenn Sie wissen möchten, wie sich diese Belege digital sammeln lassen, sprechen Sie uns an.