Unvollständige Lieferantenrechnungen kosten Baubetriebe den Vorsteuerabzug. Welche Pflichtangaben nach § 14 UStG bei der Rechnungsprüfung zwingend stimmen müssen.
Die Rechnung ist sachlich richtig. Die Menge stimmt mit dem Lieferschein überein, der Preis passt zur Bestellung, die Baustelle hat den Wareneingang bestätigt. Und trotzdem streicht der Prüfer drei Jahre später den Vorsteuerabzug. Grund: Das Leistungsdatum fehlt.
Formfehler sind in der Rechnungsprüfung kein Randthema. Sie treffen genau die Belege, die schnell durchmüssen, und sie fallen fast nie im Moment der Zahlung auf, sondern erst in der Betriebsprüfung. Dann geht es nicht mehr um einen einzelnen Beleg, sondern um eine Systematik, die der Prüfer über den gesamten Prüfungszeitraum hochrechnet.
Die Kreditorenbuchhaltung im Bau verarbeitet eine Belegstruktur, die in kaum einer anderen Branche in dieser Form auftritt. Viele Kleinbeträge aus Abholungen am Handelslager, Sammelrechnungen über mehrere Baustellen, Abschlagsrechnungen mit wechselnden Leistungsständen, Lieferungen über Subunternehmer und regelmäßig Reverse-Charge-Fälle nach § 13b UStG. Jeder dieser Fälle hat eigene Anforderungen an die Formalien.
Besonders häufig scheitert die Leistungsbeschreibung. „Materiallieferung Baustelle Nord“ erfüllt die Anforderung an eine handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände nicht. Der Beleg muss erkennen lassen, was geliefert wurde, in welcher Menge und in welcher Ausführung. Bei Sammelrechnungen über mehrere Wochen fehlt zudem oft das konkrete Leistungsdatum, weil der Lieferant nur den Rechnungszeitraum angibt. Auch das ist angreifbar, sofern nicht eindeutig auf die beigefügten Lieferscheine verwiesen wird.
Ein zweiter Risikoherd sind Belege, die formal gar keine Rechnungen sind. Lieferscheine mit aufgedrucktem Preis, Kassenbons aus dem Handelslager, Bestellbestätigungen mit Betragsausweis oder Abholzettel mit Stempel werden im Alltag gern wie Rechnungen behandelt, weil sie eine Zahl tragen. Für den Vorsteuerabzug taugen sie nur, wenn sie die Pflichtangaben erfüllen. Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro gelten erleichterte Anforderungen, darüber gilt der volle Katalog. Wer diese Grenze im Prüfprozess nicht hinterlegt hat, sammelt über das Jahr eine erhebliche Zahl angreifbarer Belege.
Erschwerend kommt hinzu, dass Baurechnungen oft über Umwege ins Haus kommen. Ein Beleg geht an die Baustelle, wird dort abgezeichnet, fotografiert und per Mail weitergeleitet. In der Buchhaltung liegt dann eine Kopie einer Kopie vor, bei der einzelne Angaben schlicht nicht mehr lesbar sind. Eine unleserliche Steuernummer ist formal keine Steuernummer.
Nicht die Höhe der Rechnung entscheidet über das Risiko, sondern ihre Formalien. Ein Beleg über 180 Euro kann denselben Prüfungsfeststellungen unterliegen wie einer über 180.000 Euro.
Hinzu kommt der Zeitfaktor. Rechnungen, die sachlich strittig sind, werden geprüft, diskutiert und dokumentiert. Rechnungen, die sachlich unauffällig sind, laufen durch. Genau dort sammeln sich die Formfehler, weil niemand hinschaut, solange Menge und Preis passen.
Sinnvoll ist eine feste Reihenfolge in der Eingangsrechnungsprüfung, die die formale Prüfung vor die sachliche stellt. Wer die Formalien zuletzt prüft, hat die Rechnung gedanklich schon freigegeben.
Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten:
Ein Teil dieser Felder lässt sich maschinell prüfen, ein anderer nicht. Maschinell prüfbar sind Vorhandensein und Format: Ist eine Steuernummer angegeben, ist sie plausibel aufgebaut, ist ein Leistungsdatum gesetzt, ist die Rechnungsnummer im Kreditorenkonto noch nicht vorhanden, stimmt die Summe der Positionen mit dem ausgewiesenen Nettobetrag und dem Steuerbetrag überein, passt der Steuersatz zur Leistungsart. Bei strukturierten Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung stehen diese Angaben als Datenfelder zur Verfügung und lassen sich ohne Texterkennung auswerten.
Nicht maschinell prüfbar ist die inhaltliche Qualität der Leistungsbeschreibung. Ob „Diverse Baustoffe“ ausreicht oder nicht, entscheidet kein Algorithmus zuverlässig. Diese Prüfung bleibt beim Menschen, sie lässt sich aber durch eine klare interne Regel abkürzen: Eine Position, die sich nicht einem konkreten Artikel oder einer konkreten Leistung zuordnen lässt, geht zurück an den Lieferanten.
Sinnvoll ist außerdem, die Prüfung nach Belegtypen zu staffeln. Eine Abschlagsrechnung im Bauvertrag braucht andere Aufmerksamkeit als eine Materiallieferung aus dem Rahmenvertrag. Bei Reverse-Charge-Fällen nach § 13b UStG ist der fehlende Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft ein eigenständiger Mangel, der zusätzlich zur formalen auch eine steuerliche Fehlbehandlung auslösen kann. Wer diese Fälle im System als eigene Kategorie führt, erkennt sie beim Eingang und nicht erst im Jahresabschluss.
Der häufigste Prozessfehler besteht darin, formale Mängel zu notieren und trotzdem zu zahlen, in der Annahme, man könne die Korrektur später nachfordern. In der Praxis geschieht das selten, weil nach der Zahlung der Druckpunkt fehlt.
Wirksamer ist eine einfache Regel: Formale Mängel blockieren die Zahlungsfreigabe, nicht den Wareneingang. Die Ware ist angenommen, das Projekt läuft weiter, die Rechnung geht mit einer konkreten Mängelbenennung zurück. Der Lieferant stellt eine berichtigte Rechnung oder ein Berichtigungsdokument aus, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Erst dann erfolgt die Freigabe.
Damit diese Regel nicht zum Bremsklotz wird, braucht sie zwei Ergänzungen: eine kurze Liste der Mängel, die tatsächlich blockieren, und einen definierten Weg für Eilfälle mit Entscheidung durch die kaufmännische Leitung. Ohne diese Ergänzungen wird die Regel im Tagesgeschäft umgangen.
Ein Nebeneffekt ist wichtig: Wer Formfehler konsequent zurückweist, erzieht seine Lieferanten. Nach zwei bis drei Durchläufen kommen die Rechnungen des betreffenden Lieferanten vollständig. Der Aufwand fällt einmalig an, die Entlastung ist dauerhaft.
Formale und sachliche Prüfung gehören in denselben Arbeitsgang, nicht in zwei getrennte Systeme. Wir bei CATHAGO prüfen eingehende Rechnungen im selben Workflow gegen Bestellung, Lieferschein und Preisliste und gegen die formalen Pflichtangaben, bei PDF ebenso wie bei ZUGFeRD und XRechnung. Bis zu 75 Prozent schnellere Belegverarbeitung entsteht nicht dadurch, dass weniger geprüft wird, sondern dadurch, dass die prüfbaren Felder nicht mehr von Hand kontrolliert werden müssen.
Wie sich daraus eine durchgängige automatische Prüfung aufbauen lässt, beschreibt unser Beitrag zur automatischen Rechnungsprüfung in der Baubranche. Welche Rolle dabei die revisionssichere Ablage spielt, damit die geprüften Belege der Betriebsprüfung auch in fünf Jahren noch standhalten, haben wir im Beitrag zur GoBD-konformen Archivierung beschrieben. Und wie fehlerhafte Lieferantenrechnungen zu Doppelzahlungen führen, zeigt unser Artikel zur automatischen Prüfung fehlerhafter Rechnungen.
Ziehen Sie zwanzig beliebige Eingangsrechnungen der letzten sechs Monate aus Ihrem System, am besten aus dem unteren Betragsbereich, und prüfen Sie die neun Pflichtangaben durch. Wenn mehr als zwei Belege auffallen, liegt kein Einzelfall vor, sondern eine Lücke im Prüfprozess. Der Aufwand für diese Stichprobe liegt bei einer Stunde. Der Aufwand, denselben Befund in einer Betriebsprüfung zu erklären, liegt deutlich höher.
Die Rechnung ist sachlich richtig. Die Menge stimmt mit dem Lieferschein überein, der Preis passt zur Bestellung, die Baustelle hat den Wareneingang bestätigt. Und trotzdem streicht der Prüfer drei Jahre später den Vorsteuerabzug. Grund: Das Leistungsdatum fehlt.
Formfehler sind in der Rechnungsprüfung kein Randthema. Sie treffen genau die Belege, die schnell durchmüssen, und sie fallen fast nie im Moment der Zahlung auf, sondern erst in der Betriebsprüfung. Dann geht es nicht mehr um einen einzelnen Beleg, sondern um eine Systematik, die der Prüfer über den gesamten Prüfungszeitraum hochrechnet.
Die Kreditorenbuchhaltung im Bau verarbeitet eine Belegstruktur, die in kaum einer anderen Branche in dieser Form auftritt. Viele Kleinbeträge aus Abholungen am Handelslager, Sammelrechnungen über mehrere Baustellen, Abschlagsrechnungen mit wechselnden Leistungsständen, Lieferungen über Subunternehmer und regelmäßig Reverse-Charge-Fälle nach § 13b UStG. Jeder dieser Fälle hat eigene Anforderungen an die Formalien.
Besonders häufig scheitert die Leistungsbeschreibung. „Materiallieferung Baustelle Nord“ erfüllt die Anforderung an eine handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände nicht. Der Beleg muss erkennen lassen, was geliefert wurde, in welcher Menge und in welcher Ausführung. Bei Sammelrechnungen über mehrere Wochen fehlt zudem oft das konkrete Leistungsdatum, weil der Lieferant nur den Rechnungszeitraum angibt. Auch das ist angreifbar, sofern nicht eindeutig auf die beigefügten Lieferscheine verwiesen wird.
Ein zweiter Risikoherd sind Belege, die formal gar keine Rechnungen sind. Lieferscheine mit aufgedrucktem Preis, Kassenbons aus dem Handelslager, Bestellbestätigungen mit Betragsausweis oder Abholzettel mit Stempel werden im Alltag gern wie Rechnungen behandelt, weil sie eine Zahl tragen. Für den Vorsteuerabzug taugen sie nur, wenn sie die Pflichtangaben erfüllen. Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro gelten erleichterte Anforderungen, darüber gilt der volle Katalog. Wer diese Grenze im Prüfprozess nicht hinterlegt hat, sammelt über das Jahr eine erhebliche Zahl angreifbarer Belege.
Erschwerend kommt hinzu, dass Baurechnungen oft über Umwege ins Haus kommen. Ein Beleg geht an die Baustelle, wird dort abgezeichnet, fotografiert und per Mail weitergeleitet. In der Buchhaltung liegt dann eine Kopie einer Kopie vor, bei der einzelne Angaben schlicht nicht mehr lesbar sind. Eine unleserliche Steuernummer ist formal keine Steuernummer.
Nicht die Höhe der Rechnung entscheidet über das Risiko, sondern ihre Formalien. Ein Beleg über 180 Euro kann denselben Prüfungsfeststellungen unterliegen wie einer über 180.000 Euro.
Hinzu kommt der Zeitfaktor. Rechnungen, die sachlich strittig sind, werden geprüft, diskutiert und dokumentiert. Rechnungen, die sachlich unauffällig sind, laufen durch. Genau dort sammeln sich die Formfehler, weil niemand hinschaut, solange Menge und Preis passen.
Sinnvoll ist eine feste Reihenfolge in der Eingangsrechnungsprüfung, die die formale Prüfung vor die sachliche stellt. Wer die Formalien zuletzt prüft, hat die Rechnung gedanklich schon freigegeben.
Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten:
Ein Teil dieser Felder lässt sich maschinell prüfen, ein anderer nicht. Maschinell prüfbar sind Vorhandensein und Format: Ist eine Steuernummer angegeben, ist sie plausibel aufgebaut, ist ein Leistungsdatum gesetzt, ist die Rechnungsnummer im Kreditorenkonto noch nicht vorhanden, stimmt die Summe der Positionen mit dem ausgewiesenen Nettobetrag und dem Steuerbetrag überein, passt der Steuersatz zur Leistungsart. Bei strukturierten Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung stehen diese Angaben als Datenfelder zur Verfügung und lassen sich ohne Texterkennung auswerten.
Nicht maschinell prüfbar ist die inhaltliche Qualität der Leistungsbeschreibung. Ob „Diverse Baustoffe“ ausreicht oder nicht, entscheidet kein Algorithmus zuverlässig. Diese Prüfung bleibt beim Menschen, sie lässt sich aber durch eine klare interne Regel abkürzen: Eine Position, die sich nicht einem konkreten Artikel oder einer konkreten Leistung zuordnen lässt, geht zurück an den Lieferanten.
Sinnvoll ist außerdem, die Prüfung nach Belegtypen zu staffeln. Eine Abschlagsrechnung im Bauvertrag braucht andere Aufmerksamkeit als eine Materiallieferung aus dem Rahmenvertrag. Bei Reverse-Charge-Fällen nach § 13b UStG ist der fehlende Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft ein eigenständiger Mangel, der zusätzlich zur formalen auch eine steuerliche Fehlbehandlung auslösen kann. Wer diese Fälle im System als eigene Kategorie führt, erkennt sie beim Eingang und nicht erst im Jahresabschluss.
Der häufigste Prozessfehler besteht darin, formale Mängel zu notieren und trotzdem zu zahlen, in der Annahme, man könne die Korrektur später nachfordern. In der Praxis geschieht das selten, weil nach der Zahlung der Druckpunkt fehlt.
Wirksamer ist eine einfache Regel: Formale Mängel blockieren die Zahlungsfreigabe, nicht den Wareneingang. Die Ware ist angenommen, das Projekt läuft weiter, die Rechnung geht mit einer konkreten Mängelbenennung zurück. Der Lieferant stellt eine berichtigte Rechnung oder ein Berichtigungsdokument aus, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Erst dann erfolgt die Freigabe.
Damit diese Regel nicht zum Bremsklotz wird, braucht sie zwei Ergänzungen: eine kurze Liste der Mängel, die tatsächlich blockieren, und einen definierten Weg für Eilfälle mit Entscheidung durch die kaufmännische Leitung. Ohne diese Ergänzungen wird die Regel im Tagesgeschäft umgangen.
Ein Nebeneffekt ist wichtig: Wer Formfehler konsequent zurückweist, erzieht seine Lieferanten. Nach zwei bis drei Durchläufen kommen die Rechnungen des betreffenden Lieferanten vollständig. Der Aufwand fällt einmalig an, die Entlastung ist dauerhaft.
Formale und sachliche Prüfung gehören in denselben Arbeitsgang, nicht in zwei getrennte Systeme. Wir bei CATHAGO prüfen eingehende Rechnungen im selben Workflow gegen Bestellung, Lieferschein und Preisliste und gegen die formalen Pflichtangaben, bei PDF ebenso wie bei ZUGFeRD und XRechnung. Bis zu 75 Prozent schnellere Belegverarbeitung entsteht nicht dadurch, dass weniger geprüft wird, sondern dadurch, dass die prüfbaren Felder nicht mehr von Hand kontrolliert werden müssen.
Wie sich daraus eine durchgängige automatische Prüfung aufbauen lässt, beschreibt unser Beitrag zur automatischen Rechnungsprüfung in der Baubranche. Welche Rolle dabei die revisionssichere Ablage spielt, damit die geprüften Belege der Betriebsprüfung auch in fünf Jahren noch standhalten, haben wir im Beitrag zur GoBD-konformen Archivierung beschrieben. Und wie fehlerhafte Lieferantenrechnungen zu Doppelzahlungen führen, zeigt unser Artikel zur automatischen Prüfung fehlerhafter Rechnungen.
Ziehen Sie zwanzig beliebige Eingangsrechnungen der letzten sechs Monate aus Ihrem System, am besten aus dem unteren Betragsbereich, und prüfen Sie die neun Pflichtangaben durch. Wenn mehr als zwei Belege auffallen, liegt kein Einzelfall vor, sondern eine Lücke im Prüfprozess. Der Aufwand für diese Stichprobe liegt bei einer Stunde. Der Aufwand, denselben Befund in einer Betriebsprüfung zu erklären, liegt deutlich höher.
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