Wie viel kostet eigentlich das Papier bei einem Papier-Lieferschein?

In der Bauwirtschaft zählt Effizienz. Jede Verzögerung kann ein Projekt aus dem Takt bringen – und dennoch setzen viele Baustellen weiterhin auf Papier-Lieferscheine, um Materiallieferungen zu dokumentieren. Auf den ersten Blick wirkt das unkompliziert und günstig. Doch der Schein trügt: Hinter dem Papier verbergen sich erhebliche Prozesskosten und unnötige Reibungsverluste.

Die Realität hinter dem Papier

Ein Lkw liefert Material an, der Fahrer übergibt einen Lieferschein auf Papier. Der Polier unterschreibt diesen schnell – oft mit schmutzigen Händen und unter Zeitdruck. In vielen Fällen ist das Dokument unvollständig, schwer lesbar oder fehlerhaft ausgefüllt. Manchmal muss es sogar neu erstellt werden, weil Angaben fehlen oder falsch sind.

Anschließend bleibt der Schein eine Weile auf der Baustelle liegen – im besten Fall landet er in einem Ordner, im schlechtesten Fall geht er verloren. Irgendwann wird er ins Büro gebracht oder mitgegeben. Dort angekommen, stellt sich die nächste Herausforderung:

Das Dokument muss gescannt, digital zugeordnet und archiviert werden. Dabei ist oft nicht klar, zu welchem Projekt oder welcher Lieferung der Lieferschein gehört. Das führt zu Rückfragen, Nachtelefonieren und unnötigen Schleifen.

Insgesamt entstehen so pro Lieferschein rund 15 bis 20 Minuten interner Aufwand. Zeit, in der mehrere Personen – vom Bauleiter über das Lagerpersonal bis hin zur Sachbearbeitung im Büro – mit einem einzigen Dokument beschäftigt sind.

Bei einem durchschnittlichen internen Stundensatz von 25 Euro ergeben sich daraus Prozesskosten von etwa 8 Euro pro Lieferschein.

Und das ist nur der direkte Aufwand. Die indirekten Folgen wie verspätete Rechnungsfreigaben, doppelte Materialbestellungen oder Missverständnisse mit Lieferanten sind dabei noch gar nicht eingerechnet.

Was dabei auf der Strecke bleibt

Die Nutzung von Papier-Lieferscheinen wirkt harmlos – aber sie hemmt die Abläufe auf der Baustelle erheblich:

• Wichtige Informationen zu Anlieferungen sind nicht sofort verfügbar.
• Bei Mängeln fehlen oft klare Belege oder Bilder zur Dokumentation.
• Die Rückverfolgbarkeit einzelner Lieferungen ist mühsam und zeitintensiv.
• Entscheidungen verzögern sich, weil Informationen erst gesucht oder angefordert werden müssen.
• Und nicht zuletzt: Mitarbeitende verbringen viel zu viel Zeit mit der Verwaltung von Zetteln statt mit produktiver Arbeit.

Die Alternative: Digitale Lieferscheine für den internen Prozess

Digitale Prozesse lösen diese Probleme konsequent – und bieten zusätzlich neue Möglichkeiten, die mit Papier nicht umsetzbar sind.

Mit einem digitalen Lieferscheinsystem erhält die Baustelle einen Lieferkalender, in dem alle bevorstehenden Anlieferungen zentral und übersichtlich dargestellt sind. Die Lieferung wird bei Eintreffen direkt in der App kontrolliert – inklusive Materialprüfung und Mängeldokumentation mit Fotos, die sofort ans Büro übermittelt werden können.

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Der Lieferschein wird direkt auf dem Gerät elektronisch unterschrieben. Es gibt kein Papier, das verloren gehen kann. Keine Verzögerung durch manuelle Übergabe. Keine Rückfragen, weil Informationen fehlen. Der unterschriebene Lieferschein wird automatisch gespeichert, korrekt zugeordnet und digital archiviert – ohne zusätzlichen Aufwand im Büro.

Statt 15–20 Minuten liegt der gesamte Prozessaufwand bei unter 5 Minuten – und die Kosten pro Lieferschein sinken auf unter 2 Euro.

Fazit

Ein Papier-Lieferschein kostet im Schnitt rund 8 Euro – nicht wegen des Materials, sondern wegen des aufwendigen Prozesses dahinter. Jeder einzelne Schein verursacht Zeitverluste, Abstimmungsprobleme und unnötigen Verwaltungsaufwand.

Digitale Lieferscheine schaffen klare Strukturen, sparen Zeit und senken die Kosten drastisch. Sie ermöglichen mehr Transparenz, schnellere Reaktionen auf Abweichungen und einen effizienteren Informationsfluss zwischen Baustelle und Büro.

Weniger Papier, weniger Aufwand – mehr Kontrolle, mehr Effizienz.