Reverse Charge, Bauabzugsteuer, Sicherheitseinbehalt: Worauf die Buchhaltung bei Abschlags- und Schlussrechnungen von Nachunternehmern achten muss.
Die Schlussrechnung des Rohbauers liegt auf dem Tisch: 412.000 Euro Auftragswert, fünf Abschläge bereits bezahlt, zwei davon mit Sicherheitseinbehalt. Unten steht eine Restforderung, die niemand in der Buchhaltung auf Anhieb nachrechnen kann. Ist der dritte Abschlag schon abgezogen? Wurde der Einbehalt auf die Bruttosumme oder auf den Nettobetrag gerechnet? Und warum weist die Rechnung plötzlich Umsatzsteuer aus, obwohl die Abschläge ohne kamen?
Nachunternehmerrechnungen sehen aus wie jede andere Eingangsrechnung. Sie folgen aber anderen Regeln. Wer sie durch dieselbe Routine schickt wie die Rechnung über 40 Sack Zement, zahlt am Ende zu viel, zu früh oder an das falsche Finanzamt.
Bei Materialrechnungen prüfen Sie, was geliefert wurde. Bei Nachunternehmerrechnungen prüfen Sie zusätzlich, was schon bezahlt, einbehalten und steuerlich anders zu behandeln ist.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen praktischen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.
Eine Materialrechnung lässt sich gegen Bestellung und Lieferschein prüfen. Menge, Preis, Artikel: Entweder es passt oder nicht. Bei Bauleistungen fehlt dieser einfache Gegenbeleg. Statt eines Lieferscheins gibt es ein Aufmaß, einen Leistungsstand und irgendwann eine Abnahme. Dazu kommen Abschlagszahlungen, die sich über Monate ziehen, und Einbehalte, die erst Jahre später fällig werden.
In vielen Bauunternehmen landen trotzdem alle Eingangsrechnungen im selben Stapel. Die Bauleitung zeichnet ab, die Buchhaltung bucht, der Zahllauf geht raus. Die Sonderfälle werden in einer Excel-Liste nachgehalten, die eine einzige Person versteht. Fällt diese Person im Dezember aus, steht die Schlussrechnung still.
Das Problem ist nicht mangelnde Sorgfalt. Das Problem ist, dass bei Nachunternehmern vier Themen gleichzeitig zusammenkommen, die sonst getrennt laufen: Umsatzsteuer, Steuerabzug, Sicherheiten und die Verrechnung früherer Zahlungen. Jedes für sich ist beherrschbar. Zusammen in einer einzigen Rechnung entstehen die Fehler.
Erbringt ein Nachunternehmer eine Bauleistung an ein Unternehmen, das selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, geht die Steuerschuld nach § 13b UStG auf den Auftraggeber über. Der Nachunternehmer stellt dann netto in Rechnung und vermerkt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Ihr Betrieb meldet die Umsatzsteuer selbst an und zieht sie im selben Zug als Vorsteuer wieder ab.
Fehler entstehen an drei Stellen:
Für die Prüfung heißt das: Bei jeder Abschlags- und Schlussrechnung kurz kontrollieren, ob der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr da ist und kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen wird. Das kostet zehn Sekunden pro Rechnung und erspart eine Korrektur über mehrere Voranmeldungszeiträume.
Unabhängig von der Umsatzsteuer gilt der Steuerabzug bei Bauleistungen nach § 48 EStG. Liegt keine gültige Freistellungsbescheinigung des Nachunternehmers vor, müssen Sie 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten und abführen. Bei Abschlagszahlungen gilt das für jede einzelne Zahlung, nicht erst für die Schlussrechnung.
In der Praxis heißt das: Die Gültigkeit wird nicht einmal beim Vertragsschluss geprüft, sondern vor jedem Zahllauf. Freistellungsbescheinigungen laufen ab, gelten manchmal nur für ein bestimmtes Bauvorhaben und lassen sich beim Bundeszentralamt für Steuern online bestätigen. Wie Sie diese Prüfung fest in die Freigabe einbauen, hängt von Ihrer Organisation ab. Entscheidend ist, dass sie nicht vom Gedächtnis einzelner Mitarbeiter abhängt.
Viele Nachunternehmerverträge sehen einen Sicherheitseinbehalt vor, häufig für die Vertragserfüllung während der Bauzeit und später für Mängelansprüche. Nach § 17 Abs. 6 VOB/B darf der Auftraggeber, wenn das vereinbart ist, von jeder Zahlung bis zu 10 Prozent einbehalten, bis die vereinbarte Sicherheitssumme erreicht ist. Den einbehaltenen Betrag muss er dem Nachunternehmer mitteilen und binnen 18 Werktagen auf ein Sperrkonto einzahlen, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Gerade dieser letzte Punkt wird oft übersehen. Wer den Einbehalt einfach auf dem eigenen Geschäftskonto liegen lässt, riskiert, dass der Nachunternehmer eine Nachfrist setzt und danach die volle Auszahlung verlangen kann. Aus der Sicherheit wird dann eine offene Verbindlichkeit ohne jeden Schutz.
Buchhalterisch braucht der Einbehalt ein eigenes Konto oder zumindest eine eindeutige Kennzeichnung pro Nachunternehmer und Projekt. Nur so wissen Sie bei der Schlussrechnung, wie viel bereits einbehalten wurde, und bei Ablauf der Gewährleistung, was zurückzuzahlen ist.
Die Schlussrechnung ist der Moment, in dem alle Fehler der letzten Monate sichtbar werden. Sie muss die gesamte Leistung abrechnen und davon alle bereits gezahlten Abschläge abziehen. Bei normaler Umsatzsteuer sind die vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallende Steuer nach § 14 Abs. 5 UStG getrennt abzusetzen.
Prüfen Sie die Schlussrechnung deshalb nicht von oben nach unten, sondern von hinten:
Nach § 16 Abs. 3 VOB/B ist die Schlusszahlung in der Regel spätestens 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung fällig. Viel Zeit für eine Suche in fünf Ordnern bleibt da nicht.
Die beste Steuerprüfung nützt wenig, wenn der Abschlag selbst zu hoch ist. Bei Abschlagsrechnungen gilt: Der Nachunternehmer darf den Wert der nachgewiesenen, vertragsgemäß erbrachten Leistung abrechnen. Ein Abschlag über 60 Prozent der Auftragssumme, wenn die Bauleitung den Leistungsstand bei 45 Prozent sieht, ist eine Vorfinanzierung durch Ihren Betrieb.
Die Bauleitung muss deshalb mit dem Aufmaß unterschreiben, nicht nur mit der Rechnung. Und die Buchhaltung braucht beides in derselben Akte. In vielen Betrieben liegt das Aufmaß beim Polier, die Rechnung beim Kreditor und der Vertrag im Einkauf. Ein Abgleich ist so nur mit drei Telefonaten möglich.
Für jede Nachunternehmerrechnung, ob Abschlag oder Schlussrechnung, hat sich diese Reihenfolge bewährt:
Wer diese fünf Fragen in fester Reihenfolge stellt, findet die meisten Fehler, bevor das Geld überwiesen ist. Mehr zum allgemeinen Ablauf vom Rechnungseingang bis zur Buchung lesen Sie in unserem Beitrag zum Rechnungsworkflow bis DATEV. Welche Angaben jede Rechnung für den Vorsteuerabzug braucht, beschreibt der Artikel zu fehlenden Pflichtangaben.
Die steuerliche Einschätzung bleibt Aufgabe von Buchhaltung und Steuerberatung. Was sich automatisieren lässt, ist das Erinnern und Abgleichen: abgelaufene Freistellungen markieren, gezahlte Abschläge pro Auftrag summieren, Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis bei § 13b-Nachunternehmern anhalten. In der Rechnungsprüfung von CATHAGO lassen sich solche Prüfregeln pro Lieferant hinterlegen, damit eine Rechnung nicht freigegeben wird, bevor die Voraussetzungen erfüllt sind. Unsere Kunden verarbeiten Belege so bis zu 75 % schneller als mit manueller Prüfung.
Wie teuer doppelt bezahlte Positionen werden können, zeigt unser Beitrag Doppelt gezahlt: Wie Rechnungsprüfung versteckte Fehler aufdeckt. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre Nachunternehmer- und Materialrechnungen in einem Workflow laufen, zeigen wir Ihnen das gern in einer kurzen Demo.
Die Schlussrechnung des Rohbauers liegt auf dem Tisch: 412.000 Euro Auftragswert, fünf Abschläge bereits bezahlt, zwei davon mit Sicherheitseinbehalt. Unten steht eine Restforderung, die niemand in der Buchhaltung auf Anhieb nachrechnen kann. Ist der dritte Abschlag schon abgezogen? Wurde der Einbehalt auf die Bruttosumme oder auf den Nettobetrag gerechnet? Und warum weist die Rechnung plötzlich Umsatzsteuer aus, obwohl die Abschläge ohne kamen?
Nachunternehmerrechnungen sehen aus wie jede andere Eingangsrechnung. Sie folgen aber anderen Regeln. Wer sie durch dieselbe Routine schickt wie die Rechnung über 40 Sack Zement, zahlt am Ende zu viel, zu früh oder an das falsche Finanzamt.
Bei Materialrechnungen prüfen Sie, was geliefert wurde. Bei Nachunternehmerrechnungen prüfen Sie zusätzlich, was schon bezahlt, einbehalten und steuerlich anders zu behandeln ist.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen praktischen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.
Eine Materialrechnung lässt sich gegen Bestellung und Lieferschein prüfen. Menge, Preis, Artikel: Entweder es passt oder nicht. Bei Bauleistungen fehlt dieser einfache Gegenbeleg. Statt eines Lieferscheins gibt es ein Aufmaß, einen Leistungsstand und irgendwann eine Abnahme. Dazu kommen Abschlagszahlungen, die sich über Monate ziehen, und Einbehalte, die erst Jahre später fällig werden.
In vielen Bauunternehmen landen trotzdem alle Eingangsrechnungen im selben Stapel. Die Bauleitung zeichnet ab, die Buchhaltung bucht, der Zahllauf geht raus. Die Sonderfälle werden in einer Excel-Liste nachgehalten, die eine einzige Person versteht. Fällt diese Person im Dezember aus, steht die Schlussrechnung still.
Das Problem ist nicht mangelnde Sorgfalt. Das Problem ist, dass bei Nachunternehmern vier Themen gleichzeitig zusammenkommen, die sonst getrennt laufen: Umsatzsteuer, Steuerabzug, Sicherheiten und die Verrechnung früherer Zahlungen. Jedes für sich ist beherrschbar. Zusammen in einer einzigen Rechnung entstehen die Fehler.
Erbringt ein Nachunternehmer eine Bauleistung an ein Unternehmen, das selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, geht die Steuerschuld nach § 13b UStG auf den Auftraggeber über. Der Nachunternehmer stellt dann netto in Rechnung und vermerkt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Ihr Betrieb meldet die Umsatzsteuer selbst an und zieht sie im selben Zug als Vorsteuer wieder ab.
Fehler entstehen an drei Stellen:
Für die Prüfung heißt das: Bei jeder Abschlags- und Schlussrechnung kurz kontrollieren, ob der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr da ist und kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen wird. Das kostet zehn Sekunden pro Rechnung und erspart eine Korrektur über mehrere Voranmeldungszeiträume.
Unabhängig von der Umsatzsteuer gilt der Steuerabzug bei Bauleistungen nach § 48 EStG. Liegt keine gültige Freistellungsbescheinigung des Nachunternehmers vor, müssen Sie 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten und abführen. Bei Abschlagszahlungen gilt das für jede einzelne Zahlung, nicht erst für die Schlussrechnung.
In der Praxis heißt das: Die Gültigkeit wird nicht einmal beim Vertragsschluss geprüft, sondern vor jedem Zahllauf. Freistellungsbescheinigungen laufen ab, gelten manchmal nur für ein bestimmtes Bauvorhaben und lassen sich beim Bundeszentralamt für Steuern online bestätigen. Wie Sie diese Prüfung fest in die Freigabe einbauen, hängt von Ihrer Organisation ab. Entscheidend ist, dass sie nicht vom Gedächtnis einzelner Mitarbeiter abhängt.
Viele Nachunternehmerverträge sehen einen Sicherheitseinbehalt vor, häufig für die Vertragserfüllung während der Bauzeit und später für Mängelansprüche. Nach § 17 Abs. 6 VOB/B darf der Auftraggeber, wenn das vereinbart ist, von jeder Zahlung bis zu 10 Prozent einbehalten, bis die vereinbarte Sicherheitssumme erreicht ist. Den einbehaltenen Betrag muss er dem Nachunternehmer mitteilen und binnen 18 Werktagen auf ein Sperrkonto einzahlen, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Gerade dieser letzte Punkt wird oft übersehen. Wer den Einbehalt einfach auf dem eigenen Geschäftskonto liegen lässt, riskiert, dass der Nachunternehmer eine Nachfrist setzt und danach die volle Auszahlung verlangen kann. Aus der Sicherheit wird dann eine offene Verbindlichkeit ohne jeden Schutz.
Buchhalterisch braucht der Einbehalt ein eigenes Konto oder zumindest eine eindeutige Kennzeichnung pro Nachunternehmer und Projekt. Nur so wissen Sie bei der Schlussrechnung, wie viel bereits einbehalten wurde, und bei Ablauf der Gewährleistung, was zurückzuzahlen ist.
Die Schlussrechnung ist der Moment, in dem alle Fehler der letzten Monate sichtbar werden. Sie muss die gesamte Leistung abrechnen und davon alle bereits gezahlten Abschläge abziehen. Bei normaler Umsatzsteuer sind die vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallende Steuer nach § 14 Abs. 5 UStG getrennt abzusetzen.
Prüfen Sie die Schlussrechnung deshalb nicht von oben nach unten, sondern von hinten:
Nach § 16 Abs. 3 VOB/B ist die Schlusszahlung in der Regel spätestens 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung fällig. Viel Zeit für eine Suche in fünf Ordnern bleibt da nicht.
Die beste Steuerprüfung nützt wenig, wenn der Abschlag selbst zu hoch ist. Bei Abschlagsrechnungen gilt: Der Nachunternehmer darf den Wert der nachgewiesenen, vertragsgemäß erbrachten Leistung abrechnen. Ein Abschlag über 60 Prozent der Auftragssumme, wenn die Bauleitung den Leistungsstand bei 45 Prozent sieht, ist eine Vorfinanzierung durch Ihren Betrieb.
Die Bauleitung muss deshalb mit dem Aufmaß unterschreiben, nicht nur mit der Rechnung. Und die Buchhaltung braucht beides in derselben Akte. In vielen Betrieben liegt das Aufmaß beim Polier, die Rechnung beim Kreditor und der Vertrag im Einkauf. Ein Abgleich ist so nur mit drei Telefonaten möglich.
Für jede Nachunternehmerrechnung, ob Abschlag oder Schlussrechnung, hat sich diese Reihenfolge bewährt:
Wer diese fünf Fragen in fester Reihenfolge stellt, findet die meisten Fehler, bevor das Geld überwiesen ist. Mehr zum allgemeinen Ablauf vom Rechnungseingang bis zur Buchung lesen Sie in unserem Beitrag zum Rechnungsworkflow bis DATEV. Welche Angaben jede Rechnung für den Vorsteuerabzug braucht, beschreibt der Artikel zu fehlenden Pflichtangaben.
Die steuerliche Einschätzung bleibt Aufgabe von Buchhaltung und Steuerberatung. Was sich automatisieren lässt, ist das Erinnern und Abgleichen: abgelaufene Freistellungen markieren, gezahlte Abschläge pro Auftrag summieren, Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis bei § 13b-Nachunternehmern anhalten. In der Rechnungsprüfung von CATHAGO lassen sich solche Prüfregeln pro Lieferant hinterlegen, damit eine Rechnung nicht freigegeben wird, bevor die Voraussetzungen erfüllt sind. Unsere Kunden verarbeiten Belege so bis zu 75 % schneller als mit manueller Prüfung.
Wie teuer doppelt bezahlte Positionen werden können, zeigt unser Beitrag Doppelt gezahlt: Wie Rechnungsprüfung versteckte Fehler aufdeckt. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre Nachunternehmer- und Materialrechnungen in einem Workflow laufen, zeigen wir Ihnen das gern in einer kurzen Demo.
%202.png)
