Zum Jahreswechsel streichen Hersteller Artikel und führen Nachfolger ein. So pflegen Bauunternehmen Auslauf- und Ersatzartikel, bevor Bestellungen ins Leere laufen.
Im Januar kommt die neue Preisliste. Im Februar bestellt der Polier über die Favoritenliste die gewohnte Dämmplatte, Artikelnummer wie immer. Der Händler meldet sich nicht, sondern liefert „gleichwertig“: ein Nachfolgeprodukt mit anderer Nummer, anderem Format und anderem Preis. Auf der Rechnung steht eine Position, die im eigenen Artikelstamm nicht existiert. Die Rechnungsprüfung hängt, die Bauleitung weiß von nichts, und der Einkauf erfährt es als Letzter.
So beginnt in vielen Bauunternehmen das neue Jahr. Die Aufmerksamkeit liegt auf den neuen Preisen. Dass zum Jahreswechsel auch Sortimente umgebaut werden, fällt erst auf, wenn die ersten Bestellungen ins Leere laufen.
Ein Preislistenwechsel hat zwei Hälften: neue Preise und ein neues Sortiment. Die meisten Betriebe pflegen nur die erste.
Hersteller und Händler nutzen den Jahreswechsel, um Preislisten zu aktualisieren und dabei auch ihr Sortiment zu bereinigen. Produkte werden eingestellt, durch Nachfolger ersetzt, in andere Verpackungseinheiten umgestellt oder unter neuer Nummer geführt. Bei Dämmstoffen, Befestigungstechnik, Elektromaterial und Sanitär betrifft das jedes Jahr eine spürbare Zahl an Positionen.
Für den Händler ist das Routine. Er spielt die neue Liste ein, die alte Nummer ist weg. Im Artikelstamm des Bauunternehmens passiert dagegen nichts. Die alte Nummer bleibt stehen, in Katalogen, in Favoritenlisten der Baustellen, in Kalkulationsbausteinen und in LV-Vorlagen. Niemand hat sie gesperrt, niemand hat einen Nachfolger hinterlegt.
Die Folgen ziehen sich durch den gesamten Prozess:
Jeder einzelne Fall ist klein. In der Summe kosten sie im ersten Quartal viele Stunden in Einkauf, Bauleitung und Rechnungsprüfung.
Der Hauptgrund ist einfach: Niemand fühlt sich zuständig. Der Einkauf spielt Preislisten ein, die Kalkulation pflegt ihre Bausteine, die Baustellen bauen sich Favoritenlisten. Ein Auslaufartikel betrifft alle drei Bereiche, gehört aber keinem.
Hinzu kommt, dass Sortimentsänderungen in Preisdateien schlecht sichtbar sind. In einer neuen DATANORM- oder Excel-Liste fehlt der alte Artikel einfach. Ob er ersetzt, umbenannt oder ersatzlos gestrichen wurde, steht oft nur in einem Begleitschreiben oder gar nicht. Wer nur die neue Liste über die alte schreibt, merkt die Lücke nicht.
Und schließlich: Löschen fühlt sich riskant an. Wer einen Artikel aus dem Stamm entfernt, verliert die Historie. Alte Bestellungen, Nachkalkulationen und Auswertungen verweisen auf ihn. Also bleibt er stehen und wird weiter bestellt.
Die gute Nachricht: Mit einem festen Ablauf lässt sich das Thema in wenigen Wochen zum Jahreswechsel abarbeiten.
Vergleichen Sie die neue Preisliste nicht nur preislich, sondern auch inhaltlich mit der alten. Welche Artikelnummern fehlen? Welche sind neu? Viele Lieferanten liefern auf Nachfrage eine Liste mit Nachfolgeartikeln. Fordern Sie diese aktiv an, am besten schon im November, wenn die neuen Listen angekündigt werden.
Für jeden entfallenen Artikel, der in den letzten zwölf Monaten bestellt wurde, wird ein Nachfolger festgelegt und im Stamm verknüpft. Prüfen Sie dabei nicht nur den Preis, sondern auch Format, Verpackungseinheit und technische Eigenschaften. Eine Dämmplatte mit anderem Lambda-Wert ist kein gleichwertiger Ersatz, nur weil der Händler sie so nennt.
Der alte Artikel wird für neue Bestellungen gesperrt, bleibt aber im Stamm. So bleiben Historie, Nachkalkulation und Auswertungen intakt. Wer ihn trotzdem aufruft, bekommt den Hinweis auf den Nachfolger. Damit fallen die Fehler beim Bestellen auf, nicht erst bei der Rechnung.
Der letzte Schritt wird am häufigsten vergessen. Favoritenlisten der Baustellen, Kalkulationsbausteine und LV-Vorlagen müssen auf die neuen Artikel umgestellt werden. Sonst holt die Baustelle den gesperrten Artikel über die Hintertür wieder hervor.
Damit das Thema nicht im Tagesgeschäft untergeht, hilft ein fester Rahmen:
Konzentrieren Sie sich dabei auf die Artikel, die tatsächlich bestellt werden. In vielen Artikelstämmen machen wenige hundert Positionen den Großteil des Bestellvolumens aus. Diese zuerst sauber zu pflegen, bringt mehr als eine vollständige Bereinigung aller Kataloge.
Sauber gepflegte Nachfolger zahlen sich vor allem in der Rechnungsprüfung aus. Kommt eine Rechnung mit einer neuen Artikelnummer, kann die Prüfung über die Verknüpfung erkennen, dass es sich um den hinterlegten Nachfolger handelt. Die Position wird der Bestellung zugeordnet, der Preis gegen die neue Liste geprüft, und die Rechnung läuft ohne Rückfrage durch.
Fehlt diese Verknüpfung, landet jede abweichende Nummer als Klärfall bei einer Person, die erst bei der Baustelle, dann beim Händler nachfragen muss. Bei einigen Dutzend Sortimentsänderungen pro Lieferant und mehreren Lieferanten kommen im ersten Quartal schnell viele solcher Fälle zusammen.
Ein weiterer Effekt betrifft Preisabweichungen. Nachfolgeprodukte werden häufig zu einem höheren Preis eingeführt. Ohne Verknüpfung fällt diese Erhöhung nicht als Preisabweichung auf, weil es für den neuen Artikel schlicht keinen Vergleichswert gibt. Mit Verknüpfung sehen Sie sofort, dass der Nachfolger zum Beispiel teurer ist als sein Vorgänger, und können das im Jahresgespräch mit dem Lieferanten ansprechen.
Auslaufartikel sind ein Sonderfall eines größeren Themas: Artikelstammdaten veralten, wenn niemand sie pflegt. Wie Dubletten im Materialstamm entstehen und was sie kosten, lesen Sie im Beitrag Artikelstammdaten im Bau: Warum Dubletten im Materialstamm Geld kosten. Wie Sie Kataloge über Standardformate aktuell halten, zeigt der Artikel Mit DATANORM und ETIM Baukataloge aktuell halten.
Und wenn trotz aller Pflege ein falscher Artikel auf der Baustelle ankommt, hilft ein geübter Wareneingang. Wie Sie Falschlieferungen am Bau früh erkennen, beschreiben wir in einem eigenen Beitrag.
Die Pflege wird deutlich einfacher, wenn Einkauf, Baustelle und Rechnungsprüfung auf denselben Katalog zugreifen. In CATHAGO werden Lieferantenkataloge zentral gepflegt: Ein gesperrter Artikel ist dann für alle Baustellen gesperrt, und der Nachfolger steht direkt daneben. Dieselben Daten nutzt die Rechnungsprüfung für den Abgleich mit der Bestellung. Mit sauberen Katalogen bestellen unsere Kunden bis zu 50 % schneller.
Planen Sie die Sortimentspflege in diesem Jahr fest ein, bevor die ersten Januar-Rechnungen kommen. Wenn Sie sehen möchten, wie zentrale Katalogpflege im Bestellwesen aussieht, zeigen wir es Ihnen gern in einer kurzen Demo.
Im Januar kommt die neue Preisliste. Im Februar bestellt der Polier über die Favoritenliste die gewohnte Dämmplatte, Artikelnummer wie immer. Der Händler meldet sich nicht, sondern liefert „gleichwertig“: ein Nachfolgeprodukt mit anderer Nummer, anderem Format und anderem Preis. Auf der Rechnung steht eine Position, die im eigenen Artikelstamm nicht existiert. Die Rechnungsprüfung hängt, die Bauleitung weiß von nichts, und der Einkauf erfährt es als Letzter.
So beginnt in vielen Bauunternehmen das neue Jahr. Die Aufmerksamkeit liegt auf den neuen Preisen. Dass zum Jahreswechsel auch Sortimente umgebaut werden, fällt erst auf, wenn die ersten Bestellungen ins Leere laufen.
Ein Preislistenwechsel hat zwei Hälften: neue Preise und ein neues Sortiment. Die meisten Betriebe pflegen nur die erste.
Hersteller und Händler nutzen den Jahreswechsel, um Preislisten zu aktualisieren und dabei auch ihr Sortiment zu bereinigen. Produkte werden eingestellt, durch Nachfolger ersetzt, in andere Verpackungseinheiten umgestellt oder unter neuer Nummer geführt. Bei Dämmstoffen, Befestigungstechnik, Elektromaterial und Sanitär betrifft das jedes Jahr eine spürbare Zahl an Positionen.
Für den Händler ist das Routine. Er spielt die neue Liste ein, die alte Nummer ist weg. Im Artikelstamm des Bauunternehmens passiert dagegen nichts. Die alte Nummer bleibt stehen, in Katalogen, in Favoritenlisten der Baustellen, in Kalkulationsbausteinen und in LV-Vorlagen. Niemand hat sie gesperrt, niemand hat einen Nachfolger hinterlegt.
Die Folgen ziehen sich durch den gesamten Prozess:
Jeder einzelne Fall ist klein. In der Summe kosten sie im ersten Quartal viele Stunden in Einkauf, Bauleitung und Rechnungsprüfung.
Der Hauptgrund ist einfach: Niemand fühlt sich zuständig. Der Einkauf spielt Preislisten ein, die Kalkulation pflegt ihre Bausteine, die Baustellen bauen sich Favoritenlisten. Ein Auslaufartikel betrifft alle drei Bereiche, gehört aber keinem.
Hinzu kommt, dass Sortimentsänderungen in Preisdateien schlecht sichtbar sind. In einer neuen DATANORM- oder Excel-Liste fehlt der alte Artikel einfach. Ob er ersetzt, umbenannt oder ersatzlos gestrichen wurde, steht oft nur in einem Begleitschreiben oder gar nicht. Wer nur die neue Liste über die alte schreibt, merkt die Lücke nicht.
Und schließlich: Löschen fühlt sich riskant an. Wer einen Artikel aus dem Stamm entfernt, verliert die Historie. Alte Bestellungen, Nachkalkulationen und Auswertungen verweisen auf ihn. Also bleibt er stehen und wird weiter bestellt.
Die gute Nachricht: Mit einem festen Ablauf lässt sich das Thema in wenigen Wochen zum Jahreswechsel abarbeiten.
Vergleichen Sie die neue Preisliste nicht nur preislich, sondern auch inhaltlich mit der alten. Welche Artikelnummern fehlen? Welche sind neu? Viele Lieferanten liefern auf Nachfrage eine Liste mit Nachfolgeartikeln. Fordern Sie diese aktiv an, am besten schon im November, wenn die neuen Listen angekündigt werden.
Für jeden entfallenen Artikel, der in den letzten zwölf Monaten bestellt wurde, wird ein Nachfolger festgelegt und im Stamm verknüpft. Prüfen Sie dabei nicht nur den Preis, sondern auch Format, Verpackungseinheit und technische Eigenschaften. Eine Dämmplatte mit anderem Lambda-Wert ist kein gleichwertiger Ersatz, nur weil der Händler sie so nennt.
Der alte Artikel wird für neue Bestellungen gesperrt, bleibt aber im Stamm. So bleiben Historie, Nachkalkulation und Auswertungen intakt. Wer ihn trotzdem aufruft, bekommt den Hinweis auf den Nachfolger. Damit fallen die Fehler beim Bestellen auf, nicht erst bei der Rechnung.
Der letzte Schritt wird am häufigsten vergessen. Favoritenlisten der Baustellen, Kalkulationsbausteine und LV-Vorlagen müssen auf die neuen Artikel umgestellt werden. Sonst holt die Baustelle den gesperrten Artikel über die Hintertür wieder hervor.
Damit das Thema nicht im Tagesgeschäft untergeht, hilft ein fester Rahmen:
Konzentrieren Sie sich dabei auf die Artikel, die tatsächlich bestellt werden. In vielen Artikelstämmen machen wenige hundert Positionen den Großteil des Bestellvolumens aus. Diese zuerst sauber zu pflegen, bringt mehr als eine vollständige Bereinigung aller Kataloge.
Sauber gepflegte Nachfolger zahlen sich vor allem in der Rechnungsprüfung aus. Kommt eine Rechnung mit einer neuen Artikelnummer, kann die Prüfung über die Verknüpfung erkennen, dass es sich um den hinterlegten Nachfolger handelt. Die Position wird der Bestellung zugeordnet, der Preis gegen die neue Liste geprüft, und die Rechnung läuft ohne Rückfrage durch.
Fehlt diese Verknüpfung, landet jede abweichende Nummer als Klärfall bei einer Person, die erst bei der Baustelle, dann beim Händler nachfragen muss. Bei einigen Dutzend Sortimentsänderungen pro Lieferant und mehreren Lieferanten kommen im ersten Quartal schnell viele solcher Fälle zusammen.
Ein weiterer Effekt betrifft Preisabweichungen. Nachfolgeprodukte werden häufig zu einem höheren Preis eingeführt. Ohne Verknüpfung fällt diese Erhöhung nicht als Preisabweichung auf, weil es für den neuen Artikel schlicht keinen Vergleichswert gibt. Mit Verknüpfung sehen Sie sofort, dass der Nachfolger zum Beispiel teurer ist als sein Vorgänger, und können das im Jahresgespräch mit dem Lieferanten ansprechen.
Auslaufartikel sind ein Sonderfall eines größeren Themas: Artikelstammdaten veralten, wenn niemand sie pflegt. Wie Dubletten im Materialstamm entstehen und was sie kosten, lesen Sie im Beitrag Artikelstammdaten im Bau: Warum Dubletten im Materialstamm Geld kosten. Wie Sie Kataloge über Standardformate aktuell halten, zeigt der Artikel Mit DATANORM und ETIM Baukataloge aktuell halten.
Und wenn trotz aller Pflege ein falscher Artikel auf der Baustelle ankommt, hilft ein geübter Wareneingang. Wie Sie Falschlieferungen am Bau früh erkennen, beschreiben wir in einem eigenen Beitrag.
Die Pflege wird deutlich einfacher, wenn Einkauf, Baustelle und Rechnungsprüfung auf denselben Katalog zugreifen. In CATHAGO werden Lieferantenkataloge zentral gepflegt: Ein gesperrter Artikel ist dann für alle Baustellen gesperrt, und der Nachfolger steht direkt daneben. Dieselben Daten nutzt die Rechnungsprüfung für den Abgleich mit der Bestellung. Mit sauberen Katalogen bestellen unsere Kunden bis zu 50 % schneller.
Planen Sie die Sortimentspflege in diesem Jahr fest ein, bevor die ersten Januar-Rechnungen kommen. Wenn Sie sehen möchten, wie zentrale Katalogpflege im Bestellwesen aussieht, zeigen wir es Ihnen gern in einer kurzen Demo.
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