Schrauben, Silikon und Fittings aus dem Fahrzeuglager landen selten auf der Kundenrechnung. So erfassen Handwerksbetriebe Materialentnahmen ohne Lagersoftware.
Zwei Kartuschen Silikon, zehn Winkel, eine Handvoll Dübel und drei Meter Kabelkanal: Auf der Baustelle verbraucht, auf der Kundenrechnung fehlt es. Einzeln sind das ein paar Euro. Über ein Jahr und fünf Transporter summiert sich das zu einem Betrag, den kaum ein Handwerksbetrieb kennt.
Das Problem ist selten Nachlässigkeit. Der Monteur will fertig werden, der Kunde wartet, und niemand schreibt mitten in der Montage auf, dass gerade die dritte Packung Kabelbinder aufgebraucht wurde. Das Material ist ja da, es liegt im Fahrzeug. Genau darin liegt der Fehler: Was im Transporter liegt, gilt als bereits bezahlt und damit als erledigt.
In diesem Beitrag zeigen wir, warum Kleinmaterial aus dem Fahrzeuglager so oft auf keinem Auftrag landet und wie Sie das ohne Lagerverwaltungssoftware und ohne zusätzlichen Papierkram in den Griff bekommen.
Die meisten Betriebe erfassen Material sauber, wenn es direkt für einen Auftrag bestellt wird. Die Heizungsanlage, die Fenster, die Fliesen für das Bad: Diese Positionen stehen im Angebot, werden bestellt und landen auf der Rechnung. Anders sieht es beim Material aus, das auf Vorrat eingekauft wird und im Transporter oder im Werkstattregal liegt.
Dieses Vorratsmaterial wird einmal eingekauft, verbucht und dann vergessen. Die Rechnung des Großhändlers geht in die Buchhaltung, die Ware wandert ins Fahrzeug. Ab diesem Moment hat niemand mehr den Überblick, auf welcher Baustelle welches Teil verbraucht wird. Nachgefüllt wird nach Gefühl, wenn der Monteur meldet, dass etwas fehlt.
Die Folge zeigt sich an zwei Stellen. Erstens auf der Kundenrechnung: Verbautes Material wird nicht berechnet. Zweitens in der Nachkalkulation: Der Auftrag sieht profitabler aus, als er war, weil ein Teil der Materialkosten gar nicht zugeordnet ist. Wie stark das die Zahlen verzerrt, beschreiben wir ausführlich im Beitrag Nachkalkulation zeigt, wo die Marge verschwand.
Belastbare Studienzahlen zum Schwund im Fahrzeuglager gibt es für das Handwerk kaum. Eine einfache Beispielrechnung macht die Größenordnung trotzdem greifbar. Die Werte sind eine Schätzung und sollen nur zeigen, wie schnell sich kleine Beträge summieren:
Ergebnis: rund 9.200 Euro Material pro Jahr, die bezahlt, verbaut und nie weiterberechnet wurden. Mit dem üblichen Materialaufschlag liegt der entgangene Umsatz noch höher. Für einen Betrieb mit zehn Mitarbeitenden entspricht das schnell dem Gewinn aus mehreren Aufträgen.
Das teuerste Material im Betrieb ist nicht das, was gestohlen wird, sondern das, was verbaut und nie berechnet wird.
Der Punkt ist nicht die exakte Zahl, sondern dass sie in den meisten Betrieben schlicht unbekannt ist. Wer sie einmal für den eigenen Fuhrpark überschlägt, weiß, ob sich der Aufwand für eine bessere Erfassung lohnt.
Viele Handwerksbetriebe scheuen das Thema, weil sie an Lagersoftware, Barcodescanner und Inventurlisten denken. Das ist für ein Fahrzeuglager mit einigen hundert Teilen meist überdimensioniert. Mit vier einfachen Hebeln kommen Sie deutlich weiter.
Legen Sie für jeden Fahrzeugtyp fest, was an Bord sein soll und in welcher Menge. Eine Liste mit 50 bis 150 Positionen reicht für die meisten Gewerke. Das Sortiment hängt als laminiertes Blatt im Fahrzeug oder liegt als Liste auf dem Handy des Monteurs.
Der Vorteil: Sie haben einen Sollbestand. Was fehlt, wurde verbraucht. Damit wird das Nachfüllen planbar, und Sie sehen erstmals, wie viel Material über ein Fahrzeug tatsächlich läuft.
Nicht jede Schraube muss einzeln auf die Rechnung. Für Kleinmaterial wie Dübel, Schrauben, Kabelbinder oder Dichtmittel ist eine Pauschale oft die ehrlichere und einfachere Lösung. Üblich sind ein fester Betrag pro Auftrag oder ein Prozentsatz auf die Lohnkosten.
Wichtig ist, dass die Pauschale aus echten Zahlen abgeleitet wird. Wenn Sie über einige Wochen erfassen, wie viel Kleinmaterial je Auftragsart verbraucht wird, lässt sich die Pauschale begründen, auch gegenüber dem Kunden.
Für Material, das über die Pauschale hinausgeht, braucht es eine schnelle Erfassung. Hier gilt: Je einfacher, desto eher wird es gemacht. Zwei Varianten haben sich bewährt:
Beide Varianten dauern keine zwei Minuten. Entscheidend ist, dass die Erfassung immer mit einer Auftragsnummer verbunden ist. Sonst landet sie wieder im großen Topf.
Statt bei Bedarf einzeln beim Großhändler vorbeizufahren, füllen Sie die Fahrzeuge in einem festen Rhythmus auf, zum Beispiel alle zwei Wochen. Die Differenz zwischen Soll- und Istbestand wird zur Bestellung. Das spart Fahrten, bündelt Lieferungen und schafft eine saubere Datenbasis.
Aus der Nachfüllmenge und den erfassten Entnahmen sehen Sie nach wenigen Wochen, ob die Rechnung aufgeht. Bleibt eine große Lücke zwischen nachgefülltem und berechnetem Material, wissen Sie genau, wo Sie nachsteuern müssen.
Die beste Liste nützt nichts, wenn sie im Handschuhfach verschwindet. Legen Sie deshalb fest, wer die Entnahmen auswertet und wann. In kleinen Betrieben übernimmt das oft die Person im Büro, die auch die Rechnungen schreibt. Ein fester Termin, etwa einmal pro Woche, reicht.
Ebenso wichtig ist, dass die Eingangsbelege sauber ankommen. Wer Material zusätzlich im Baumarkt oder an der Großhandelstheke kauft, sollte diese Belege genauso dem Auftrag zuordnen. Wie das ohne Zettelwirtschaft funktioniert, zeigen wir im Beitrag Baumarkt-Bons im Handwerksbetrieb sauber erfassen.
Und schließlich: Sprechen Sie mit Ihren Monteuren über das Ziel. Es geht nicht um Kontrolle, sondern darum, dass die Arbeit korrekt bezahlt wird. Wenn das Team versteht, dass nicht berechnetes Material am Ende beim Lohnspielraum fehlt, steigt die Bereitschaft zur Erfassung spürbar.
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Ein realistischer Einstieg sieht so aus:
Nach einem Monat haben Sie eine belastbare Zahl für Ihren Betrieb und eine Routine, die sich auf den ganzen Fuhrpark übertragen lässt.
Wenn Sie den Einkauf im Betrieb ohnehin schlanker aufstellen wollen, hilft ein Blick auf unseren Beitrag Belegchaos im Handwerk: So digitalisieren kleine Betriebe ihren Einkauf. Mit CATHAGO lassen sich Nachfüllbestellungen direkt einem Auftrag oder einer Kostenstelle zuordnen, sodass Material nicht erst im Fahrzeug seine Spur verliert.
Zwei Kartuschen Silikon, zehn Winkel, eine Handvoll Dübel und drei Meter Kabelkanal: Auf der Baustelle verbraucht, auf der Kundenrechnung fehlt es. Einzeln sind das ein paar Euro. Über ein Jahr und fünf Transporter summiert sich das zu einem Betrag, den kaum ein Handwerksbetrieb kennt.
Das Problem ist selten Nachlässigkeit. Der Monteur will fertig werden, der Kunde wartet, und niemand schreibt mitten in der Montage auf, dass gerade die dritte Packung Kabelbinder aufgebraucht wurde. Das Material ist ja da, es liegt im Fahrzeug. Genau darin liegt der Fehler: Was im Transporter liegt, gilt als bereits bezahlt und damit als erledigt.
In diesem Beitrag zeigen wir, warum Kleinmaterial aus dem Fahrzeuglager so oft auf keinem Auftrag landet und wie Sie das ohne Lagerverwaltungssoftware und ohne zusätzlichen Papierkram in den Griff bekommen.
Die meisten Betriebe erfassen Material sauber, wenn es direkt für einen Auftrag bestellt wird. Die Heizungsanlage, die Fenster, die Fliesen für das Bad: Diese Positionen stehen im Angebot, werden bestellt und landen auf der Rechnung. Anders sieht es beim Material aus, das auf Vorrat eingekauft wird und im Transporter oder im Werkstattregal liegt.
Dieses Vorratsmaterial wird einmal eingekauft, verbucht und dann vergessen. Die Rechnung des Großhändlers geht in die Buchhaltung, die Ware wandert ins Fahrzeug. Ab diesem Moment hat niemand mehr den Überblick, auf welcher Baustelle welches Teil verbraucht wird. Nachgefüllt wird nach Gefühl, wenn der Monteur meldet, dass etwas fehlt.
Die Folge zeigt sich an zwei Stellen. Erstens auf der Kundenrechnung: Verbautes Material wird nicht berechnet. Zweitens in der Nachkalkulation: Der Auftrag sieht profitabler aus, als er war, weil ein Teil der Materialkosten gar nicht zugeordnet ist. Wie stark das die Zahlen verzerrt, beschreiben wir ausführlich im Beitrag Nachkalkulation zeigt, wo die Marge verschwand.
Belastbare Studienzahlen zum Schwund im Fahrzeuglager gibt es für das Handwerk kaum. Eine einfache Beispielrechnung macht die Größenordnung trotzdem greifbar. Die Werte sind eine Schätzung und sollen nur zeigen, wie schnell sich kleine Beträge summieren:
Ergebnis: rund 9.200 Euro Material pro Jahr, die bezahlt, verbaut und nie weiterberechnet wurden. Mit dem üblichen Materialaufschlag liegt der entgangene Umsatz noch höher. Für einen Betrieb mit zehn Mitarbeitenden entspricht das schnell dem Gewinn aus mehreren Aufträgen.
Das teuerste Material im Betrieb ist nicht das, was gestohlen wird, sondern das, was verbaut und nie berechnet wird.
Der Punkt ist nicht die exakte Zahl, sondern dass sie in den meisten Betrieben schlicht unbekannt ist. Wer sie einmal für den eigenen Fuhrpark überschlägt, weiß, ob sich der Aufwand für eine bessere Erfassung lohnt.
Viele Handwerksbetriebe scheuen das Thema, weil sie an Lagersoftware, Barcodescanner und Inventurlisten denken. Das ist für ein Fahrzeuglager mit einigen hundert Teilen meist überdimensioniert. Mit vier einfachen Hebeln kommen Sie deutlich weiter.
Legen Sie für jeden Fahrzeugtyp fest, was an Bord sein soll und in welcher Menge. Eine Liste mit 50 bis 150 Positionen reicht für die meisten Gewerke. Das Sortiment hängt als laminiertes Blatt im Fahrzeug oder liegt als Liste auf dem Handy des Monteurs.
Der Vorteil: Sie haben einen Sollbestand. Was fehlt, wurde verbraucht. Damit wird das Nachfüllen planbar, und Sie sehen erstmals, wie viel Material über ein Fahrzeug tatsächlich läuft.
Nicht jede Schraube muss einzeln auf die Rechnung. Für Kleinmaterial wie Dübel, Schrauben, Kabelbinder oder Dichtmittel ist eine Pauschale oft die ehrlichere und einfachere Lösung. Üblich sind ein fester Betrag pro Auftrag oder ein Prozentsatz auf die Lohnkosten.
Wichtig ist, dass die Pauschale aus echten Zahlen abgeleitet wird. Wenn Sie über einige Wochen erfassen, wie viel Kleinmaterial je Auftragsart verbraucht wird, lässt sich die Pauschale begründen, auch gegenüber dem Kunden.
Für Material, das über die Pauschale hinausgeht, braucht es eine schnelle Erfassung. Hier gilt: Je einfacher, desto eher wird es gemacht. Zwei Varianten haben sich bewährt:
Beide Varianten dauern keine zwei Minuten. Entscheidend ist, dass die Erfassung immer mit einer Auftragsnummer verbunden ist. Sonst landet sie wieder im großen Topf.
Statt bei Bedarf einzeln beim Großhändler vorbeizufahren, füllen Sie die Fahrzeuge in einem festen Rhythmus auf, zum Beispiel alle zwei Wochen. Die Differenz zwischen Soll- und Istbestand wird zur Bestellung. Das spart Fahrten, bündelt Lieferungen und schafft eine saubere Datenbasis.
Aus der Nachfüllmenge und den erfassten Entnahmen sehen Sie nach wenigen Wochen, ob die Rechnung aufgeht. Bleibt eine große Lücke zwischen nachgefülltem und berechnetem Material, wissen Sie genau, wo Sie nachsteuern müssen.
Die beste Liste nützt nichts, wenn sie im Handschuhfach verschwindet. Legen Sie deshalb fest, wer die Entnahmen auswertet und wann. In kleinen Betrieben übernimmt das oft die Person im Büro, die auch die Rechnungen schreibt. Ein fester Termin, etwa einmal pro Woche, reicht.
Ebenso wichtig ist, dass die Eingangsbelege sauber ankommen. Wer Material zusätzlich im Baumarkt oder an der Großhandelstheke kauft, sollte diese Belege genauso dem Auftrag zuordnen. Wie das ohne Zettelwirtschaft funktioniert, zeigen wir im Beitrag Baumarkt-Bons im Handwerksbetrieb sauber erfassen.
Und schließlich: Sprechen Sie mit Ihren Monteuren über das Ziel. Es geht nicht um Kontrolle, sondern darum, dass die Arbeit korrekt bezahlt wird. Wenn das Team versteht, dass nicht berechnetes Material am Ende beim Lohnspielraum fehlt, steigt die Bereitschaft zur Erfassung spürbar.
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Ein realistischer Einstieg sieht so aus:
Nach einem Monat haben Sie eine belastbare Zahl für Ihren Betrieb und eine Routine, die sich auf den ganzen Fuhrpark übertragen lässt.
Wenn Sie den Einkauf im Betrieb ohnehin schlanker aufstellen wollen, hilft ein Blick auf unseren Beitrag Belegchaos im Handwerk: So digitalisieren kleine Betriebe ihren Einkauf. Mit CATHAGO lassen sich Nachfüllbestellungen direkt einem Auftrag oder einer Kostenstelle zuordnen, sodass Material nicht erst im Fahrzeug seine Spur verliert.
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