Sicherheitseinbehalte und Bürgschaften als stille Liquiditätsbremse

In vielen Bauunternehmen liegt mehr Geld bei Auftraggebern, als die Geschäftsführung auf dem Schirm hat. Nicht als offene Rechnung, sondern als Sicherheitseinbehalt, der seit der Abnahme auf einem fremden Konto liegt. Dazu kommen Bürgschaften, deren Gewährleistungszeit längst abgelaufen ist, die aber noch immer den Avalrahmen bei Bank oder Versicherer belegen.

Beides fällt im Tagesgeschäft kaum auf. Es gibt keine Mahnung, keinen Zahlungseingang und keinen Termin im Kalender. Und doch fehlt genau dieses Geld, wenn ein neuer Auftrag eine Vertragserfüllungsbürgschaft verlangt oder die Liquidität im Winter knapp wird.

In diesem Beitrag geht es um die Forderungsseite Ihres Bauvertrags: wie Einbehalte und Bürgschaften funktionieren, warum Rückgaben liegen bleiben und wie ein einfaches Fristenregister gebundenes Kapital wieder freimacht.

Ein Beispiel mit angenommenen Werten

Nehmen wir ein Bauunternehmen mit 20 Mio. Euro Jahresumsatz an. Angenommen, bei einem Großteil der Aufträge werden 5 % als Sicherheit für Mängelansprüche einbehalten, und die Gewährleistungszeit läuft vier bis fünf Jahre. Dann summieren sich die Einbehalte aus mehreren Jahrgängen schnell auf einen siebenstelligen Betrag.

Ein Teil davon ist berechtigt gebunden, weil die Fristen noch laufen. Ein anderer Teil könnte längst zurückgefordert sein, weil Fristen abgelaufen sind oder weil der Einbehalt gegen eine Bürgschaft hätte getauscht werden können. Wie groß dieser Teil in Ihrem Betrieb ist, zeigt nur ein Blick in die eigenen Bauvorhaben. Branchendurchschnitte helfen hier nicht weiter.

Wie Sicherheiten nach VOB/B funktionieren

Wenn die VOB/B vereinbart ist, regelt § 17 VOB/B die Sicherheitsleistung. Die wichtigsten Punkte für die Praxis:

• Arten der Sicherheit: Sicherheit kann durch Einbehalt von Geld, durch Hinterlegung oder durch Bürgschaft geleistet werden.
• Wahl- und Austauschrecht: Der Auftragnehmer kann unter den Arten wählen und eine Sicherheit durch eine andere ersetzen, zum Beispiel einen Bareinbehalt durch eine Gewährleistungsbürgschaft.
• Sperrkonto: Behält der Auftraggeber Geld ein, muss er es nach der VOB/B auf ein Sperrkonto einzahlen, über das beide Seiten nur gemeinsam verfügen.
• Rückgabe: Eine Sicherheit für Mängelansprüche ist nach § 17 Abs. 8 VOB/B nach Ablauf von zwei Jahren zurückzugeben, sofern kein anderer Zeitpunkt vereinbart wurde. Soweit noch Ansprüche offen sind, darf der Auftraggeber einen entsprechenden Teil zurückhalten.

Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche bei Bauwerken beträgt nach § 13 Abs. 4 VOB/B vier Jahre, wenn nichts anderes vereinbart ist. Im BGB-Vertrag sind es nach § 634a BGB fünf Jahre. In vielen Verträgen weichen Rückgabe und Gewährleistungsfrist voneinander ab. Genau diese Abweichungen machen die Nachverfolgung so mühsam.

Warum Rückgaben liegen bleiben

Kein Auftraggeber überweist einen Einbehalt von sich aus am Tag des Fristablaufs. Und keine Bank meldet sich, um eine erledigte Bürgschaft zurückzuholen. Die Rückforderung muss vom Auftragnehmer ausgehen.

In der Praxis scheitert sie an drei Stellen:

1. Die Fristen stehen nirgends zentral. Das Abnahmedatum steht im Abnahmeprotokoll, die vereinbarte Frist im Vertrag, der Betrag in der Schlussrechnung. Zusammengeführt werden diese Angaben selten.
2. Die Zuständigkeit ist unklar. Die Bauleitung ist längst auf dem nächsten Projekt, die Buchhaltung kennt die Vertragsdetails nicht, und die Geschäftsführung hat andere Prioritäten.
3. Bürgschaftsurkunden liegen beim Auftraggeber. Solange die Urkunde nicht zurückgegeben ist, gilt die Bürgschaft gegenüber Bank oder Versicherer als bestehend. Sie belastet den Avalrahmen, und es fallen weiter Avalprovisionen an.

Ein Einbehalt, den niemand zurückfordert, wird im Zweifel auch nicht zurückgezahlt. Gebundenes Kapital braucht einen Verantwortlichen und ein Datum.

Das Fristenregister: einfacher als gedacht

Sie brauchen für den Anfang keine Software, sondern eine saubere Liste. Pro Bauvorhaben gehören hinein:

• Auftraggeber und Bauvorhaben
• Art der Sicherheit: Bareinbehalt, Bürgschaft oder Hinterlegung
• Betrag der Sicherheit
• Abnahmedatum laut Protokoll
• Vereinbarter Rückgabezeitpunkt und Ende der Gewährleistung
• Bei Bürgschaften: Bürge, Urkundennummer und Avalprovision
• Status: offen, zurückgefordert, zurückerhalten

Wer diese Liste einmal aufbaut, sieht auf einen Blick, welche Sicherheiten fällig sind, welche Einbehalte gegen Bürgschaften getauscht werden könnten und wie viel Avalrahmen tatsächlich gebunden ist.

Wer das Register pflegt

Das beste Register nützt nichts, wenn es nach drei Monaten veraltet ist. Legen Sie deshalb eine Person fest, die es führt, in vielen Betrieben die kaufmännische Leitung oder die Buchhaltung. Die Bauleitung liefert zu: Abnahmeprotokoll und Schlussrechnung gehen nach jeder Abnahme automatisch an diese Person.

Sinnvoll ist ein fester Rhythmus. Einmal im Monat werden neue Abnahmen eingetragen, einmal im Quartal wird geprüft, welche Fristen in den nächsten drei Monaten enden. So entsteht ein überschaubarer Arbeitsaufwand, der sich gut in den bestehenden Monatsabschluss einfügt.

Für den Einstieg reicht es, mit den laufenden Gewährleistungsfällen zu beginnen und ältere Bauvorhaben nach und nach nachzutragen. Wer zuerst die größten Beträge erfasst, sieht am schnellsten, wo sich die Arbeit lohnt.

Wichtig ist auch die Verbindung zur Liquiditätsplanung. Wenn das Register zeigt, dass im nächsten Quartal mehrere Einbehalte fällig werden, gehört dieser erwartete Zahlungseingang in den Liquiditätsplan. Umgekehrt zeigt der Abgleich mit dem Avalrahmen, wie viel Spielraum für neue Bürgschaften besteht, bevor das nächste Angebot abgegeben wird.

Vier Maßnahmen, die Kapital freimachen

Rückforderung aktiv anstoßen

Setzen Sie für jede Sicherheit einen Termin einige Wochen vor dem vereinbarten Rückgabezeitpunkt. Fordern Sie dann schriftlich die Auszahlung des Einbehalts oder die Rückgabe der Bürgschaftsurkunde an, mit klarer Frist.

Einbehalte gegen Bürgschaften tauschen

Wo der Vertrag es zulässt, ersetzen Sie Bareinbehalte durch Gewährleistungsbürgschaften. Das kostet Avalprovision, bringt aber Liquidität sofort zurück. Ob sich der Tausch lohnt, hängt von Ihren Avalkonditionen und Ihrem Liquiditätsbedarf ab.

Avalrahmen quartalsweise prüfen

Gleichen Sie einmal pro Quartal die Liste der laufenden Bürgschaften Ihres Bürgen mit Ihrem Fristenregister ab. Jede Bürgschaft, deren Grund erledigt ist, sollte zurückgefordert werden.

Klauseln prüfen lassen

Manche Sicherungsabreden in Bauverträgen halten einer rechtlichen Prüfung nicht stand, etwa wenn der Auftragnehmer einen Einbehalt nur durch eine Bürgschaft auf erstes Anfordern ablösen darf. Bei strittigen Klauseln lohnt sich der Weg zu einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht.

Die Verbindung zum Einkauf

Was für Ihre Auftraggeber gilt, gilt spiegelbildlich für Ihre Nachunternehmer. Auch dort halten Sie Sicherheiten ein und müssen Fristen im Blick behalten. Wie Sie Nachunternehmer-Abschläge sauber prüfen, lesen Sie im Beitrag Nachunternehmer-Abschläge sauber prüfen und verbuchen. Welche Kennzahlen eine Geschäftsführung im Bau regelmäßig sehen sollte, zeigt Kennzahlen die jeder Bau-Geschäftsführer steuern sollte.

Eine saubere Belegkette pro Bauvorhaben macht auch die Fristenarbeit leichter. Wenn Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen projektbezogen in CATHAGO liegen, sind die Unterlagen zur Abnahme und Schlussrechnung schnell gefunden.

Unser Vorschlag: Nehmen Sie sich diese Woche die fünf ältesten abgenommenen Bauvorhaben vor und prüfen Sie, ob dort noch Einbehalte oder Bürgschaften offen sind. Wenn Sie sehen möchten, wie eine durchgängige Belegkette pro Projekt aussieht, zeigen wir es Ihnen gern in einer kurzen Demo.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Quellen: § 17 VOB/B, § 13 VOB/B, § 634a BGB