Kies, Schotter, Bodenaushub: Warum Wiegescheine oft verloren gehen, was sie für Abrechnung und Nachweis leisten und wie Sie sie lückenlos sichern.
Zwanzig Lkw-Ladungen Schotter am Tag, zwanzig Wiegescheine im Fahrerhaus. Am Monatsende kommt die Rechnung über 1.400 Tonnen, und in der Bauleitung liegen elf Belege. Die übrigen stecken in Jackentaschen, im Bauwagen oder sind mit dem Fahrer zurück ins Kieswerk gefahren. Ob tatsächlich 1.400 Tonnen angekommen sind, lässt sich nicht mehr belegen.
Bei Schüttgut wird nach Gewicht abgerechnet. Der Wiegeschein ist der einzige Beleg, wie viel geliefert oder abgefahren wurde. Trotzdem wird er auf vielen Baustellen behandelt wie ein Zettel, den man irgendwann mal abheftet.
Bei Stückgut zählen Sie Paletten. Bei Schüttgut haben Sie nur den Wiegeschein. Fehlt er, fehlt der Beweis.
Wiegescheine begegnen Ihnen auf der Baustelle in zwei Richtungen.
Bei der Anlieferung von Kies, Schotter, Sand, Recyclingmaterial oder Frostschutz belegt der Wiegeschein die gelieferte Menge. Er ist die Grundlage für die Rechnungsprüfung. Weicht die Summe auf der Rechnung von der Summe der Wiegescheine ab, haben Sie nur dann eine Verhandlungsposition, wenn Sie alle Scheine haben.
Bei der Abfuhr von Bodenaushub, Bauschutt oder anderen mineralischen Abfällen belegt der Wiegeschein die abgefahrene Menge. Er ist Abrechnungsgrundlage für Transport und Entsorgung. Und er ist Teil der Dokumentation, wohin das Material gegangen ist.
In beiden Richtungen geht es um viel Geld. Bei Erdarbeiten mit mehreren tausend Tonnen Aushub summieren sich schon kleine Abweichungen pro Ladung auf spürbare Beträge. Ein paar hundert Kilo mehr pro Fuhre fallen auf der einzelnen Rechnung nicht auf, über ein Projekt hinweg sehr wohl.
Das Problem liegt im Ablauf. Der Wiegeschein entsteht an der Waage, im Kieswerk, an der Deponie oder an der Fahrzeugwaage des Entsorgers. Er wandert mit dem Fahrer zur Baustelle oder bleibt gleich im Fahrzeug. Wer auf der Baustelle zuständig ist, ihn entgegenzunehmen, ist oft nicht geregelt.
Typische Muster:
Am Ende hat die Bauleitung einen Stapel Papier, die Buchhaltung eine Sammelrechnung und niemand die Zeit, beides Ladung für Ladung abzugleichen. Mehr dazu, was verlorene Belege grundsätzlich kosten, lesen Sie in unserem Beitrag Verlorene Lieferscheine am Bau kosten bares Geld.
Bei mineralischen Ersatzbaustoffen und bestimmtem Bodenmaterial kommt eine rechtliche Pflicht dazu. Die Ersatzbaustoffverordnung verlangt in § 25 einen Lieferschein für das In-Verkehr-Bringen. Wer das Material in Verkehr bringt, muss den Lieferschein fünf Jahre aufbewahren. Der Verwender hat die erhaltenen Lieferscheine einer Baumaßnahme zusammenzufügen und mit einem Deckblatt zu dokumentieren. Für bestimmte Bodenmaterialien gibt es Ausnahmen, etwa wenn die Gesamtmenge des Einbaus in ein technisches Bauwerk 200 Tonnen nicht überschreitet (gesetze-im-internet.de).
Der Wiegeschein allein ersetzt diese Dokumentation nicht. Er ist aber oft das Bindeglied, mit dem sich Mengen auf Lieferschein, Entsorgungsbeleg und Rechnung abgleichen lassen. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, hängt von Material, Einstufung und Bundesland ab. Klären Sie das im Zweifel mit Ihrer zuständigen Behörde oder Ihrem Entsorgungsfachbetrieb.
Ein vereinfachtes Beispiel mit angenommenen Werten zeigt, warum sich der Abgleich lohnt. Eine Erdbaustelle fährt über drei Monate 6.000 Tonnen Aushub ab und bekommt 3.000 Tonnen Schotter für den Unterbau geliefert. Liegt die abgerechnete Menge im Schnitt nur 2 Prozent über der tatsächlichen, sind das 180 Tonnen, die bezahlt werden, ohne geliefert oder abgefahren worden zu sein.
Je nach Material, Entsorgungsklasse und Region kommen dabei schnell vierstellige Beträge zusammen. Die Abweichung muss keine Absicht sein. Doppelt erfasste Fahrten, falsch zugeordnete Kennzeichen oder Ladungen einer anderen Baustelle reichen aus.
Ohne vollständige Wiegescheine lässt sich keine dieser Ursachen nachweisen. Mit vollständigen Scheinen ist es eine Frage von Minuten, die strittigen Fahrten zu finden und mit dem Lieferanten oder Entsorger zu klären.
Der Ablauf muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass jeder Schein an einem festen Punkt erfasst wird, bevor er verloren gehen kann.
Jeder Wiegeschein wird bei Ankunft entgegengenommen und sofort erfasst, am besten fotografiert oder gescannt. Legen Sie fest, wer das auf der Baustelle macht. Bei Abfuhr gilt das Gleiche: Lassen Sie sich vom Fuhrunternehmer den Wiegeschein jeder Fahrt geben oder digital übermitteln, nicht erst mit der Rechnung.
Ein Wiegeschein ohne Bezug nützt wenig. Ordnen Sie ihn direkt dem Abruf, dem Bauabschnitt und der Kostenstelle zu. So sehen Sie schon während der Bauzeit, ob die abgerufenen Mengen zur Planung passen.
Schüttgut wird meist per Sammelrechnung abgerechnet. Prüfen Sie diese nicht nur in der Summe, sondern gegen die Liste der einzelnen Wiegescheine: Datum, Kennzeichen, Nettogewicht. Fehlt ein Schein auf Ihrer Seite oder taucht einer auf der Rechnung doppelt auf, fällt das nur bei dieser Prüfung auf. Auch Fracht- und Mautzuschläge gehören in den Abgleich, wie unser Beitrag zu Frachtkosten und Zuschlägen bei Baustofflieferungen zeigt.
Legen Sie fest, wo Wiegescheine nach Abschluss der Baumaßnahme liegen und wie lange. Für steuerliche Zwecke und für Nachweise nach Ersatzbaustoffverordnung gelten eigene Fristen. Wie Sie Lieferscheine generell richtig aufbewahren, beschreibt der Artikel Lieferscheine im Bau richtig aufbewahren.
Technisch ist ein Wiegeschein nichts anderes als ein Lieferschein mit Gewicht statt Stückzahl. In CATHAGO lässt er sich deshalb genauso mobil auf der Baustelle erfassen, der Bestellung zuordnen und automatisch mit der Rechnung abgleichen. Die Bauleitung sieht die gelieferte Tonnage laufend, nicht erst am Monatsende. Unsere Kunden kommen so auf 99,9 % digitale Lieferdaten.
Starten Sie auf der nächsten Erdbaustelle mit einer klaren Zuständigkeit für Wiegescheine. Wenn Sie sehen möchten, wie die digitale Erfassung dabei hilft, zeigen wir es Ihnen gern in einer kurzen Demo.
Zwanzig Lkw-Ladungen Schotter am Tag, zwanzig Wiegescheine im Fahrerhaus. Am Monatsende kommt die Rechnung über 1.400 Tonnen, und in der Bauleitung liegen elf Belege. Die übrigen stecken in Jackentaschen, im Bauwagen oder sind mit dem Fahrer zurück ins Kieswerk gefahren. Ob tatsächlich 1.400 Tonnen angekommen sind, lässt sich nicht mehr belegen.
Bei Schüttgut wird nach Gewicht abgerechnet. Der Wiegeschein ist der einzige Beleg, wie viel geliefert oder abgefahren wurde. Trotzdem wird er auf vielen Baustellen behandelt wie ein Zettel, den man irgendwann mal abheftet.
Bei Stückgut zählen Sie Paletten. Bei Schüttgut haben Sie nur den Wiegeschein. Fehlt er, fehlt der Beweis.
Wiegescheine begegnen Ihnen auf der Baustelle in zwei Richtungen.
Bei der Anlieferung von Kies, Schotter, Sand, Recyclingmaterial oder Frostschutz belegt der Wiegeschein die gelieferte Menge. Er ist die Grundlage für die Rechnungsprüfung. Weicht die Summe auf der Rechnung von der Summe der Wiegescheine ab, haben Sie nur dann eine Verhandlungsposition, wenn Sie alle Scheine haben.
Bei der Abfuhr von Bodenaushub, Bauschutt oder anderen mineralischen Abfällen belegt der Wiegeschein die abgefahrene Menge. Er ist Abrechnungsgrundlage für Transport und Entsorgung. Und er ist Teil der Dokumentation, wohin das Material gegangen ist.
In beiden Richtungen geht es um viel Geld. Bei Erdarbeiten mit mehreren tausend Tonnen Aushub summieren sich schon kleine Abweichungen pro Ladung auf spürbare Beträge. Ein paar hundert Kilo mehr pro Fuhre fallen auf der einzelnen Rechnung nicht auf, über ein Projekt hinweg sehr wohl.
Das Problem liegt im Ablauf. Der Wiegeschein entsteht an der Waage, im Kieswerk, an der Deponie oder an der Fahrzeugwaage des Entsorgers. Er wandert mit dem Fahrer zur Baustelle oder bleibt gleich im Fahrzeug. Wer auf der Baustelle zuständig ist, ihn entgegenzunehmen, ist oft nicht geregelt.
Typische Muster:
Am Ende hat die Bauleitung einen Stapel Papier, die Buchhaltung eine Sammelrechnung und niemand die Zeit, beides Ladung für Ladung abzugleichen. Mehr dazu, was verlorene Belege grundsätzlich kosten, lesen Sie in unserem Beitrag Verlorene Lieferscheine am Bau kosten bares Geld.
Bei mineralischen Ersatzbaustoffen und bestimmtem Bodenmaterial kommt eine rechtliche Pflicht dazu. Die Ersatzbaustoffverordnung verlangt in § 25 einen Lieferschein für das In-Verkehr-Bringen. Wer das Material in Verkehr bringt, muss den Lieferschein fünf Jahre aufbewahren. Der Verwender hat die erhaltenen Lieferscheine einer Baumaßnahme zusammenzufügen und mit einem Deckblatt zu dokumentieren. Für bestimmte Bodenmaterialien gibt es Ausnahmen, etwa wenn die Gesamtmenge des Einbaus in ein technisches Bauwerk 200 Tonnen nicht überschreitet (gesetze-im-internet.de).
Der Wiegeschein allein ersetzt diese Dokumentation nicht. Er ist aber oft das Bindeglied, mit dem sich Mengen auf Lieferschein, Entsorgungsbeleg und Rechnung abgleichen lassen. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, hängt von Material, Einstufung und Bundesland ab. Klären Sie das im Zweifel mit Ihrer zuständigen Behörde oder Ihrem Entsorgungsfachbetrieb.
Ein vereinfachtes Beispiel mit angenommenen Werten zeigt, warum sich der Abgleich lohnt. Eine Erdbaustelle fährt über drei Monate 6.000 Tonnen Aushub ab und bekommt 3.000 Tonnen Schotter für den Unterbau geliefert. Liegt die abgerechnete Menge im Schnitt nur 2 Prozent über der tatsächlichen, sind das 180 Tonnen, die bezahlt werden, ohne geliefert oder abgefahren worden zu sein.
Je nach Material, Entsorgungsklasse und Region kommen dabei schnell vierstellige Beträge zusammen. Die Abweichung muss keine Absicht sein. Doppelt erfasste Fahrten, falsch zugeordnete Kennzeichen oder Ladungen einer anderen Baustelle reichen aus.
Ohne vollständige Wiegescheine lässt sich keine dieser Ursachen nachweisen. Mit vollständigen Scheinen ist es eine Frage von Minuten, die strittigen Fahrten zu finden und mit dem Lieferanten oder Entsorger zu klären.
Der Ablauf muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass jeder Schein an einem festen Punkt erfasst wird, bevor er verloren gehen kann.
Jeder Wiegeschein wird bei Ankunft entgegengenommen und sofort erfasst, am besten fotografiert oder gescannt. Legen Sie fest, wer das auf der Baustelle macht. Bei Abfuhr gilt das Gleiche: Lassen Sie sich vom Fuhrunternehmer den Wiegeschein jeder Fahrt geben oder digital übermitteln, nicht erst mit der Rechnung.
Ein Wiegeschein ohne Bezug nützt wenig. Ordnen Sie ihn direkt dem Abruf, dem Bauabschnitt und der Kostenstelle zu. So sehen Sie schon während der Bauzeit, ob die abgerufenen Mengen zur Planung passen.
Schüttgut wird meist per Sammelrechnung abgerechnet. Prüfen Sie diese nicht nur in der Summe, sondern gegen die Liste der einzelnen Wiegescheine: Datum, Kennzeichen, Nettogewicht. Fehlt ein Schein auf Ihrer Seite oder taucht einer auf der Rechnung doppelt auf, fällt das nur bei dieser Prüfung auf. Auch Fracht- und Mautzuschläge gehören in den Abgleich, wie unser Beitrag zu Frachtkosten und Zuschlägen bei Baustofflieferungen zeigt.
Legen Sie fest, wo Wiegescheine nach Abschluss der Baumaßnahme liegen und wie lange. Für steuerliche Zwecke und für Nachweise nach Ersatzbaustoffverordnung gelten eigene Fristen. Wie Sie Lieferscheine generell richtig aufbewahren, beschreibt der Artikel Lieferscheine im Bau richtig aufbewahren.
Technisch ist ein Wiegeschein nichts anderes als ein Lieferschein mit Gewicht statt Stückzahl. In CATHAGO lässt er sich deshalb genauso mobil auf der Baustelle erfassen, der Bestellung zuordnen und automatisch mit der Rechnung abgleichen. Die Bauleitung sieht die gelieferte Tonnage laufend, nicht erst am Monatsende. Unsere Kunden kommen so auf 99,9 % digitale Lieferdaten.
Starten Sie auf der nächsten Erdbaustelle mit einer klaren Zuständigkeit für Wiegescheine. Wenn Sie sehen möchten, wie die digitale Erfassung dabei hilft, zeigen wir es Ihnen gern in einer kurzen Demo.
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