BMEcat, PRICAT oder Excel: Wie Bauunternehmen Artikel- und Preisdaten ihrer Lieferanten übernehmen, statt sie abzutippen, und worauf sie achten müssen.
Ein Baustoffhändler schickt seine neue Preisliste mit 4.000 Positionen als PDF. Irgendjemand im Einkauf soll sie jetzt ins System bringen, Zeile für Zeile. Dabei liegen die gleichen Daten beim Händler längst strukturiert vor. Man muss nur das richtige Format anfordern.
Artikel- und Preisdaten von Lieferanten sind die Grundlage für alles, was danach kommt: Bestellungen mit korrekten Artikelnummern, Preisvergleiche, die automatische Rechnungsprüfung. Kommen die Daten als PDF oder als Excel ohne feste Struktur, beginnt jeder Import mit Handarbeit, und jede Handarbeit bringt Tippfehler mit. Dieser Artikel erklärt, welche Formate es gibt, welches Sie anfordern sollten und worauf Sie beim Import achten.
In vielen Baubetrieben sieht der Datenfluss so aus: Der Lieferant schickt einmal im Jahr eine Preisliste, mal als PDF, mal als Excel. Jeder Lieferant hat eigene Spalten, eigene Einheiten und eigene Bezeichnungen. Der eine gibt den Preis pro Stück an, der nächste pro 100 Stück, der dritte pro Palette.
Die Folgen zeigen sich spätestens bei der Rechnungsprüfung. Stimmt die Preiseinheit im System nicht mit der auf der Rechnung überein, meldet die Prüfung eine Abweichung, die keine ist. Oder schlimmer: Sie meldet keine, obwohl eine da ist. Wie viel veraltete Preise kosten, zeigt der Artikel Veraltete Preislisten kosten Bauunternehmen bares Geld.
Dazu kommt der Aufwand. Eine Preisliste mit mehreren tausend Positionen abzutippen oder per Hand in eine Importvorlage zu kopieren, bindet Tage. Und im nächsten Jahr beginnt alles von vorn.
Die Daten, die Sie abtippen, liegen beim Lieferanten fast immer schon strukturiert im System. Die Frage ist nicht, ob er sie hat, sondern ob Sie danach fragen.
Für den Austausch von Artikeldaten zwischen Lieferant und Kunde haben sich mehrere Formate etabliert. Für Bauunternehmen sind vor allem drei relevant.
BMEcat ist ein XML-basierter Standard für den Austausch elektronischer Produktkataloge. Er wird vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) getragen und wurde zusammen mit Universität Duisburg-Essen und Fraunhofer IAO entwickelt. Verbreitet sind die Versionen 1.2 und 2005. Quelle: Spezifikation BMEcat 2005
Ein BMEcat-Katalog enthält neben Artikelnummer und Bezeichnung auch Preise, Bestelleinheiten, Verpackungsmengen, Klassifizierungen und Bildverweise. Der Standard kennt unterschiedliche Übertragungsarten: einen vollständigen neuen Katalog, eine Aktualisierung der Produktdaten oder nur eine Aktualisierung der Preise. Gerade die reine Preisaktualisierung ist für den jährlichen Preiswechsel praktisch.
Viele große Lieferanten aus Befestigungstechnik, Werkzeug und Arbeitsschutz liefern ihre Kataloge auf Anfrage als BMEcat. Achten Sie darauf, welche Version Sie bekommen. Der Dateiname verrät das nicht, die Angabe steht im Kopf der XML-Datei.
Im Baustoffhandel gibt es mit PRICAT einen eigenen Datenstandard für Artikelstammdaten zwischen Industrie und Handel, entwickelt im Umfeld der BDB-BauDatenbank. Quelle: baulinks.de, BDB-BauDatenbank und PRICAT
Für Bauunternehmen ist PRICAT vor allem indirekt interessant: Baustoffhändler, die ihre Daten von der Industrie in diesem Format bekommen, haben sie strukturiert vorliegen und können sie in der Regel auch strukturiert weitergeben. Fragen Sie nach, in welchem Format der Händler seine Stammdaten selbst pflegt.
Nicht jeder Lieferant kann BMEcat liefern, gerade kleinere regionale Händler nicht. Hier hilft eine feste Excel-Vorlage, die Sie selbst vorgeben. Der Unterschied zur üblichen Excel-Preisliste: Spalten, Einheiten und Pflichtfelder sind festgelegt, und jeder Lieferant füllt dieselbe Vorlage aus.
Für Elektro- und SHK-Betriebe spielen zusätzlich DATANORM und ETIM eine Rolle. Mehr dazu im Artikel Mit DATANORM und ETIM Baukataloge aktuell halten.
Egal welches Format: Bestimmte Angaben müssen in jedem Datensatz stehen, sonst lässt sich der Artikel nicht sauber bestellen und prüfen. Diese Pflichtfelder sollten Sie festlegen:
Warum Klassifizierung den Unterschied macht, beschreibt der Artikel Artikelstammdaten im Bau mit eCl@ss standardisieren.
Auch strukturierte Daten bringen Fehlerquellen mit. Prüfen Sie vor jedem Import:
Prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig zehn bis zwanzig Artikel gegen die Originaldatei. Fehler in der Zuordnung von Spalten fallen dabei schnell auf.
Viele Lieferanten liefern strukturierte Daten, wenn man konkret danach fragt. Nennen Sie das gewünschte Format, schicken Sie bei Excel Ihre Vorlage mit und vereinbaren Sie einen festen Termin für die jährliche Aktualisierung. Bei Rahmenverträgen gehört die Datenlieferung in den Vertrag. Ein Satz wie „Der Lieferant stellt seine Artikel- und Preisdaten jährlich bis zum 15. Dezember im Format BMEcat oder in der Vorlage des Auftraggebers bereit“ reicht oft schon aus. Wer viel abnimmt, hat bei dieser Forderung eine gute Verhandlungsposition.
Für Lieferanten, die einen eigenen Onlineshop betreiben, ist auch die Anbindung per OCI eine Option. Dann bestellen Sie direkt im Shop, und die Daten kommen mit der Bestellung zurück. Wie das funktioniert, lesen Sie unter Lieferantenshops per OCI direkt ins ERP anbinden.
CATHAGO übernimmt Lieferantenkataloge aus BMEcat, Excel und anderen Formaten in eine einheitliche Vorlage, damit Bestellung und Rechnungsprüfung auf denselben Daten arbeiten.
Abtippen ist kein Naturgesetz. Fordern Sie bei Ihren fünf wichtigsten Lieferanten die Artikeldaten in einem strukturierten Format an, am besten BMEcat, sonst Ihre eigene Excel-Vorlage. Legen Sie Pflichtfelder fest und prüfen Sie jeden Import gegen die Checkliste. Damit stimmen die Daten, auf die Ihr Einkauf und Ihre Rechnungsprüfung jeden Tag zugreifen.
Quellen: Spezifikation BMEcat 2005, BME e.V. · baulinks.de, BDB-BauDatenbank und PRICAT
Ein Baustoffhändler schickt seine neue Preisliste mit 4.000 Positionen als PDF. Irgendjemand im Einkauf soll sie jetzt ins System bringen, Zeile für Zeile. Dabei liegen die gleichen Daten beim Händler längst strukturiert vor. Man muss nur das richtige Format anfordern.
Artikel- und Preisdaten von Lieferanten sind die Grundlage für alles, was danach kommt: Bestellungen mit korrekten Artikelnummern, Preisvergleiche, die automatische Rechnungsprüfung. Kommen die Daten als PDF oder als Excel ohne feste Struktur, beginnt jeder Import mit Handarbeit, und jede Handarbeit bringt Tippfehler mit. Dieser Artikel erklärt, welche Formate es gibt, welches Sie anfordern sollten und worauf Sie beim Import achten.
In vielen Baubetrieben sieht der Datenfluss so aus: Der Lieferant schickt einmal im Jahr eine Preisliste, mal als PDF, mal als Excel. Jeder Lieferant hat eigene Spalten, eigene Einheiten und eigene Bezeichnungen. Der eine gibt den Preis pro Stück an, der nächste pro 100 Stück, der dritte pro Palette.
Die Folgen zeigen sich spätestens bei der Rechnungsprüfung. Stimmt die Preiseinheit im System nicht mit der auf der Rechnung überein, meldet die Prüfung eine Abweichung, die keine ist. Oder schlimmer: Sie meldet keine, obwohl eine da ist. Wie viel veraltete Preise kosten, zeigt der Artikel Veraltete Preislisten kosten Bauunternehmen bares Geld.
Dazu kommt der Aufwand. Eine Preisliste mit mehreren tausend Positionen abzutippen oder per Hand in eine Importvorlage zu kopieren, bindet Tage. Und im nächsten Jahr beginnt alles von vorn.
Die Daten, die Sie abtippen, liegen beim Lieferanten fast immer schon strukturiert im System. Die Frage ist nicht, ob er sie hat, sondern ob Sie danach fragen.
Für den Austausch von Artikeldaten zwischen Lieferant und Kunde haben sich mehrere Formate etabliert. Für Bauunternehmen sind vor allem drei relevant.
BMEcat ist ein XML-basierter Standard für den Austausch elektronischer Produktkataloge. Er wird vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) getragen und wurde zusammen mit Universität Duisburg-Essen und Fraunhofer IAO entwickelt. Verbreitet sind die Versionen 1.2 und 2005. Quelle: Spezifikation BMEcat 2005
Ein BMEcat-Katalog enthält neben Artikelnummer und Bezeichnung auch Preise, Bestelleinheiten, Verpackungsmengen, Klassifizierungen und Bildverweise. Der Standard kennt unterschiedliche Übertragungsarten: einen vollständigen neuen Katalog, eine Aktualisierung der Produktdaten oder nur eine Aktualisierung der Preise. Gerade die reine Preisaktualisierung ist für den jährlichen Preiswechsel praktisch.
Viele große Lieferanten aus Befestigungstechnik, Werkzeug und Arbeitsschutz liefern ihre Kataloge auf Anfrage als BMEcat. Achten Sie darauf, welche Version Sie bekommen. Der Dateiname verrät das nicht, die Angabe steht im Kopf der XML-Datei.
Im Baustoffhandel gibt es mit PRICAT einen eigenen Datenstandard für Artikelstammdaten zwischen Industrie und Handel, entwickelt im Umfeld der BDB-BauDatenbank. Quelle: baulinks.de, BDB-BauDatenbank und PRICAT
Für Bauunternehmen ist PRICAT vor allem indirekt interessant: Baustoffhändler, die ihre Daten von der Industrie in diesem Format bekommen, haben sie strukturiert vorliegen und können sie in der Regel auch strukturiert weitergeben. Fragen Sie nach, in welchem Format der Händler seine Stammdaten selbst pflegt.
Nicht jeder Lieferant kann BMEcat liefern, gerade kleinere regionale Händler nicht. Hier hilft eine feste Excel-Vorlage, die Sie selbst vorgeben. Der Unterschied zur üblichen Excel-Preisliste: Spalten, Einheiten und Pflichtfelder sind festgelegt, und jeder Lieferant füllt dieselbe Vorlage aus.
Für Elektro- und SHK-Betriebe spielen zusätzlich DATANORM und ETIM eine Rolle. Mehr dazu im Artikel Mit DATANORM und ETIM Baukataloge aktuell halten.
Egal welches Format: Bestimmte Angaben müssen in jedem Datensatz stehen, sonst lässt sich der Artikel nicht sauber bestellen und prüfen. Diese Pflichtfelder sollten Sie festlegen:
Warum Klassifizierung den Unterschied macht, beschreibt der Artikel Artikelstammdaten im Bau mit eCl@ss standardisieren.
Auch strukturierte Daten bringen Fehlerquellen mit. Prüfen Sie vor jedem Import:
Prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig zehn bis zwanzig Artikel gegen die Originaldatei. Fehler in der Zuordnung von Spalten fallen dabei schnell auf.
Viele Lieferanten liefern strukturierte Daten, wenn man konkret danach fragt. Nennen Sie das gewünschte Format, schicken Sie bei Excel Ihre Vorlage mit und vereinbaren Sie einen festen Termin für die jährliche Aktualisierung. Bei Rahmenverträgen gehört die Datenlieferung in den Vertrag. Ein Satz wie „Der Lieferant stellt seine Artikel- und Preisdaten jährlich bis zum 15. Dezember im Format BMEcat oder in der Vorlage des Auftraggebers bereit“ reicht oft schon aus. Wer viel abnimmt, hat bei dieser Forderung eine gute Verhandlungsposition.
Für Lieferanten, die einen eigenen Onlineshop betreiben, ist auch die Anbindung per OCI eine Option. Dann bestellen Sie direkt im Shop, und die Daten kommen mit der Bestellung zurück. Wie das funktioniert, lesen Sie unter Lieferantenshops per OCI direkt ins ERP anbinden.
CATHAGO übernimmt Lieferantenkataloge aus BMEcat, Excel und anderen Formaten in eine einheitliche Vorlage, damit Bestellung und Rechnungsprüfung auf denselben Daten arbeiten.
Abtippen ist kein Naturgesetz. Fordern Sie bei Ihren fünf wichtigsten Lieferanten die Artikeldaten in einem strukturierten Format an, am besten BMEcat, sonst Ihre eigene Excel-Vorlage. Legen Sie Pflichtfelder fest und prüfen Sie jeden Import gegen die Checkliste. Damit stimmen die Daten, auf die Ihr Einkauf und Ihre Rechnungsprüfung jeden Tag zugreifen.
Quellen: Spezifikation BMEcat 2005, BME e.V. · baulinks.de, BDB-BauDatenbank und PRICAT
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