Lieferanten- und eigene Artikelnummern sauber verknüpfen

Der gleiche Betonschraubanker heißt beim Baustoffhändler A 0912-345, beim Händler B HB-77812 und im eigenen ERP M-10044. Solange diese drei Nummern nicht miteinander verknüpft sind, sieht niemand im Betrieb, dass Sie dasselbe Teil zu drei verschiedenen Preisen kaufen. (Die Nummern sind ein konstruiertes Beispiel, das Muster kennt jeder Einkäufer.)

Das Problem fällt selten auf, weil jede einzelne Bestellung für sich korrekt ist. Der Polier bestellt beim Händler, mit dem er gute Erfahrungen hat, und nutzt dessen Nummer. Der Einkauf wertet am Jahresende nach eigener Materialnummer aus. Zwischen beiden Welten fehlt die Brücke, und genau dort verschwinden Preisunterschiede, Mengen und Verhandlungsargumente.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie eine saubere Zuordnung zwischen Lieferantenartikelnummer und eigener Artikelnummer aufbauen, wer sie pflegen sollte und was passiert, wenn ein Händler seine Nummern ändert.

Ein Material, viele Nummern

In einem Bauunternehmen mit mehreren aktiven Baustofflieferanten gibt es für gängiges Kleinmaterial schnell drei oder vier Bezugsquellen. Jeder Lieferant pflegt seinen eigenen Katalog mit eigener Nummernlogik. Manche Händler arbeiten mit rein numerischen Nummern, andere mit Präfixen für Warengruppen, wieder andere übernehmen die Herstellernummer.

Im eigenen ERP existiert im besten Fall eine interne Materialnummer, an der Kalkulation, Lager und Kostenstellen hängen. In vielen Betrieben gibt es diese Nummer aber nur für einen Teil des Sortiments. Der Rest wird als Freitext bestellt oder mit der Nummer des Händlers, bei dem zuletzt gekauft wurde.

Daraus entstehen drei typische Situationen:

• Kein Preisvergleich: Ob der Anker bei Händler A oder B günstiger ist, lässt sich nur per Hand herausfinden, weil die Systeme die Artikel nicht als gleich erkennen.
• Falsche Zuordnung in der Rechnungsprüfung: Auf der Rechnung steht die Lieferantennummer, in der Bestellung eine interne Nummer. Wer prüft, muss raten, welche Position zu welcher gehört.
• Dubletten im Artikelstamm: Wird für jede neue Lieferantennummer ein neuer Artikel angelegt, steht dasselbe Material dreimal im Stamm. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Dubletten im Materialstamm.

Warum die Brücke so oft fehlt

Die Zuordnung zwischen Lieferanten- und eigener Nummer ist in den meisten ERP-Systemen technisch vorgesehen. Es gibt ein Feld für die Lieferantenartikelnummer, manchmal sogar eine eigene Tabelle. Gefüllt wird sie trotzdem selten vollständig.

Der Grund ist meistens organisatorisch. Die Bestellung entsteht auf der Baustelle oder im Bauleiterbüro, nicht im Einkauf. Wer dort bestellt, kennt die Händlernummer aus dem Katalog oder vom letzten Lieferschein. Die interne Nummer kennt er nicht, und er hat auch keinen Grund, sie nachzuschlagen. Der Einkauf wiederum sieht die Bestellung erst, wenn sie schon raus ist.

Dazu kommt, dass niemand formal verantwortlich ist. Die IT pflegt das System, der Einkauf die Konditionen, die Buchhaltung die Kreditoren. Die Zuordnungstabelle fällt zwischen alle Stühle und wächst unkontrolliert oder gar nicht.

Eine Artikelnummer ist kein Datenfeld, sondern eine Vereinbarung im Betrieb. Wer sie nicht pflegt, kauft dasselbe Teil mehrfach zu unterschiedlichen Preisen.

So bauen Sie die Zuordnungstabelle auf

Der Kern ist einfach: Ihre eigene Materialnummer ist der Schlüssel. An diesem Schlüssel hängen beliebig viele Lieferantennummern, jeweils mit Lieferant, Einheit und aktuellem Preis. Diese Struktur heißt im Einkauf auch Cross-Reference.

Schritt 1: Mit den A-Artikeln anfangen

Versuchen Sie nicht, das gesamte Sortiment auf einmal zu verknüpfen. Ziehen Sie die Einkaufsdaten der letzten zwölf Monate und sortieren Sie nach Umsatz. Die Materialien, die zusammen den größten Teil des Einkaufsvolumens ausmachen, verknüpfen Sie zuerst. Das sind in der Regel Beton, Bewehrungsstahl, Mauersteine, Dämmung, Befestigungstechnik und Verbrauchsmaterial.

Schritt 2: EAN und Herstellernummer als Hilfsschlüssel nutzen

Viele Lieferanten liefern in ihren Katalogen zusätzlich die EAN (GTIN) oder die Herstellerartikelnummer mit. Diese Nummern sind über Händler hinweg gleich. Wenn zwei Lieferantennummern dieselbe EAN haben, ist die Zuordnung zur eigenen Nummer meist eindeutig. Für Schüttgut, Beton und Eigenmarken fehlt die EAN oft, dort ist Handarbeit nötig.

Schritt 3: Einheiten mit abgleichen

Eine Zuordnung ist nur dann richtig, wenn auch die Einheit stimmt. Händler A verkauft den Anker als Stück, Händler B im Karton zu 50. Ohne Umrechnungsfaktor vergleichen Sie Äpfel mit Kisten. Hinterlegen Sie deshalb bei jeder Lieferantennummer die Einheit und den Faktor zur eigenen Basiseinheit.

Schritt 4: Verantwortung festlegen

Benennen Sie eine Person, die neue Lieferantennummern freigibt und zuordnet. In kleineren Betrieben ist das oft der Einkäufer oder die kaufmännische Leitung, in größeren eine Stammdatenstelle. Wichtig ist, dass neue Artikel nicht einfach angelegt werden, sondern erst geprüft wird, ob es das Material schon gibt.

Wenn der Händler seine Nummern ändert

Lieferanten ändern ihre Nummern häufiger, als man denkt: bei einer Sortimentsumstellung, nach einer Fusion, bei einem Systemwechsel oder weil ein Hersteller ein Produkt ersetzt. Kommt der neue Katalog, passt die Zuordnung plötzlich nicht mehr. Bestellungen laufen ins Leere, Rechnungspositionen lassen sich nicht mehr zuordnen.

Drei Regeln helfen:

1. Katalog-Updates nicht blind importieren. Vergleichen Sie vor dem Import, welche Nummern weggefallen und welche neu sind. Bei Formaten wie DATANORM oder BMEcat lässt sich das automatisiert prüfen. Wie das bei regelmäßigen Updates funktioniert, beschreiben wir in DATANORM und ETIM Baukataloge aktuell halten.
2. Alte Nummern nicht löschen, sondern sperren. Offene Bestellungen und Rechnungen beziehen sich noch auf die alte Nummer. Wer sie löscht, verliert die Historie für Preisvergleich und Nachkalkulation.
3. Nachfolger verknüpfen. Wird ein Artikel ersetzt, gehört die neue Lieferantennummer an dieselbe eigene Materialnummer, sofern das Material technisch gleichwertig ist. Wie Sie mit echten Auslaufartikeln umgehen, steht in unserem Beitrag zu Auslaufartikeln und Nachfolgern.

Was Sie davon haben

Sobald die Zuordnung für die wichtigsten Materialien steht, ändert sich einiges im Alltag. Sie sehen auf einen Blick, welcher Händler für welches Material den besten Preis bietet. Sie können Jahresmengen über alle Lieferanten summieren und mit diesen Zahlen in die Konditionsverhandlung gehen. Und in der Rechnungsprüfung lassen sich Positionen automatisch gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen, weil alle drei Belege auf dieselbe Materialnummer zeigen.

Für die Kalkulation bedeutet das: Sie rechnen mit echten Einkaufspreisen pro Material statt mit dem Preis des Händlers, der zufällig zuletzt geliefert hat. Für die Nachkalkulation gilt dasselbe in umgekehrter Richtung.

Der Aufwand lohnt sich vor allem bei Material, das regelmäßig und bei mehreren Händlern gekauft wird. Für Einmalartikel reicht oft eine saubere Freitextbestellung mit Kostenstelle.

Wie wir das bei CATHAGO lösen

In CATHAGO werden Lieferantenkataloge beim Import mit dem eigenen Artikelstamm verknüpft, sodass Bestellung, Lieferschein und Rechnung auf dieselbe Materialnummer laufen. Die Zuordnung selbst bleibt eine Aufgabe im Betrieb, die Software nimmt Ihnen das Suchen und Abgleichen ab.

Der erste Schritt

Nehmen Sie sich die zwanzig Materialien mit dem höchsten Einkaufsvolumen vor und prüfen Sie, bei wie vielen Lieferanten Sie diese kaufen und ob die Nummern im ERP verknüpft sind. Das Ergebnis zeigt Ihnen schnell, wie groß die Lücke ist. Wenn Sie wissen möchten, wie andere Bauunternehmen ihren Artikelstamm organisieren, sprechen Sie uns gerne an.