Jahresboni von Baustofflieferanten gehen oft unter. So prüfen Bauunternehmen Staffeln, Umsätze und Gutschriften vor dem Jahreswechsel.
Der Bonus steht im Jahresgespräch, im Vertrag und in der Mail vom März. Auf dem Konto landet er oft nicht oder nur zum Teil. Wer im Oktober nicht weiß, wo er bei jedem Lieferanten auf der Umsatzstaffel steht, verschenkt Geld, das bereits verhandelt ist.
Gerade im Baustoffhandel sind Umsatzboni und Rückvergütungen ein fester Teil der Konditionen. Der Listenpreis sagt wenig, der Nettopreis nach Rabatt schon mehr, und erst der Bonus am Jahresende zeigt, was das Material wirklich gekostet hat. Trotzdem behandeln viele Bauunternehmen den Bonus wie eine angenehme Überraschung im Februar statt wie eine Forderung, die man aktiv führen und prüfen muss.
Das Problem beginnt selten bei der Verhandlung. Die Staffeln sind meist sauber vereinbart, der Einkäufer kennt seine Lieferanten. Es hakt danach, im laufenden Jahr, wenn niemand den Stand im Blick hat.
Ein Teil der Bonusregeln steht im Rahmenvertrag, ein Teil im Protokoll vom Jahresgespräch, ein Teil in einer Mail des Außendienstes. Wer die Vereinbarung abgeschlossen hat, ist vielleicht nicht mehr im Unternehmen oder sitzt in einer anderen Niederlassung. Im Januar sucht dann die Buchhaltung nach einer Grundlage, die niemand zentral abgelegt hat.
Die Buchhaltung kennt die gebuchten Rechnungen, aber nicht unbedingt so gegliedert, wie die Bonusvereinbarung rechnet. Zählt der Umsatz netto oder brutto? Sind Fracht, Paletten und Aktionsware enthalten? Werden Gutschriften abgezogen? Gehören die Bestellungen der zweiten Niederlassung dazu? Ohne diese Klarheit ist jeder Umsatzwert nur eine Schätzung.
Am Ende rechnet der Lieferant selbst ab, nach seinen Zahlen und seiner Lesart der Vereinbarung. Prüft niemand gegen, wird die Gutschrift so gebucht, wie sie kommt. Liegt der Lieferant mit seiner Umsatzzahl knapp unter der Staffel, fällt das auf Ihrer Seite nur auf, wenn Sie eigene Zahlen haben.
Ein Bonus, den niemand nachrechnet, ist kein Konditionsbestandteil, sondern eine Hoffnung.
Sie brauchen dafür kein eigenes Controlling. Ein strukturierter Ablauf im vierten Quartal reicht, um verhandelte Boni zu sichern und gezielt nachzusteuern.
Tragen Sie für jeden Lieferanten mit Bonusvereinbarung dieselben Angaben in eine Übersicht ein:
Das Register ist die Grundlage für alle weiteren Schritte. Fehlt eine Angabe, klären Sie sie jetzt mit dem Lieferanten und nicht erst bei der Abrechnung.
Ziehen Sie zum 30. September den Umsatz je Lieferant, und zwar nach der Bezugsgröße aus dem Register. Rechnen Sie den Stand bis Jahresende hoch, auf Basis der bekannten Projekte und offenen Bestellungen. So sehen Sie, bei welchen Lieferanten die nächste Staffel sicher erreicht wird, bei welchen sie knapp verfehlt wird und bei welchen sie außer Reichweite liegt.
Bitten Sie parallel Ihre wichtigsten Lieferanten um deren Umsatzstand. Weichen beide Zahlen voneinander ab, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Ursache zu finden: fehlende Niederlassungen, falsch zugeordnete Kundennummern oder unterschiedliche Bezugsgrößen.
Liegt ein Lieferant knapp unter der nächsten Staffel, kann es sich lohnen, Bedarfe bis Dezember bevorzugt dort zu bestellen. Wichtig ist, dass Sie dabei den Nettopreis im Blick behalten. Ein höherer Bonus gleicht keinen deutlich schlechteren Einzelpreis aus.
Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Ein Lieferant gewährt 1 % Bonus ab 400.000 Euro Jahresumsatz und 2 % ab 500.000 Euro. Ihr hochgerechneter Umsatz liegt bei 470.000 Euro. Verlagern Sie 30.000 Euro aus vergleichbaren Bestellungen zu diesem Lieferanten, steigt der Bonus von 4.700 Euro auf 10.000 Euro. Der Mehrertrag von 5.300 Euro entsteht aus Umsatz, den Sie ohnehin hatten.
Wenn die Bonusabrechnung kommt, prüfen Sie sie gegen Ihre eigene Umsatzzahl und die Staffel aus dem Register. Abweichungen klären Sie schriftlich und mit Bezug auf die Vereinbarung. Erfahrungsgemäß lassen sich Differenzen leichter klären, solange beide Seiten das Jahr noch vor Augen haben.
Steuerlich mindert ein nachträglicher Bonus die Bemessungsgrundlage der ursprünglichen Lieferungen. Das hat Folgen für die Vorsteuer, die nach § 17 UStG zu berichtigen ist. Stimmen Sie die periodengerechte Erfassung und die Vorsteuerberichtigung mit Ihrem Steuerberater ab, besonders wenn Boni über den Jahreswechsel hinweg abgerechnet werden.
Wenn eigene Zahl und Lieferantenzahl auseinanderliegen, steckt meist eine von wenigen Ursachen dahinter. Die häufigste ist eine fehlende Kundennummer: Eine Niederlassung oder eine Tochtergesellschaft bestellt unter eigener Nummer, und der Lieferant rechnet ihren Umsatz nicht in die Staffel ein. Klären Sie vorab, welche Kundennummern zur Bonusgemeinschaft gehören, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen.
Ebenfalls häufig sind unterschiedliche Abgrenzungen. Der Lieferant rechnet nach Rechnungsdatum, Ihre Buchhaltung nach Lieferdatum. Rechnungen aus dem Dezember, die erst im Januar gestellt werden, fallen dann in das falsche Jahr. Auch Gutschriften für Rückgaben werden unterschiedlich behandelt: Manche Lieferanten ziehen sie vom bonusfähigen Umsatz ab, andere nicht.
Schließlich gibt es Warengruppen, die vom Bonus ausgenommen sind, etwa Aktionsware oder Streckengeschäft. Steht das nicht klar in der Vereinbarung, entscheidet im Zweifel der Lieferant. Deshalb gehört die Liste der Ausschlüsse ins Register, bevor die Abrechnung kommt.
Alle vier Schritte hängen an einer Frage: Wie genau kennen Sie Ihren Umsatz je Lieferant während des Jahres? Wer Bestellungen dezentral per Telefon, Mail und Baumarkt-Bon abwickelt, bekommt diese Zahl erst über die Buchhaltung und damit spät und unvollständig. Wer dagegen zentral bestellt, sieht den Stand jederzeit.
Das gilt auch für die Lieferantenstruktur. Je stärker sich der Einkauf auf wenige, gut verhandelte Lieferanten konzentriert, desto eher werden Staffeln erreicht. Wie viele Lieferanten sinnvoll sind, beschreiben wir im Artikel Wie viele Baustofflieferanten braucht ein Baubetrieb. Wie Rahmenverträge die Bündelung absichern, lesen Sie unter Rahmenverträge im Bau: Wie zentrale Beschaffung Margen rettet.
Auch Gutschriften aus Materialrückgaben beeinflussen den bonusrelevanten Umsatz. Wo diese im Alltag verloren gehen, zeigt der Beitrag Wo Gutschriften nach Materialrückgaben verloren gehen.
Wir bei CATHAGO sehen bei Bauunternehmen, die ihre Bestellungen zentral erfassen, dass der Umsatz je Lieferant tagesgenau vorliegt und der Bonuscheck damit eine Auswertung statt einer Sucharbeit wird.
Wenn Sie wissen möchten, wie eine zentrale Bestellübersicht je Lieferant in Ihrem Betrieb aussehen kann, sprechen Sie uns an. Wir zeigen es Ihnen gern an Ihren eigenen Lieferanten.
Der Bonus steht im Jahresgespräch, im Vertrag und in der Mail vom März. Auf dem Konto landet er oft nicht oder nur zum Teil. Wer im Oktober nicht weiß, wo er bei jedem Lieferanten auf der Umsatzstaffel steht, verschenkt Geld, das bereits verhandelt ist.
Gerade im Baustoffhandel sind Umsatzboni und Rückvergütungen ein fester Teil der Konditionen. Der Listenpreis sagt wenig, der Nettopreis nach Rabatt schon mehr, und erst der Bonus am Jahresende zeigt, was das Material wirklich gekostet hat. Trotzdem behandeln viele Bauunternehmen den Bonus wie eine angenehme Überraschung im Februar statt wie eine Forderung, die man aktiv führen und prüfen muss.
Das Problem beginnt selten bei der Verhandlung. Die Staffeln sind meist sauber vereinbart, der Einkäufer kennt seine Lieferanten. Es hakt danach, im laufenden Jahr, wenn niemand den Stand im Blick hat.
Ein Teil der Bonusregeln steht im Rahmenvertrag, ein Teil im Protokoll vom Jahresgespräch, ein Teil in einer Mail des Außendienstes. Wer die Vereinbarung abgeschlossen hat, ist vielleicht nicht mehr im Unternehmen oder sitzt in einer anderen Niederlassung. Im Januar sucht dann die Buchhaltung nach einer Grundlage, die niemand zentral abgelegt hat.
Die Buchhaltung kennt die gebuchten Rechnungen, aber nicht unbedingt so gegliedert, wie die Bonusvereinbarung rechnet. Zählt der Umsatz netto oder brutto? Sind Fracht, Paletten und Aktionsware enthalten? Werden Gutschriften abgezogen? Gehören die Bestellungen der zweiten Niederlassung dazu? Ohne diese Klarheit ist jeder Umsatzwert nur eine Schätzung.
Am Ende rechnet der Lieferant selbst ab, nach seinen Zahlen und seiner Lesart der Vereinbarung. Prüft niemand gegen, wird die Gutschrift so gebucht, wie sie kommt. Liegt der Lieferant mit seiner Umsatzzahl knapp unter der Staffel, fällt das auf Ihrer Seite nur auf, wenn Sie eigene Zahlen haben.
Ein Bonus, den niemand nachrechnet, ist kein Konditionsbestandteil, sondern eine Hoffnung.
Sie brauchen dafür kein eigenes Controlling. Ein strukturierter Ablauf im vierten Quartal reicht, um verhandelte Boni zu sichern und gezielt nachzusteuern.
Tragen Sie für jeden Lieferanten mit Bonusvereinbarung dieselben Angaben in eine Übersicht ein:
Das Register ist die Grundlage für alle weiteren Schritte. Fehlt eine Angabe, klären Sie sie jetzt mit dem Lieferanten und nicht erst bei der Abrechnung.
Ziehen Sie zum 30. September den Umsatz je Lieferant, und zwar nach der Bezugsgröße aus dem Register. Rechnen Sie den Stand bis Jahresende hoch, auf Basis der bekannten Projekte und offenen Bestellungen. So sehen Sie, bei welchen Lieferanten die nächste Staffel sicher erreicht wird, bei welchen sie knapp verfehlt wird und bei welchen sie außer Reichweite liegt.
Bitten Sie parallel Ihre wichtigsten Lieferanten um deren Umsatzstand. Weichen beide Zahlen voneinander ab, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Ursache zu finden: fehlende Niederlassungen, falsch zugeordnete Kundennummern oder unterschiedliche Bezugsgrößen.
Liegt ein Lieferant knapp unter der nächsten Staffel, kann es sich lohnen, Bedarfe bis Dezember bevorzugt dort zu bestellen. Wichtig ist, dass Sie dabei den Nettopreis im Blick behalten. Ein höherer Bonus gleicht keinen deutlich schlechteren Einzelpreis aus.
Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Ein Lieferant gewährt 1 % Bonus ab 400.000 Euro Jahresumsatz und 2 % ab 500.000 Euro. Ihr hochgerechneter Umsatz liegt bei 470.000 Euro. Verlagern Sie 30.000 Euro aus vergleichbaren Bestellungen zu diesem Lieferanten, steigt der Bonus von 4.700 Euro auf 10.000 Euro. Der Mehrertrag von 5.300 Euro entsteht aus Umsatz, den Sie ohnehin hatten.
Wenn die Bonusabrechnung kommt, prüfen Sie sie gegen Ihre eigene Umsatzzahl und die Staffel aus dem Register. Abweichungen klären Sie schriftlich und mit Bezug auf die Vereinbarung. Erfahrungsgemäß lassen sich Differenzen leichter klären, solange beide Seiten das Jahr noch vor Augen haben.
Steuerlich mindert ein nachträglicher Bonus die Bemessungsgrundlage der ursprünglichen Lieferungen. Das hat Folgen für die Vorsteuer, die nach § 17 UStG zu berichtigen ist. Stimmen Sie die periodengerechte Erfassung und die Vorsteuerberichtigung mit Ihrem Steuerberater ab, besonders wenn Boni über den Jahreswechsel hinweg abgerechnet werden.
Wenn eigene Zahl und Lieferantenzahl auseinanderliegen, steckt meist eine von wenigen Ursachen dahinter. Die häufigste ist eine fehlende Kundennummer: Eine Niederlassung oder eine Tochtergesellschaft bestellt unter eigener Nummer, und der Lieferant rechnet ihren Umsatz nicht in die Staffel ein. Klären Sie vorab, welche Kundennummern zur Bonusgemeinschaft gehören, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen.
Ebenfalls häufig sind unterschiedliche Abgrenzungen. Der Lieferant rechnet nach Rechnungsdatum, Ihre Buchhaltung nach Lieferdatum. Rechnungen aus dem Dezember, die erst im Januar gestellt werden, fallen dann in das falsche Jahr. Auch Gutschriften für Rückgaben werden unterschiedlich behandelt: Manche Lieferanten ziehen sie vom bonusfähigen Umsatz ab, andere nicht.
Schließlich gibt es Warengruppen, die vom Bonus ausgenommen sind, etwa Aktionsware oder Streckengeschäft. Steht das nicht klar in der Vereinbarung, entscheidet im Zweifel der Lieferant. Deshalb gehört die Liste der Ausschlüsse ins Register, bevor die Abrechnung kommt.
Alle vier Schritte hängen an einer Frage: Wie genau kennen Sie Ihren Umsatz je Lieferant während des Jahres? Wer Bestellungen dezentral per Telefon, Mail und Baumarkt-Bon abwickelt, bekommt diese Zahl erst über die Buchhaltung und damit spät und unvollständig. Wer dagegen zentral bestellt, sieht den Stand jederzeit.
Das gilt auch für die Lieferantenstruktur. Je stärker sich der Einkauf auf wenige, gut verhandelte Lieferanten konzentriert, desto eher werden Staffeln erreicht. Wie viele Lieferanten sinnvoll sind, beschreiben wir im Artikel Wie viele Baustofflieferanten braucht ein Baubetrieb. Wie Rahmenverträge die Bündelung absichern, lesen Sie unter Rahmenverträge im Bau: Wie zentrale Beschaffung Margen rettet.
Auch Gutschriften aus Materialrückgaben beeinflussen den bonusrelevanten Umsatz. Wo diese im Alltag verloren gehen, zeigt der Beitrag Wo Gutschriften nach Materialrückgaben verloren gehen.
Wir bei CATHAGO sehen bei Bauunternehmen, die ihre Bestellungen zentral erfassen, dass der Umsatz je Lieferant tagesgenau vorliegt und der Bonuscheck damit eine Auswertung statt einer Sucharbeit wird.
Wenn Sie wissen möchten, wie eine zentrale Bestellübersicht je Lieferant in Ihrem Betrieb aussehen kann, sprechen Sie uns an. Wir zeigen es Ihnen gern an Ihren eigenen Lieferanten.
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