Reverse Charge bei Bauleistungen sicher handhaben

Der Nachunternehmer hat Umsatzsteuer auf seine Rechnung geschrieben, Ihre Buchhaltung hat den Bruttobetrag bezahlt und die Steuer als Vorsteuer gezogen. Drei Jahre später fragt die Betriebsprüfung nach. Ergebnis: Die Vorsteuer wird gestrichen, und die Umsatzsteuer schulden Sie trotzdem selbst. Bezahlt haben Sie sie dann im Grunde zweimal.

Die Rechnung sah formal sauber aus. Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuernummer, alles da. Der Fehler lag in einer Frage, die im Rechnungseingang oft niemand stellt: Wer schuldet bei dieser Leistung eigentlich die Umsatzsteuer?

Bei Bauleistungen zwischen Bauunternehmen lautet die Antwort häufig: der Auftraggeber. Das Verfahren heißt Reverse Charge oder Umkehr der Steuerschuldnerschaft und ist in § 13b UStG geregelt. In diesem Beitrag zeigen wir, wann es greift, welche Fehler im Rechnungseingang typisch sind und wie Sie den Prüfschritt fest in Ihre Rechnungsfreigabe einbauen.

Wann § 13b bei Bauleistungen greift

Damit die Steuerschuld auf Sie als Leistungsempfänger übergeht, müssen zwei Bedingungen zusammenkommen. Erstens muss eine Bauleistung vorliegen. Zweitens müssen Sie selbst ein Unternehmer sein, der nachhaltig Bauleistungen erbringt.

Bauleistungen sind Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Typische Beispiele sind Rohbauarbeiten eines Nachunternehmers, Elektro- und Sanitärinstallation, Estrich, Dachdecker- und Abbrucharbeiten. Keine Bauleistung ist dagegen die reine Materiallieferung. Wenn der Baustoffhändler Kalksandstein auf die Baustelle bringt, bleibt es bei der normalen Rechnung mit Umsatzsteuer.

Ob Sie nachhaltig Bauleistungen erbringen, weisen Sie gegenüber Ihren Nachunternehmern in der Regel mit einer Bescheinigung Ihres Finanzamts nach, dem Vordruck USt 1 TG. Nach § 13b Abs. 5 UStG ist diese Bescheinigung auf längstens drei Jahre befristet. Läuft sie ab und niemand beantragt eine neue, entsteht eine Lücke, in der Ihre Nachunternehmer eigentlich wieder mit Umsatzsteuer abrechnen müssten.

Einen Sonderfall bilden Bauträger, die überwiegend eigene Grundstücke bebauen und verkaufen. Hier hat die Rechtsprechung die Anwendung von § 13b in der Vergangenheit eingeschränkt. Wenn Sie in diesem Bereich tätig sind, sollten Sie die Einordnung mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

Die typischen Fehler im Rechnungseingang

In der Praxis tauchen immer wieder dieselben Fehlerbilder auf. Fast alle entstehen nicht aus Unwissen, sondern weil im Tagesgeschäft niemand systematisch hinschaut.

• Umsatzsteuer trotz § 13b ausgewiesen: Der Nachunternehmer rechnet brutto ab, obwohl die Steuerschuld bei Ihnen liegt. Die ausgewiesene Steuer schuldet er dann nach § 14c UStG, Sie dürfen sie aber nicht als Vorsteuer abziehen.
• Fehlender Pflichthinweis: Nach § 14a Abs. 5 UStG muss die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten. Fehlt er, ist die Rechnung unvollständig.
• Falsche Einordnung als Lieferung oder Leistung: Eine Werklieferung mit Montage wird als reine Materiallieferung behandelt, oder umgekehrt.
• Abgelaufene Bescheinigung: Ihre USt 1 TG ist nicht mehr gültig, der Lieferantenstamm wurde aber nicht angepasst.
• Nachunternehmer im Ausland: Bei Leistungen ausländischer Unternehmer greift § 13b über einen anderen Absatz, der Prüfpunkt ist aber derselbe: Wer schuldet die Steuer?

Der gemeinsame Kern: Die Rechnung wird gegen Betrag und Leistung geprüft, aber nicht gegen den steuerlichen Status von Auftraggeber und Nachunternehmer.

Eine Rechnung kann formal vollständig sein und trotzdem steuerlich falsch. Bei § 13b entscheidet nicht das Papier, sondern die Frage, wer die Steuer schuldet.

Ein Fall aus dem Rechnungseingang

Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Ein Rohbauunternehmen beauftragt einen Nachunternehmer mit Abbrucharbeiten im Bestand. Die Schlussrechnung weist einen Nettobetrag, die Umsatzsteuer und einen Bruttobetrag aus. Die Bauleitung bestätigt die Leistung, die Buchhaltung gleicht den Betrag mit dem Auftrag ab und gibt frei.

Was niemand prüft: Abbrucharbeiten an einem Bauwerk sind eine Bauleistung, und das Rohbauunternehmen hat eine gültige USt 1 TG. Die Steuer schuldet also das Rohbauunternehmen selbst. Richtig wäre eine Nettorechnung mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft gewesen.

Anders liegt der Fall, wenn derselbe Nachunternehmer nur Container für Bauschutt stellt und abholt. Das ist in der Regel keine Bauleistung im Sinne von § 13b, und die Rechnung mit Umsatzsteuer ist korrekt. Die Unterscheidung muss also nach Art der Leistung getroffen werden, nicht pauschal nach Lieferant.

Genau deshalb reicht ein einziges Häkchen im Lieferantenstamm nicht immer aus. Bei Nachunternehmern, die sowohl Bauleistungen als auch andere Leistungen erbringen, gehört die Leistungsbeschreibung mit in die Prüfung.

Was passiert, wenn der Fehler durchrutscht

Wird die ausgewiesene Umsatzsteuer bezahlt und als Vorsteuer gezogen, fällt das oft erst bei der nächsten Betriebsprüfung auf. Dann wird der Vorsteuerabzug versagt, und die Steuer nach § 13b wird bei Ihnen festgesetzt. Zinsen kommen hinzu.

Das Geld, das Sie dem Nachunternehmer zu viel gezahlt haben, müssen Sie zivilrechtlich zurückfordern. Das gelingt umso schwerer, je länger der Vorgang zurückliegt. Ist der Nachunternehmer inzwischen insolvent, ist der Betrag in vielen Fällen verloren.

Hinzu kommt der Aufwand: Rechnungen aus mehreren Jahren müssen herausgesucht, korrigiert und neu verbucht werden. Bei einem Bauunternehmen mit vielen Nachunternehmern und Abschlagsrechnungen ist das schnell eine Arbeit von Wochen.

So wird der Prüfschritt fester Teil der Rechnungsfreigabe

Die gute Nachricht: Die Prüfung ist nicht kompliziert. Sie muss nur bei jeder Nachunternehmerrechnung gleich ablaufen.

Status im Lieferantenstamm hinterlegen

Legen Sie im Lieferantenstamm für jeden Nachunternehmer fest, ob seine Leistungen bei Ihnen typischerweise unter § 13b fallen. Hinterlegen Sie außerdem das Ablaufdatum Ihrer eigenen USt 1 TG an zentraler Stelle und setzen Sie eine Erinnerung mehrere Wochen vor Ablauf.

Prüfregel bei jeder Rechnung

Bei jeder Rechnung eines § 13b-Nachunternehmers prüft die Rechnungsprüfung drei Punkte:

1. Ist der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" vorhanden?
2. Ist keine Umsatzsteuer ausgewiesen?
3. Passt die Leistungsbeschreibung zu einer Bauleistung und nicht zu einer reinen Materiallieferung?

Ist einer der Punkte nicht erfüllt, geht die Rechnung nicht in die Zahlung, sondern zurück an den Nachunternehmer.

Korrekturrechnung anfordern statt zahlen

Zahlen Sie eine fehlerhafte Rechnung nicht „vorläufig". Fordern Sie eine korrigierte Rechnung an und halten Sie die Zahlung bis dahin an. Das ist vertraglich in aller Regel gedeckt und erspart Ihnen spätere Rückforderungen.

Abschlagsrechnungen nicht vergessen

§ 13b gilt auch für Abschlagsrechnungen. Gerade hier rutschen Fehler durch, weil die Abschläge oft schnell freigegeben werden. Wie Sie Abschläge von Nachunternehmern sauber prüfen und verbuchen, beschreiben wir im Beitrag Nachunternehmer-Abschläge sauber prüfen und verbuchen.

Mit der Steuerberatung abstimmen

Grenzfälle gibt es immer, etwa bei gemischten Leistungen oder bei Bauträgergeschäften. Klären Sie einmal pro Jahr mit Ihrer Steuerberatung, welche Nachunternehmer und Leistungsarten unter § 13b fallen, und pflegen Sie das Ergebnis in den Lieferantenstamm ein.

Wo Software hilft

Die steuerliche Einordnung bleibt Aufgabe von Buchhaltung und Steuerberatung. Was sich automatisieren lässt, ist die gleichförmige Anwendung der Prüfregel. In der Rechnungsprüfung von CATHAGO lassen sich Prüfregeln pro Lieferant hinterlegen, sodass eine Nachunternehmerrechnung mit Umsatzsteuerausweis angehalten wird, bevor sie in die Zahlung geht. Unsere Kunden verarbeiten Belege so bis zu 75 % schneller als mit manueller Prüfung.

Welche weiteren Angaben eine Rechnung für den Vorsteuerabzug braucht, lesen Sie im Beitrag Fehlende Pflichtangaben gefährden den Vorsteuerabzug. Wie der gesamte Weg vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung aussieht, zeigt Buchhaltung im Bau: Der Rechnungsworkflow vom Eingang bis DATEV.

Unser Vorschlag für diese Woche: Ziehen Sie die letzten zehn Rechnungen Ihrer größten Nachunternehmer und prüfen Sie die drei Punkte oben. Wenn Sie sehen möchten, wie diese Prüfung automatisch mitläuft, zeigen wir es Ihnen gern in einer kurzen Demo.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.

Quellen: § 13b UStG, § 14a UStG, § 14c UStG