Material vor den Werksferien zum Jahreswechsel sichern

Kurz vor Weihnachten fehlen auf der Baustelle zwei Paletten Kalksandstein. Der Händler ist im Betriebsurlaub und liefert erst im neuen Jahr wieder. Die Kolonne steht, obwohl das Wetter mitspielt und der Rohbau eigentlich vor dem Jahreswechsel dicht sein sollte.

Solche Lücken entstehen nicht im Dezember. Sie entstehen im Oktober und November, wenn niemand bei den Lieferanten nachfragt, wann sie zwischen den Jahren liefern und wann nicht. Im Dezember ist es für eine saubere Planung dann zu spät, und Bestellungen laufen auf Zuruf.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie in vier Schritten einen Bestellkalender bis Mitte Januar aufbauen. Konkrete Termine nennen wir bewusst nicht, denn die Schließzeiten unterscheiden sich von Lieferant zu Lieferant und von Jahr zu Jahr. Genau deshalb ist das Abfragen der erste Schritt.

Warum der Jahreswechsel jedes Jahr wieder überrascht

Zwischen Weihnachten und Neujahr laufen in vielen Bauunternehmen mehr Baustellen weiter, als man denkt. Innenausbau, Haustechnik, Trockenbau und Arbeiten in geschlossenen Gebäuden sind weniger wetterabhängig. Wer einen Termin zum Quartalsende zugesagt hat, arbeitet oft bis kurz vor Heiligabend und steigt direkt nach Neujahr wieder ein.

Auf der Lieferseite sieht es anders aus. Baustoffhändler, Transportbetonwerke, Fertigteilwerke und Hersteller haben eigene Schließzeiten, Inventurtage und reduzierte Besetzung. Manche liefern bis zum letzten Werktag vor Weihnachten, andere stellen schon eine Woche früher um. Dazu kommt, dass in den letzten Wochen des Jahres viele Betriebe gleichzeitig noch Material abrufen wollen.

Das Ergebnis: Die Nachfrage steigt genau dann, wenn die Lieferfähigkeit sinkt. Bestellungen werden in dieser Phase häufig telefonisch und kurzfristig aufgegeben, oft direkt vom Polier. Der Einkauf erfährt davon erst, wenn die Rechnung kommt. Wie teuer solche Bestellungen am Einkauf vorbei werden können, beschreiben wir im Beitrag Maverick Buying auf der Baustelle stoppen.

Der Bestellkalender in vier Schritten

Schritt 1: Lieferfenster der Hauptlieferanten abfragen

Fragen Sie bis Ende Oktober bei Ihren wichtigsten Lieferanten nach, und zwar schriftlich. Folgende Punkte gehören in die Anfrage:

• Letzter Liefertag vor Weihnachten und erster Liefertag im neuen Jahr
• Bestellschluss für Lieferungen in der letzten Woche vor der Schließung
• Notdienst oder eingeschränkte Lieferung zwischen den Jahren, falls vorhanden
• Inventurtage, an denen weder geliefert noch abgeholt werden kann
• Bei Transportbeton: ab wann Winterzuschläge oder geänderte Rezepturen gelten

Sammeln Sie die Antworten in einer einfachen Übersicht pro Lieferant. Diese Übersicht ist die Grundlage für alle weiteren Schritte und lässt sich im nächsten Jahr wiederverwenden.

Schritt 2: Baustellenbedarf mit den Bauleitern abstimmen

Gehen Sie Anfang November mit jedem Bauleiter seine Baustellen durch. Welche Baustellen laufen über den Jahreswechsel, welche ruhen? Welche Gewerke sind in den Wochen vor und nach Weihnachten geplant? Welches Material wird in dieser Zeit verbaut?

Wichtig ist, nicht nur das Hauptmaterial abzufragen. Kleinmaterial, Befestigungsmittel, Folien, Dämmstoffe und Verbrauchsgüter fehlen am häufigsten, weil sie normalerweise „mal eben" nachbestellt werden.

Schritt 3: Vorabbestellungen und Abrufe bündeln

Mit dem Bedarf aus Schritt 2 und den Lieferfenstern aus Schritt 1 legen Sie fest, was vorab geliefert werden muss. Wo Sie Rahmenverträge haben, bündeln Sie die Abrufe und legen feste Liefertermine fest, statt kurzfristig abzurufen. Das schafft beim Lieferanten Planungssicherheit, und Sie stehen in der Liefertour nicht hinten an.

Prüfen Sie dabei auch, ob einzelne Lieferanten zwischen den Jahren gar nicht erreichbar sind. Für kritische Artikel lohnt sich dann eine Ausweichquelle. Wie Sie Zweitlieferanten sinnvoll aufbauen, lesen Sie im Beitrag Lieferengpässe am Bau mit Zweitlieferanten absichern.

Schritt 4: Lagerung und Witterungsschutz planen

Material, das vor Weihnachten kommt, aber erst im Januar verbaut wird, muss sicher und trocken stehen. Klären Sie, ob auf der Baustelle Platz und Schutz vorhanden ist oder ob das Material im eigenen Lager besser aufgehoben ist. Denken Sie auch an Diebstahlschutz, denn über die Feiertage sind viele Baustellen unbesetzt.

Bei Beton gilt zusätzlich: Die Lieferung ist nur die halbe Miete. Bei Frost verlängern sich Ausschal- und Nachbehandlungszeiten, und der Bauablauf muss das berücksichtigen. Stimmen Sie Betonage-Termine kurz vor dem Jahreswechsel deshalb frühzeitig mit Werk und Bauleitung ab. Wie Sie Betonabrufe ohne Missverständnisse organisieren, zeigt unser Beitrag Betonabrufe ohne Missverständnisse zwischen Baustelle und Werk.

Engpässe zum Jahreswechsel sind kein Pech, sondern ein Planungsthema. Wer im Oktober fragt, muss im Dezember nicht telefonieren.

Wer im Betrieb was übernimmt

Ein Bestellkalender funktioniert nur, wenn die Zuständigkeiten klar sind. In vielen Betrieben scheitert er nicht an der Idee, sondern daran, dass jeder denkt, ein anderer habe die Lieferanten schon angerufen.

Bewährt hat sich eine einfache Aufteilung. Der Einkauf fragt die Lieferfenster ab, pflegt die Übersicht und bündelt die Bestellungen. Die Bauleiter liefern den Bedarf ihrer Baustellen bis zu einem festen Termin und benennen, was auf keinen Fall fehlen darf. Die Poliere melden kurzfristige Änderungen nicht direkt beim Händler, sondern beim Einkauf.

Die Geschäftsführung muss dabei nicht jede Bestellung kennen. Sie sollte aber wissen, welche Baustellen über den Jahreswechsel laufen und wo es Risiken gibt. Ein kurzer Abgleich Ende November reicht dafür in der Regel aus.

Wichtig ist außerdem, dass die Regeln schriftlich bei allen ankommen. Eine kurze Mail an Bauleiter und Poliere mit internem Bestellschluss, Ansprechpartner und der Liste der Lieferfenster verhindert viele Rückfragen in der hektischsten Zeit des Jahres.

Was im Dezember trotzdem schiefgeht

Auch mit Kalender bleiben Restrisiken. Ein Lieferant verschiebt kurzfristig, eine Baustelle braucht mehr Material als geplant, ein Abruf wird vergessen. Drei Regeln helfen, damit aus kleinen Problemen keine Stillstände werden:

1. Ein fester Ansprechpartner im Einkauf bis zum letzten Arbeitstag, der die Lieferfenster kennt und Bestellungen bündelt.
2. Bestellschluss intern früher setzen als beim Lieferanten. So bleibt Puffer für Rückfragen.
3. Jede Bestellung mit Wunschliefertermin erfassen, auch die telefonische. Nur dann sehen Einkauf und Bauleitung, was wann ankommen soll.

Die Datenbasis fürs nächste Jahr

Wenn Sie den Kalender einmal aufgebaut haben, wird er mit jedem Jahr einfacher. Die Lieferantenübersicht bleibt, nur die Termine ändern sich. Noch wertvoller wird er, wenn Sie nach dem Jahreswechsel kurz auswerten: Welche Bestellungen kamen zu spät, welche Baustellen standen, welche Lieferanten haben zuverlässig geliefert?

In CATHAGO laufen Bestellungen aller Baustellen mit Wunschliefertermin zentral zusammen, sodass Einkauf und Bauleitung dieselbe Übersicht haben. Unsere Kunden bestellen damit 50 % schneller als vorher.

Ihre Checkliste für diese Woche

• Liste der zehn wichtigsten Lieferanten erstellen
• Anfrage zu Lieferfenstern und Bestellschluss schriftlich verschicken
• Termin mit jedem Bauleiter für die Bedarfsplanung bis Mitte Januar vereinbaren
• Internen Bestellschluss für Dezember festlegen und kommunizieren

Wenn Sie sehen möchten, wie Sie Bestellungen mit Liefertermin für alle Baustellen an einer Stelle steuern, zeigen wir es Ihnen gern in einer kurzen Demo.