Bauabzugsteuer bei Nachunternehmerrechnungen richtig prüfen

Preis stimmt, Menge stimmt, Leistung ist abgenommen. Die Rechnung des Nachunternehmers geht durch die Freigabe. Fehlt die gültige Freistellungsbescheinigung, haftet nicht der Nachunternehmer für die Bauabzugsteuer, sondern Ihr Betrieb. Das ist ein Prüfschritt, den kein Mengenabgleich der Welt findet.

Der Prüfschritt, der durch das Raster fällt

Die Rechnungsprüfung im Bau ist in den meisten Betrieben auf eine Frage trainiert: Stimmt das, was in Rechnung gestellt wird, mit dem überein, was bestellt und geliefert wurde? Der 3- und 4-Wege-Abgleich prüft Bestellung gegen Lieferschein gegen Rechnung gegen Preisliste. Er findet Mengenabweichungen, falsche Artikelpreise, doppelt abgerechnete Positionen und nicht vereinbarte Zuschläge.

Bei Nachunternehmerrechnungen greift dieses Raster nur zur Hälfte. Eine Bauleistung hat keinen Lieferschein mit Stückzahlen, sie hat ein Aufmaß und eine Abnahme. Und sie hat einen zweiten, davon völlig unabhängigen Prüfschritt, der steuerrechtlicher Natur ist: den Steuerabzug bei Bauleistungen nach § 48 EStG, in der Praxis meist Bauabzugsteuer genannt.

Die Logik dahinter ist einfach und für den Auftraggeber unangenehm. Wer als Unternehmer oder juristische Person des öffentlichen Rechts eine Bauleistung im Inland bezieht, muss 15 Prozent des Rechnungsbetrags einschließlich Umsatzsteuer einbehalten und an das Finanzamt des Leistenden abführen. Er kann davon absehen, wenn ihm eine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorliegt. Liegt sie nicht vor und wird trotzdem der volle Betrag ausgezahlt, haftet der Leistungsempfänger für den nicht abgeführten Abzugsbetrag.

Die Haftung liegt beim Auftraggeber. Nicht beim Nachunternehmer, der die Bescheinigung nicht vorgelegt hat.

Genau das macht den Prüfschritt so teuer, wenn er fehlt. Ein Mengenfehler von 400 Euro fällt in der Prüfung auf oder er fällt nicht auf. Ein fehlender Nachweis bei einer Nachunternehmerrechnung über 180.000 Euro brutto bedeutet im Zweifel 27.000 Euro, die Ihr Betrieb nachzahlt, ohne sie beim Nachunternehmer noch eintreiben zu können.

Wie die Prüfung heute meistens läuft

In der Praxis sieht es in vielen Bauunternehmen so aus: Die Freistellungsbescheinigung wird beim ersten Auftrag angefordert, kommt als PDF per Mail oder als Kopie mit dem unterschriebenen Nachunternehmervertrag zurück, wird ausgedruckt und in den Lieferantenordner geheftet. Danach passiert nichts mehr.

Das reicht genau so lange, wie die Bescheinigung gültig ist. Eine Freistellungsbescheinigung wird in der Regel für drei Jahre ausgestellt, bei Erstanträgen kann das Finanzamt die Gültigkeit auf ein Jahr beschränken. Sie kann außerdem auftragsbezogen erteilt werden, dann gilt sie nur für dieses eine Bauvorhaben. Drei Jahre klingen nach viel Zeit, sind in einer Lieferantenbeziehung aber genau der Zeitraum, in dem niemand mehr an den Ordner denkt.

Die typischen Muster, die uns in Betrieben begegnen:

• Die Bescheinigung ist abgelaufen, die Zusammenarbeit läuft weiter, weil der Nachunternehmer bekannt und die Baustelle in Verzug ist
• Die Bescheinigung ist auftragsbezogen und wird für das Folgeprojekt weiterverwendet, obwohl sie dafür nicht gilt
• Die Bescheinigung liegt im Einkauf, die Rechnungsfreigabe läuft in der Buchhaltung, und niemand gleicht beides ab
• Die Bescheinigung wurde nie auf Echtheit geprüft, sondern nur entgegengenommen
• Der Nachunternehmer hat zwischenzeitlich die Rechtsform gewechselt, die alte Bescheinigung läuft auf die alte Gesellschaft

Der entscheidende Punkt: Keines dieser Muster fällt in der normalen Rechnungsprüfung auf. Die Rechnung ist formal korrekt, die Leistung ist erbracht, das Aufmaß passt. Auffallen wird es bei der Betriebsprüfung, und dann rückwirkend für mehrere Jahre und mehrere Nachunternehmer gleichzeitig.

Die Bagatellgrenzen kennen, aber nicht darauf bauen

Nicht jede Nachunternehmerrechnung löst die Abzugspflicht aus. § 48 Abs. 2 EStG sieht eine Freigrenze von 5.000 Euro vor. Übersteigen die Bauleistungen eines Leistenden im laufenden Kalenderjahr diesen Betrag voraussichtlich nicht, entfällt der Steuerabzug. Für Auftraggeber, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Vermietungsumsätze ausführen, liegt die Grenze bei 15.000 Euro.

Zwei Details werden dabei regelmäßig übersehen. Erstens ist die Grenze auf das Kalenderjahr und auf den einzelnen Leistenden bezogen, nicht auf die einzelne Rechnung. Drei Aufträge über je 2.000 Euro an denselben Nachunternehmer im selben Jahr überschreiten die Freigrenze. Zweitens ist der Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer maßgeblich. Wird die Grenze durch einen Folgeauftrag überschritten, ist der Abzug auf die gesamten Bauleistungen des Jahres zu berechnen.

Für einen Betrieb, der regelmäßig mit denselben Nachunternehmern arbeitet, ist die Bagatellgrenze deshalb kein tragfähiges Konzept. Sie greift beim einmaligen Kleinauftrag und sonst praktisch nie. Verlässlich ist nur die gültige Bescheinigung.

Wo der Prüfschritt hingehört

Die saubere Lösung verlagert die Prüfung weg vom Einzelfall und hin zum Lieferantenstamm. Drei Bausteine reichen dafür:

Bescheinigung als Pflichtfeld am Lieferantenstamm. Jeder Nachunternehmer, der Bauleistungen erbringt, bekommt in den Stammdaten ein Feld für die Freistellungsbescheinigung mit Sicherheitsnummer, ausstellendem Finanzamt und Gültigkeitsdatum. Ohne dieses Feld kein Vertrag. Das ist eine organisatorische Entscheidung, keine technische.

Ablaufdatum überwachen. Das Gültigkeitsdatum gehört in eine Frist, die 60 Tage vor Ablauf meldet. Zu diesem Zeitpunkt ist genug Luft, um die neue Bescheinigung anzufordern, ohne dass eine laufende Baustelle unter Druck gerät. Die Prüfung der Gültigkeit selbst können Sie über das EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern online vornehmen, dafür wurde es eingerichtet.

Freigabe blockieren statt erinnern. Der wirksamste Hebel ist nicht die Erinnerung, sondern die harte Kopplung: Eine Nachunternehmerrechnung geht nicht in die Zahlungsfreigabe, solange am Lieferanten keine zum Rechnungsdatum gültige Bescheinigung hinterlegt ist. Das ist unbequem und genau deshalb wirksam. Alles, was nur mahnt, wird unter Termindruck übergangen.

Dazu gehört die revisionssichere Ablage des Nachweises. Bei einer Betriebsprüfung ist die Frage nicht, ob Sie die Bescheinigung heute haben, sondern ob sie zum Zeitpunkt der Auszahlung gültig war. Diese Frage beantwortet nur ein Nachweis mit unverändertem Zeitstempel.

Wir bei CATHAGO sehen, dass genau das der Knackpunkt ist: Solange Lieferantendaten in drei Systemen und zwei Ordnern liegen, lässt sich eine Frist nicht überwachen. Ein zentraler Lieferantenstamm macht die Überwachung überhaupt erst möglich, unabhängig davon, mit welcher Software Sie ihn führen.

Wie der Rechnungsworkflow vom Eingang bis zur Übergabe an die Buchhaltung aussieht, haben wir in Buchhaltung im Bau: Der Rechnungsworkflow vom Eingang bis DATEV beschrieben. Welche formalen Angaben auf der Rechnung selbst zwingend sind, steht in Fehlende Pflichtangaben gefährden den Vorsteuerabzug. Und wie geprüfte Belege sauber in die Finanzbuchhaltung laufen, lesen Sie in Geprüfte Rechnungen nahtlos an DATEV übergeben.

Rechtsstand und Quellen: § 48 bis § 48d EStG, Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Informationen des Bundeszentralamts für Steuern zur Bauabzugsteuer und zum EIBE-Portal. Recherchestand 18.09.2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Prüfen Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater.