Vorlage: Fünf Einkaufskennzahlen für die Geschäftsführung

Fünf Werte reichen, um zu sehen, ob ausgehandelte Konditionen im Alltag ankommen und wo Skonto verloren geht. Unsere Vorlage erklärt jede Kennzahl mit Berechnung und Datenquelle und enthält ein Monatsblatt zum Ausfüllen für die Geschäftsführung.

Die fünf Kennzahlen

• Bestellvolumen je Projekt: Summe des Bestellwerts je Kostenstelle im Monat. Zeigt, wo Materialkosten aus dem Ruder laufen.
• Maverick-Buying-Quote: Bestellwert ohne Rahmenvertrag oder Freigabe im Verhältnis zum gesamten Bestellwert. Zeigt, ob die Beschaffungsdisziplin funktioniert.
• Preisabweichung zum Rahmenvertrag: Gezahlter minus vereinbarter Preis, mal Menge, summiert. Zeigt, ob verhandelte Preise ankommen.
• Skontoquote: Gezogenes Skonto im Verhältnis zum möglichen Skonto. Zeigt, wie viel Geld liegen bleibt.
• Durchlaufzeit Rechnung: Tage vom Rechnungseingang bis zur Freigabe, als Median. Zeigt, ob Skontofristen zu schaffen sind.

So arbeiten Sie mit der Vorlage

Legen Sie einen festen Monatstermin von 30 Minuten fest. Tragen Sie für jede Kennzahl den Wert des Monats, den Vormonat und Ihr Ziel ein und notieren Sie Maßnahme und Verantwortlichen. Entscheidend ist nicht die Genauigkeit im ersten Monat, sondern dass jeden Monat gleich gemessen wird.

Beginnen Sie mit der Kennzahl, die im eigenen Betrieb am meisten wehtut. Oft ist das die Quote der Bestellungen am Rahmenvertrag vorbei.

Von der Kennzahl zur Maßnahme

• Maverick-Buying-Quote steigt: Freigaberegeln schärfen, Rahmenvertragsartikel im Bestellweg zuerst anzeigen
• Preisabweichung hoch: Preislisten aktualisieren, Gespräch mit Lieferant oder Besteller
• Skontoquote niedrig: Durchlaufzeit verkürzen, Freigabe mit Vertretung regeln
• Durchlaufzeit lang: Rechnungen automatisch gegen Bestellung und Lieferschein prüfen

Vorlage kostenlos herunterladen

Tragen Sie Ihre Daten in das Formular ein. Nach dem Absenden öffnet sich die Vorlage als PDF. Hintergründe lesen Sie im Artikel Einkaufskennzahlen für die Geschäftsführung.