Bonus- und Jahresvereinbarungen mit Baustofflieferanten bringen nur etwas, wenn das erreichte Volumen nachweisbar ist. So behalten Baubetriebe den Überblick.
Sie haben mit Ihrem Baustoffhändler einen Jahresbonus von zwei Prozent ab 400.000 Euro Einkaufsvolumen vereinbart. Die Frage ist: Wissen Sie im Oktober, ob Sie diese Schwelle erreichen? Und haben Sie im Februar geprüft, ob die Gutschrift auch wirklich kam?
In vielen Baubetrieben lautet die ehrliche Antwort zweimal nein. Die Vereinbarung wird im Frühjahr verhandelt, sauber unterschrieben und dann abgelegt. Was im Jahresverlauf daraus wird, sieht niemand. Am Jahresende kommt eine Gutschrift oder sie kommt nicht, und in beiden Fällen fehlt die Grundlage, um zu beurteilen, ob der Betrag stimmt.
Die gängigste Form ist der Staffelbonus auf das Jahresvolumen. Ab einer definierten Schwelle wird ein Prozentsatz auf den Nettoumsatz rückvergütet, oft in zwei oder drei Stufen. Die zweite Form ist der Warengruppenbonus, der nur für bestimmte Sortimente gilt, etwa für Trockenbau oder Befestigungstechnik, häufig mit einem höheren Satz als der Grundbonus. Die dritte Form ist der Zahlungsziel- oder Skontobonus, der an das Zahlungsverhalten geknüpft ist und formal gar kein Mengenbonus ist.
In der Praxis kommen diese Formen kombiniert vor, und genau das macht den Nachweis anspruchsvoll. Ein Betrieb kann die Grundschwelle erreichen, den Warengruppenbonus aber verfehlen, weil ein Teil des Trockenbaumaterials über einen anderen Lieferanten lief. Oder er erreicht beide Schwellen, verliert aber den Zahlungszielbonus, weil im Sommer zwei Rechnungen verspätet beglichen wurden.
Dazu kommt die Frage, was überhaupt in die Bemessungsgrundlage fällt. Fracht, Gerätemiete, Entsorgungspauschalen und Streckengeschäfte sind je nach Vereinbarung enthalten oder ausgenommen. Wer das nicht im Blick behält, rechnet mit einer anderen Zahl als sein Lieferant und merkt es erst, wenn die Gutschrift kleiner ausfällt als erwartet.
Die naheliegende Quelle für das Einkaufsvolumen ist das Kreditorenkonto. Dort steht, was im Jahr an den Lieferanten gezahlt wurde. Für den Bonusnachweis ist diese Zahl allerdings nur bedingt brauchbar, und zwar aus mehreren Gründen gleichzeitig.
Sie ist erstens zahlungsbezogen und nicht leistungsbezogen. Rechnungen aus dem Dezember, die im Januar beglichen werden, landen im falschen Jahr. Sie ist zweitens nicht nach Warengruppen aufgeschlüsselt, weil das Kreditorenkonto nur Belegsummen kennt und keine Positionen. Und sie enthält drittens Bestandteile, die in der Bonusvereinbarung ausgenommen sind, ohne dass sich diese Anteile ohne Belegdurchsicht herausrechnen lassen.
Eine Bonusvereinbarung, deren Erfüllung Sie erst nach dem Stichtag berechnen können, ist keine Vereinbarung. Sie ist eine Hoffnung.
Hinzu kommt ein Konzernthema. Viele Baustoffhändler treten über mehrere Gesellschaften oder Niederlassungen auf, die im eigenen System als getrennte Kreditoren geführt werden. Der Bonus gilt aber für die gesamte Gruppe. Wer die Kreditoren nicht bewusst zusammenfasst, unterschätzt sein eigenes Volumen und verhandelt beim nächsten Mal aus einer schwächeren Position, als ihm zusteht.
Für einen belastbaren Bonusnachweis brauchen Sie keine neue Software und kein Controlling-Projekt. Sie brauchen fünf Dinge, die in den meisten Betrieben bereits vorhanden sind, nur nicht an einer Stelle zusammenlaufen:
Der Zwischenstand ist der Punkt, an dem aus einer Buchhaltungsaufgabe eine Einkaufsentscheidung wird. Wenn Sie im September sehen, dass Ihnen 60.000 Euro zur nächsten Bonusstufe fehlen, können Sie das restliche Jahr steuern: Bedarfe bündeln, Bestellungen aus dem Frühjahr des Folgejahres vorziehen, Material, das ohnehin gebraucht wird, bei diesem Lieferanten abrufen statt beim Zweitlieferanten. Sehen Sie dieselbe Lücke im Februar, ist sie nur noch eine Feststellung.
Dieser Zwischenstand hat noch einen zweiten Nutzen, der über den einzelnen Lieferanten hinausgeht. Er zeigt, wie viel Volumen an den Vereinbarungen vorbeiläuft. In fast jedem Betrieb gibt es Bestellungen, die aus Zeitdruck oder Gewohnheit bei einem Händler landen, mit dem keine Konditionen vereinbart sind. Solange das Volumen nicht je Lieferant sichtbar ist, bleibt dieser Abfluss unbemerkt, und er ist regelmäßig größer, als die Beteiligten schätzen.
Genauso wichtig ist die umgekehrte Situation. Wenn die höchste Stufe rechnerisch nicht mehr erreichbar ist, sollten Sie das wissen, bevor Sie weiteres Volumen bei diesem Lieferanten konzentrieren. Jede Bestellung, die nur der Schwelle wegen dorthin geht, ohne dass die Schwelle fällt, kostet Sie schlicht den Preisvorteil des Wettbewerbs.
Der zweite blinde Fleck liegt hinter dem Jahreswechsel. Selbst Betriebe, die ihr Volumen kennen, prüfen die eingehende Gutschrift oft nicht nach. Sie wird gebucht und gilt damit als erledigt.
Dabei sind Abweichungen keine Seltenheit. Der Lieferant rechnet mit seiner eigenen Bemessungsgrundlage, und dort fehlen gelegentlich Streckenlieferungen, Positionen einer Niederlassung oder Nachträge aus dem Dezember. Zwei Prozent auf 40.000 Euro übersehenes Volumen sind 800 Euro, die schlicht nicht ankommen. Bei drei Lieferanten mit ähnlichen Vereinbarungen ist das ein vierstelliger Betrag pro Jahr, für den niemand eine Rechnung schreibt.
Setzen Sie deshalb zwei feste Termine: einen Zwischenstand Ende des dritten Quartals, an dem Sie noch steuern können, und eine Gutschriftsprüfung sechs bis acht Wochen nach Jahresende, bei der Sie die Abrechnung des Lieferanten gegen Ihre eigene Zahl stellen. Beide Termine gehören in den Kalender der Person, die den Einkauf verantwortet, nicht in die Buchhaltung.
Wenn Sie ohnehin mit mehreren Lieferanten Rahmenvereinbarungen führen, lohnt sich eine einfache Übersicht: Lieferant, Schwelle, Bonussatz, Bemessungsgrundlage, aktueller Stand, Prüfdatum der Gutschrift. Mehr braucht es nicht, und diese Liste ist in einer halben Stunde angelegt.
Der Aufwand für diese Auswertung entscheidet sich daran, ob Bestellungen und Rechnungen ohnehin digital mit Lieferant, Warengruppe und Datum vorliegen. Wir bei CATHAGO führen diese Daten zentral, sodass sich das Volumen je Lieferant und Warengruppe zu jedem Zeitpunkt ablesen lässt, ohne dass jemand Belege zusammensucht. Wie sich daraus eine Verhandlungsposition aufbauen lässt, beschreiben wir im Beitrag zu Rahmenverträgen und zentraler Beschaffung. Welche Lieferantenstruktur dafür sinnvoll ist, zeigt unser Artikel dazu, wie viele Baustofflieferanten ein Baubetrieb braucht.
Nehmen Sie Ihre drei größten Lieferantenvereinbarungen und beantworten Sie für jede zwei Fragen: Wie hoch ist mein Volumen per heute, und wann prüfe ich die Gutschrift? Wenn Sie die erste Frage nicht innerhalb von zehn Minuten beantworten können, liegt genau dort der Handlungsbedarf, nicht in der nächsten Verhandlungsrunde.
Sie haben mit Ihrem Baustoffhändler einen Jahresbonus von zwei Prozent ab 400.000 Euro Einkaufsvolumen vereinbart. Die Frage ist: Wissen Sie im Oktober, ob Sie diese Schwelle erreichen? Und haben Sie im Februar geprüft, ob die Gutschrift auch wirklich kam?
In vielen Baubetrieben lautet die ehrliche Antwort zweimal nein. Die Vereinbarung wird im Frühjahr verhandelt, sauber unterschrieben und dann abgelegt. Was im Jahresverlauf daraus wird, sieht niemand. Am Jahresende kommt eine Gutschrift oder sie kommt nicht, und in beiden Fällen fehlt die Grundlage, um zu beurteilen, ob der Betrag stimmt.
Die gängigste Form ist der Staffelbonus auf das Jahresvolumen. Ab einer definierten Schwelle wird ein Prozentsatz auf den Nettoumsatz rückvergütet, oft in zwei oder drei Stufen. Die zweite Form ist der Warengruppenbonus, der nur für bestimmte Sortimente gilt, etwa für Trockenbau oder Befestigungstechnik, häufig mit einem höheren Satz als der Grundbonus. Die dritte Form ist der Zahlungsziel- oder Skontobonus, der an das Zahlungsverhalten geknüpft ist und formal gar kein Mengenbonus ist.
In der Praxis kommen diese Formen kombiniert vor, und genau das macht den Nachweis anspruchsvoll. Ein Betrieb kann die Grundschwelle erreichen, den Warengruppenbonus aber verfehlen, weil ein Teil des Trockenbaumaterials über einen anderen Lieferanten lief. Oder er erreicht beide Schwellen, verliert aber den Zahlungszielbonus, weil im Sommer zwei Rechnungen verspätet beglichen wurden.
Dazu kommt die Frage, was überhaupt in die Bemessungsgrundlage fällt. Fracht, Gerätemiete, Entsorgungspauschalen und Streckengeschäfte sind je nach Vereinbarung enthalten oder ausgenommen. Wer das nicht im Blick behält, rechnet mit einer anderen Zahl als sein Lieferant und merkt es erst, wenn die Gutschrift kleiner ausfällt als erwartet.
Die naheliegende Quelle für das Einkaufsvolumen ist das Kreditorenkonto. Dort steht, was im Jahr an den Lieferanten gezahlt wurde. Für den Bonusnachweis ist diese Zahl allerdings nur bedingt brauchbar, und zwar aus mehreren Gründen gleichzeitig.
Sie ist erstens zahlungsbezogen und nicht leistungsbezogen. Rechnungen aus dem Dezember, die im Januar beglichen werden, landen im falschen Jahr. Sie ist zweitens nicht nach Warengruppen aufgeschlüsselt, weil das Kreditorenkonto nur Belegsummen kennt und keine Positionen. Und sie enthält drittens Bestandteile, die in der Bonusvereinbarung ausgenommen sind, ohne dass sich diese Anteile ohne Belegdurchsicht herausrechnen lassen.
Eine Bonusvereinbarung, deren Erfüllung Sie erst nach dem Stichtag berechnen können, ist keine Vereinbarung. Sie ist eine Hoffnung.
Hinzu kommt ein Konzernthema. Viele Baustoffhändler treten über mehrere Gesellschaften oder Niederlassungen auf, die im eigenen System als getrennte Kreditoren geführt werden. Der Bonus gilt aber für die gesamte Gruppe. Wer die Kreditoren nicht bewusst zusammenfasst, unterschätzt sein eigenes Volumen und verhandelt beim nächsten Mal aus einer schwächeren Position, als ihm zusteht.
Für einen belastbaren Bonusnachweis brauchen Sie keine neue Software und kein Controlling-Projekt. Sie brauchen fünf Dinge, die in den meisten Betrieben bereits vorhanden sind, nur nicht an einer Stelle zusammenlaufen:
Der Zwischenstand ist der Punkt, an dem aus einer Buchhaltungsaufgabe eine Einkaufsentscheidung wird. Wenn Sie im September sehen, dass Ihnen 60.000 Euro zur nächsten Bonusstufe fehlen, können Sie das restliche Jahr steuern: Bedarfe bündeln, Bestellungen aus dem Frühjahr des Folgejahres vorziehen, Material, das ohnehin gebraucht wird, bei diesem Lieferanten abrufen statt beim Zweitlieferanten. Sehen Sie dieselbe Lücke im Februar, ist sie nur noch eine Feststellung.
Dieser Zwischenstand hat noch einen zweiten Nutzen, der über den einzelnen Lieferanten hinausgeht. Er zeigt, wie viel Volumen an den Vereinbarungen vorbeiläuft. In fast jedem Betrieb gibt es Bestellungen, die aus Zeitdruck oder Gewohnheit bei einem Händler landen, mit dem keine Konditionen vereinbart sind. Solange das Volumen nicht je Lieferant sichtbar ist, bleibt dieser Abfluss unbemerkt, und er ist regelmäßig größer, als die Beteiligten schätzen.
Genauso wichtig ist die umgekehrte Situation. Wenn die höchste Stufe rechnerisch nicht mehr erreichbar ist, sollten Sie das wissen, bevor Sie weiteres Volumen bei diesem Lieferanten konzentrieren. Jede Bestellung, die nur der Schwelle wegen dorthin geht, ohne dass die Schwelle fällt, kostet Sie schlicht den Preisvorteil des Wettbewerbs.
Der zweite blinde Fleck liegt hinter dem Jahreswechsel. Selbst Betriebe, die ihr Volumen kennen, prüfen die eingehende Gutschrift oft nicht nach. Sie wird gebucht und gilt damit als erledigt.
Dabei sind Abweichungen keine Seltenheit. Der Lieferant rechnet mit seiner eigenen Bemessungsgrundlage, und dort fehlen gelegentlich Streckenlieferungen, Positionen einer Niederlassung oder Nachträge aus dem Dezember. Zwei Prozent auf 40.000 Euro übersehenes Volumen sind 800 Euro, die schlicht nicht ankommen. Bei drei Lieferanten mit ähnlichen Vereinbarungen ist das ein vierstelliger Betrag pro Jahr, für den niemand eine Rechnung schreibt.
Setzen Sie deshalb zwei feste Termine: einen Zwischenstand Ende des dritten Quartals, an dem Sie noch steuern können, und eine Gutschriftsprüfung sechs bis acht Wochen nach Jahresende, bei der Sie die Abrechnung des Lieferanten gegen Ihre eigene Zahl stellen. Beide Termine gehören in den Kalender der Person, die den Einkauf verantwortet, nicht in die Buchhaltung.
Wenn Sie ohnehin mit mehreren Lieferanten Rahmenvereinbarungen führen, lohnt sich eine einfache Übersicht: Lieferant, Schwelle, Bonussatz, Bemessungsgrundlage, aktueller Stand, Prüfdatum der Gutschrift. Mehr braucht es nicht, und diese Liste ist in einer halben Stunde angelegt.
Der Aufwand für diese Auswertung entscheidet sich daran, ob Bestellungen und Rechnungen ohnehin digital mit Lieferant, Warengruppe und Datum vorliegen. Wir bei CATHAGO führen diese Daten zentral, sodass sich das Volumen je Lieferant und Warengruppe zu jedem Zeitpunkt ablesen lässt, ohne dass jemand Belege zusammensucht. Wie sich daraus eine Verhandlungsposition aufbauen lässt, beschreiben wir im Beitrag zu Rahmenverträgen und zentraler Beschaffung. Welche Lieferantenstruktur dafür sinnvoll ist, zeigt unser Artikel dazu, wie viele Baustofflieferanten ein Baubetrieb braucht.
Nehmen Sie Ihre drei größten Lieferantenvereinbarungen und beantworten Sie für jede zwei Fragen: Wie hoch ist mein Volumen per heute, und wann prüfe ich die Gutschrift? Wenn Sie die erste Frage nicht innerhalb von zehn Minuten beantworten können, liegt genau dort der Handlungsbedarf, nicht in der nächsten Verhandlungsrunde.
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