Checkliste E-Rechnungspflicht 2027 zum Download

Ab dem 01.01.2027 dürfen Bauunternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 ihre inländischen B2B-Rechnungen nur noch als E-Rechnung ausstellen. Ein PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr. Unsere Checkliste zeigt auf zwei Seiten, was bis zum 31.12.2026 im Eingang, im Ausgang und bei Ihren Lieferanten stehen muss.

Was wann gilt

• Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können.
• Ab 01.01.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 stellen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung nach EN 16931 aus.
• Ab 01.01.2028: Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle Unternehmen.

Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931.

Was in der Checkliste steht

Eingang

• Zentrales Postfach für Rechnungen, das alle Lieferanten kennen
• XRechnung und ZUGFeRD werden als Daten gelesen, nicht nur als PDF angezeigt
• Prüfung jeder Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein, Position für Position
• Freigabe-Workflow mit Vertretung, Archivierung im Originalformat, Übergabe ins ERP

Ausgang

• Umsatz 2026 geprüft: Pflicht ab 2027 oder ab 2028?
• Rechnungssoftware erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD, auch für Abschlags- und Schlussrechnungen
• Kundenstammdaten vollständig, inklusive Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
• Testrechnung an zwei Hauptkunden vor Jahresende

Lieferanten

• Die wichtigsten Lieferanten nach Rechnungsanzahl angeschrieben
• Bestellnummer und Kostenstelle als Pflichtangabe auf der Rechnung gefordert
• Vorgehen für Lieferanten festgelegt, die 2027 noch PDF schicken dürfen

Die Pflicht betrifft das Format. Der Aufwand im Bau entsteht bei der Prüfung: Eine Rechnung muss zur Bestellung und zum Lieferschein passen.

Checkliste kostenlos herunterladen

Tragen Sie Ihre Daten in das Formular ein. Nach dem Absenden öffnet sich die Checkliste als PDF. Mehr zum Hintergrund lesen Sie in unserem Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027.

Quellen: IHK Region Stuttgart zum Ende der Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz; BMF-Schreiben zur E-Rechnung; § 27 Abs. 38 UStG. Die Checkliste ist keine Steuerberatung.