Freitextpositionen in Bestellungen verraten, welche Artikel im Katalog fehlen. So werten Bauunternehmen sie aus und schließen die Lücken gezielt.
„1 Sack Fliesenkleber wie letztes Mal.“ „Schrauben für die Dachlatten, die langen.“ „Absperrband rot weiß, eine Rolle.“ Solche Freitextzeilen landen jede Woche im Einkauf eines Bauunternehmens. Jede einzelne erzeugt Handarbeit: Der Einkauf muss nachfragen, welcher Artikel gemeint ist. Der Lieferant muss raten. Und spätestens in der Rechnungsprüfung lässt sich die Position kaum noch eindeutig einer Bestellung zuordnen.
Die übliche Reaktion ist eine Rundmail an die Poliere: „Bitte nur noch aus dem Katalog bestellen.“ Das hilft selten lange. Denn Freitext entsteht nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil der Katalog an dieser Stelle nicht liefert, was die Baustelle braucht.
Genau darin steckt eine Information, die Ihnen kein Lieferantenkatalog gibt: eine ehrliche Liste dessen, was Ihre Baustellen wirklich bestellen. Wer Freitextzeilen nicht nur bekämpft, sondern auswertet, bekommt eine priorisierte Pflegeliste für den eigenen Artikelstamm.
Freitextbestellungen haben fast immer einen von drei Gründen. Wer sie unterscheidet, weiß auch, an welcher Stelle der Katalog nachgebessert werden muss.
Nur im ersten Fall muss tatsächlich ein neuer Artikel angelegt werden. In den beiden anderen Fällen reicht oft ein zusätzlicher Suchbegriff, eine zweite Mengeneinheit oder ein aktualisierter Lieferant. Wer alle Freitextzeilen pauschal als „fehlender Artikel“ behandelt, bläht den Artikelstamm unnötig auf und schafft neue Dubletten. Wie teuer solche doppelten Einträge werden, beschreiben wir in Artikelstammdaten im Bau: Warum Dubletten im Materialstamm Geld kosten.
Eine Freitextposition ist nicht nur beim Bestellen lästig. Sie zieht sich durch den gesamten Prozess bis in die Buchhaltung.
Beim Bestellen fehlt die Artikelnummer, also kann der Lieferant die Position nicht automatisch erfassen. Häufig folgt ein Rückruf oder eine E-Mail mit der Frage, was genau gemeint ist. Auf dem Lieferschein steht dann die Bezeichnung des Lieferanten, nicht die der Baustelle. Beim Wareneingang muss jemand entscheiden, ob „Fliesenkleber flex grau 25 kg“ zur Zeile „1 Sack wie letztes Mal“ passt.
In der Rechnungsprüfung wiederholt sich das Spiel. Ohne Artikelnummer gibt es keinen sauberen Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Ein vereinbarter Rahmenpreis lässt sich nicht prüfen, weil gar nicht klar ist, welcher Artikel bestellt wurde. Und in der Nachkalkulation landet die Position irgendwo unter „Sonstiges Material“, wo sie für die Auswertung nach Gewerk oder Warengruppe verloren ist.
Eine Freitextzeile ist kein Bedienfehler der Baustelle. Sie ist eine Meldung, dass der Katalog an dieser Stelle nicht passt.
Statt die Symptome zu bekämpfen, lohnt sich ein strukturierter Blick auf die Freitextzeilen der letzten Monate. Dafür brauchen Sie kein großes Projekt, sondern eine Exportliste aus Ihrem Bestellsystem oder ERP und ein paar Stunden Zeit.
Zählen Sie, welcher Anteil Ihrer Bestellpositionen im vergangenen Halbjahr oder Jahr als Freitext erfasst wurde. Wichtig ist, die Quote nicht nur über alle Bestellungen zu bilden, sondern auch je Baustelle, je Gewerk und je Besteller. So sehen Sie, ob das Problem flächendeckend ist oder sich auf einzelne Bereiche konzentriert. Ein Trockenbautrupp mit hoher Freitextquote deutet auf ein lückenhaftes Sortiment in genau diesem Gewerk hin, nicht auf einen undisziplinierten Polier.
Gehen Sie die Liste durch und fassen Sie gleichartige Zeilen zusammen. „Flexkleber“, „Fliesenkleber flex“ und „Kleber wie letztes Mal“ beschreiben oft denselben Artikel. Für jede Gruppe halten Sie fest, wie oft sie vorkommt, welchen Bestellwert sie ungefähr ausmacht und in welchen Gewerken sie auftaucht. Schon eine einfache Tabelle mit diesen drei Spalten zeigt, wo die großen Lücken liegen.
Hilfreich ist es, den Lieferschein oder die Rechnung zur jeweiligen Freitextzeile danebenzulegen. Dort steht meist die Artikelnummer des Lieferanten, mit der sich der gemeinte Artikel eindeutig bestimmen lässt.
Ordnen Sie jede Gruppe einer der drei Ursachen von oben zu: fehlt, wird nicht gefunden, passt nicht. Daraus ergibt sich die Maßnahme:
Bei der Anlage neuer Artikel lohnt sich ein einheitliches Klassifizierungsschema, damit die Lücke nicht mit neuem Wildwuchs geschlossen wird. Wie das mit einem Branchenstandard gelingt, zeigen wir in Artikelstammdaten im Bau mit eCl@ss standardisieren.
Nicht jede Lücke muss sofort geschlossen werden. Beginnen Sie mit den Gruppen, die am häufigsten vorkommen oder den höchsten Bestellwert haben. Eine Position, die jede Woche auf mehreren Baustellen frei getippt wird, bringt mehr als ein Spezialartikel, der einmal im Jahr bestellt wird.
Danach gehört die Freitextquote in einen festen Rhythmus. Ein Blick pro Quartal reicht, um zu sehen, ob die Maßnahmen wirken und wo neue Lücken entstehen. Neue Lücken kommen zuverlässig: Hersteller ändern ihr Sortiment, Planer schreiben neue Produkte vor, und neue Mitarbeitende bringen eigene Begriffe mit. Was passiert, wenn Artikel zum Jahreswechsel aus dem Sortiment fallen, beschreiben wir in Auslaufartikel zum Jahreswechsel im Artikelstamm ersetzen.
Die Auswertung scheitert in der Praxis selten an der Methode, sondern an der Zuständigkeit. Der Einkauf sieht die Freitextzeilen, kennt aber nicht immer die Begriffe der Baustelle. Die Poliere wissen, was sie brauchen, haben aber keine Zeit für Stammdatenpflege.
Bewährt hat sich eine klare Rollenverteilung. Eine Person im Einkauf ist für den Artikelstamm verantwortlich und wertet die Freitextliste regelmäßig aus. Für jedes Gewerk gibt es einen Ansprechpartner auf der Baustelle, der bei unklaren Gruppen kurz bestätigt, welcher Artikel gemeint ist. So entsteht ein kleiner, fester Kreislauf statt einer einmaligen Aufräumaktion.
Freitext ganz abzuschaffen ist dabei kein sinnvolles Ziel. Für echte Sonderfälle, etwa ein einmaliges Bauteil nach Planervorgabe, muss es den Weg weiterhin geben. Entscheidend ist, dass Freitext die Ausnahme bleibt und nicht der Normalfall für Artikel, die jede Woche gebraucht werden.
Wenn die häufigsten Freitextgruppen als Artikel im Katalog stehen und unter den Begriffen der Baustelle gefunden werden, ändert sich der Ablauf an mehreren Stellen. Bestellungen tragen eine Artikelnummer, der Lieferant kann sie ohne Rückfrage erfassen. Lieferschein und Rechnung lassen sich der Bestellposition eindeutig zuordnen. Rahmenpreise werden prüfbar, und in der Nachkalkulation erscheint das Material in der richtigen Warengruppe statt unter „Sonstiges“.
Im Bestellwesen von CATHAGO bestellen Baustellen aus einem zentralen Katalog mit den Artikeln und Preisen Ihrer Lieferanten. Freitextpositionen bleiben möglich und sind dadurch als Ausnahme sichtbar, sodass sie sich gezielt auswerten lassen.
Freitextbestellungen sind ein ehrliches Feedback Ihrer Baustellen an den Einkauf. Wer sie regelmäßig auswertet, findet die Lücken im Katalog schneller als mit jeder theoretischen Sortimentsplanung. Messen Sie die Quote, bündeln Sie die Zeilen, beheben Sie die Ursache und schauen Sie einmal pro Quartal wieder hin.
Wenn Sie sehen möchten, wie ein zentraler Katalog mit Ihren Lieferanten im Bestellwesen aussieht, zeigen wir Ihnen das gern in einem kurzen Gespräch.
„1 Sack Fliesenkleber wie letztes Mal.“ „Schrauben für die Dachlatten, die langen.“ „Absperrband rot weiß, eine Rolle.“ Solche Freitextzeilen landen jede Woche im Einkauf eines Bauunternehmens. Jede einzelne erzeugt Handarbeit: Der Einkauf muss nachfragen, welcher Artikel gemeint ist. Der Lieferant muss raten. Und spätestens in der Rechnungsprüfung lässt sich die Position kaum noch eindeutig einer Bestellung zuordnen.
Die übliche Reaktion ist eine Rundmail an die Poliere: „Bitte nur noch aus dem Katalog bestellen.“ Das hilft selten lange. Denn Freitext entsteht nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil der Katalog an dieser Stelle nicht liefert, was die Baustelle braucht.
Genau darin steckt eine Information, die Ihnen kein Lieferantenkatalog gibt: eine ehrliche Liste dessen, was Ihre Baustellen wirklich bestellen. Wer Freitextzeilen nicht nur bekämpft, sondern auswertet, bekommt eine priorisierte Pflegeliste für den eigenen Artikelstamm.
Freitextbestellungen haben fast immer einen von drei Gründen. Wer sie unterscheidet, weiß auch, an welcher Stelle der Katalog nachgebessert werden muss.
Nur im ersten Fall muss tatsächlich ein neuer Artikel angelegt werden. In den beiden anderen Fällen reicht oft ein zusätzlicher Suchbegriff, eine zweite Mengeneinheit oder ein aktualisierter Lieferant. Wer alle Freitextzeilen pauschal als „fehlender Artikel“ behandelt, bläht den Artikelstamm unnötig auf und schafft neue Dubletten. Wie teuer solche doppelten Einträge werden, beschreiben wir in Artikelstammdaten im Bau: Warum Dubletten im Materialstamm Geld kosten.
Eine Freitextposition ist nicht nur beim Bestellen lästig. Sie zieht sich durch den gesamten Prozess bis in die Buchhaltung.
Beim Bestellen fehlt die Artikelnummer, also kann der Lieferant die Position nicht automatisch erfassen. Häufig folgt ein Rückruf oder eine E-Mail mit der Frage, was genau gemeint ist. Auf dem Lieferschein steht dann die Bezeichnung des Lieferanten, nicht die der Baustelle. Beim Wareneingang muss jemand entscheiden, ob „Fliesenkleber flex grau 25 kg“ zur Zeile „1 Sack wie letztes Mal“ passt.
In der Rechnungsprüfung wiederholt sich das Spiel. Ohne Artikelnummer gibt es keinen sauberen Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Ein vereinbarter Rahmenpreis lässt sich nicht prüfen, weil gar nicht klar ist, welcher Artikel bestellt wurde. Und in der Nachkalkulation landet die Position irgendwo unter „Sonstiges Material“, wo sie für die Auswertung nach Gewerk oder Warengruppe verloren ist.
Eine Freitextzeile ist kein Bedienfehler der Baustelle. Sie ist eine Meldung, dass der Katalog an dieser Stelle nicht passt.
Statt die Symptome zu bekämpfen, lohnt sich ein strukturierter Blick auf die Freitextzeilen der letzten Monate. Dafür brauchen Sie kein großes Projekt, sondern eine Exportliste aus Ihrem Bestellsystem oder ERP und ein paar Stunden Zeit.
Zählen Sie, welcher Anteil Ihrer Bestellpositionen im vergangenen Halbjahr oder Jahr als Freitext erfasst wurde. Wichtig ist, die Quote nicht nur über alle Bestellungen zu bilden, sondern auch je Baustelle, je Gewerk und je Besteller. So sehen Sie, ob das Problem flächendeckend ist oder sich auf einzelne Bereiche konzentriert. Ein Trockenbautrupp mit hoher Freitextquote deutet auf ein lückenhaftes Sortiment in genau diesem Gewerk hin, nicht auf einen undisziplinierten Polier.
Gehen Sie die Liste durch und fassen Sie gleichartige Zeilen zusammen. „Flexkleber“, „Fliesenkleber flex“ und „Kleber wie letztes Mal“ beschreiben oft denselben Artikel. Für jede Gruppe halten Sie fest, wie oft sie vorkommt, welchen Bestellwert sie ungefähr ausmacht und in welchen Gewerken sie auftaucht. Schon eine einfache Tabelle mit diesen drei Spalten zeigt, wo die großen Lücken liegen.
Hilfreich ist es, den Lieferschein oder die Rechnung zur jeweiligen Freitextzeile danebenzulegen. Dort steht meist die Artikelnummer des Lieferanten, mit der sich der gemeinte Artikel eindeutig bestimmen lässt.
Ordnen Sie jede Gruppe einer der drei Ursachen von oben zu: fehlt, wird nicht gefunden, passt nicht. Daraus ergibt sich die Maßnahme:
Bei der Anlage neuer Artikel lohnt sich ein einheitliches Klassifizierungsschema, damit die Lücke nicht mit neuem Wildwuchs geschlossen wird. Wie das mit einem Branchenstandard gelingt, zeigen wir in Artikelstammdaten im Bau mit eCl@ss standardisieren.
Nicht jede Lücke muss sofort geschlossen werden. Beginnen Sie mit den Gruppen, die am häufigsten vorkommen oder den höchsten Bestellwert haben. Eine Position, die jede Woche auf mehreren Baustellen frei getippt wird, bringt mehr als ein Spezialartikel, der einmal im Jahr bestellt wird.
Danach gehört die Freitextquote in einen festen Rhythmus. Ein Blick pro Quartal reicht, um zu sehen, ob die Maßnahmen wirken und wo neue Lücken entstehen. Neue Lücken kommen zuverlässig: Hersteller ändern ihr Sortiment, Planer schreiben neue Produkte vor, und neue Mitarbeitende bringen eigene Begriffe mit. Was passiert, wenn Artikel zum Jahreswechsel aus dem Sortiment fallen, beschreiben wir in Auslaufartikel zum Jahreswechsel im Artikelstamm ersetzen.
Die Auswertung scheitert in der Praxis selten an der Methode, sondern an der Zuständigkeit. Der Einkauf sieht die Freitextzeilen, kennt aber nicht immer die Begriffe der Baustelle. Die Poliere wissen, was sie brauchen, haben aber keine Zeit für Stammdatenpflege.
Bewährt hat sich eine klare Rollenverteilung. Eine Person im Einkauf ist für den Artikelstamm verantwortlich und wertet die Freitextliste regelmäßig aus. Für jedes Gewerk gibt es einen Ansprechpartner auf der Baustelle, der bei unklaren Gruppen kurz bestätigt, welcher Artikel gemeint ist. So entsteht ein kleiner, fester Kreislauf statt einer einmaligen Aufräumaktion.
Freitext ganz abzuschaffen ist dabei kein sinnvolles Ziel. Für echte Sonderfälle, etwa ein einmaliges Bauteil nach Planervorgabe, muss es den Weg weiterhin geben. Entscheidend ist, dass Freitext die Ausnahme bleibt und nicht der Normalfall für Artikel, die jede Woche gebraucht werden.
Wenn die häufigsten Freitextgruppen als Artikel im Katalog stehen und unter den Begriffen der Baustelle gefunden werden, ändert sich der Ablauf an mehreren Stellen. Bestellungen tragen eine Artikelnummer, der Lieferant kann sie ohne Rückfrage erfassen. Lieferschein und Rechnung lassen sich der Bestellposition eindeutig zuordnen. Rahmenpreise werden prüfbar, und in der Nachkalkulation erscheint das Material in der richtigen Warengruppe statt unter „Sonstiges“.
Im Bestellwesen von CATHAGO bestellen Baustellen aus einem zentralen Katalog mit den Artikeln und Preisen Ihrer Lieferanten. Freitextpositionen bleiben möglich und sind dadurch als Ausnahme sichtbar, sodass sie sich gezielt auswerten lassen.
Freitextbestellungen sind ein ehrliches Feedback Ihrer Baustellen an den Einkauf. Wer sie regelmäßig auswertet, findet die Lücken im Katalog schneller als mit jeder theoretischen Sortimentsplanung. Messen Sie die Quote, bündeln Sie die Zeilen, beheben Sie die Ursache und schauen Sie einmal pro Quartal wieder hin.
Wenn Sie sehen möchten, wie ein zentraler Katalog mit Ihren Lieferanten im Bestellwesen aussieht, zeigen wir Ihnen das gern in einem kurzen Gespräch.
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