Bestellt 300 Tonnen, geliefert 210: Wie Bauleiter und Einkauf Restmengen aus Teillieferungen im Blick behalten, bevor die Kolonne wartet.
Bestellt sind 40 Stahlmatten, auf dem Lieferschein stehen 24. Der Fahrer sagt, der Rest kommt Donnerstag. Am Donnerstag weiß niemand mehr, wer das zugesagt hat, und die Kolonne steht.
Solche Szenen kennt jeder Polier. Teillieferungen gehören zum Baualltag, oft sind sie sogar gewollt: Schüttgut wird in Abrufen geliefert, Bewehrung nach Betonierabschnitten, Fliesen nach Geschossen. Das Problem ist selten die Teillieferung selbst. Das Problem ist die Restmenge, die danach irgendwo zwischen Lieferschein, Fahrerzusage und Bauleiterkopf verschwindet.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Bauleitung und Einkauf offene Mengen aus Teillieferungen so führen, dass die Baustelle jederzeit weiß, was noch fehlt, wann es kommt und wer nachfasst.
Eine Bestellung ist eine klare Sache: Position, Menge, Liefertermin. Sobald die erste Teillieferung eintrifft, wird daraus eine Rechnung mit Unbekannten. Auf dem Lieferschein steht die gelieferte Menge, aber selten die Restmenge. Die Zusage für den Rest kommt mündlich vom Fahrer oder telefonisch vom Innendienst des Händlers, und sie landet in keinem System.
Hinzu kommt, dass auf vielen Baustellen mehrere Personen Ware annehmen. Der Polier nimmt morgens die Bewehrung an, der Vorarbeiter nachmittags den Rest Schalungsmaterial, und der Bauleiter ist an diesem Tag auf einer anderen Baustelle. Jeder sieht nur seinen Lieferschein, keiner sieht den Stand der gesamten Bestellung.
Im Büro sieht es nicht besser aus. Der Einkauf hat die Bestellung ausgelöst und betrachtet sie als erledigt. Die Lieferscheine kommen, wenn überhaupt, gesammelt am Wochenende in einer Mappe an. Bis dort jemand bemerkt, dass von 300 Tonnen Frostschutzmaterial erst 210 geliefert wurden, ist der Einbau längst geplant.
Die Folgen einer vergessenen Restmenge zeigen sich nicht auf der Rechnung, sondern im Bauablauf. Der häufigste Fall ist Wartezeit: Die Kolonne ist eingeteilt, der Bagger steht bereit, aber das Material fehlt. Jede Stunde Stillstand kostet Lohn und Gerätemiete, ohne dass Leistung entsteht.
Der zweite Fall ist die Doppelbestellung. Weil niemand weiß, ob die Restmenge noch kommt, bestellt der Polier sicherheitshalber neu, oft beim nächstbesten Händler und ohne Rahmenkonditionen. Wenn die ursprüngliche Restmenge dann doch geliefert wird, liegt Material doppelt auf der Baustelle, und die Rücksendung kostet Fracht und Nerven.
Der dritte Fall ist Streit um Nebenkosten. Viele Lieferanten berechnen pro Anlieferung eine Frachtpauschale oder einen Mindermengenzuschlag. Wenn eine Bestellung ohne Absprache in vier statt zwei Teillieferungen kommt, zahlen Sie unter Umständen doppelt Fracht. Ohne sauberen Nachweis, was bestellt und was wann geliefert wurde, lässt sich das kaum zurückweisen.
Die wichtigste Umstellung ist gedanklich: Nicht der einzelne Lieferschein ist die Einheit, sondern die Bestellposition. Für jede Position führen Sie drei Werte: bestellte Menge, kumuliert gelieferte Menge und daraus die offene Restmenge. Erst mit dieser Sicht beantwortet die Baustelle die Frage „Was fehlt noch?" auf einen Blick statt nach einer Runde Telefonieren.
Praktisch bedeutet das: Jeder Lieferschein wird bei der Annahme einer Bestellung zugeordnet, und zwar positionsgenau. Steht auf dem Lieferschein keine Bestellnummer, fragen Sie beim Lieferanten nach und verlangen Sie künftig die Angabe. Eine saubere Prüfung der Auftragsbestätigung vor der Lieferung hilft dabei, weil dort schon Teillieferungen und Termine schriftlich stehen.
Wichtig ist auch, Teilmengen nicht mit Falschlieferungen zu verwechseln. Fehlt eine Menge, ist das eine offene Restmenge. Kommt ein anderer Artikel, ist das eine Abweichung, die Sie sofort reklamieren sollten. Wie Sie solche Fälle beim Wareneingang auseinanderhalten, beschreiben wir im Beitrag Falschlieferungen am Bau früh erkennen.
Die mündliche Zusage des Fahrers ist der Moment, in dem die meisten Restmengen verloren gehen. Halten Sie deshalb bei jeder Teillieferung drei Dinge schriftlich fest: die offene Menge, den zugesagten Termin und den Namen der Person, die zugesagt hat. Ein kurzer Vermerk auf dem Lieferschein oder im digitalen Wareneingang reicht.
Ebenso wichtig ist eine klare Zuständigkeit. Legen Sie fest, wer offene Mengen nachverfolgt: der Bauleiter, der Einkauf oder der Polier. In vielen Betrieben bewährt sich eine einfache Aufteilung. Die Baustelle meldet, was fehlt, und der Einkauf fasst beim Lieferanten nach, weil er die Konditionen kennt und den richtigen Ansprechpartner hat.
Damit Nachfassen nicht vom Zufall abhängt, hilft eine feste Regel. Ein Beispiel aus der Praxis: Zwei Werktage vor dem geplanten Einbau prüft der Einkauf alle offenen Restmengen der Baustelle und ruft bei jedem Lieferanten an, dessen Termin noch nicht bestätigt ist. So bleibt genug Zeit, um auf einen Zweitlieferanten auszuweichen, ohne dass die Kolonne wartet.
„Eine Restmenge ohne Termin und ohne Namen ist keine Zusage, sondern eine Hoffnung."
Viele Teillieferungen entstehen nicht beim Lieferanten, sondern bei der Bestellung. Wer 300 Tonnen Schüttgut bestellt, ohne Abrufe zu vereinbaren, bekommt das Material so, wie es dem Händler logistisch passt. Wer stattdessen von Anfang an Teilmengen und Termine nach Bauablauf festlegt, macht aus der zufälligen Teillieferung einen geplanten Abruf.
Klären Sie bei größeren Bestellungen deshalb vorab:
Diese Punkte gehören in die Bestellung oder in den Rahmenvertrag, nicht in ein Telefonat. Dann ist später auch klar, ob eine zusätzliche Frachtpauschale berechtigt ist oder nicht.
Am einfachsten wird die Nachverfolgung, wenn Lieferscheindaten nicht erst am Wochenende in einer Mappe ins Büro wandern, sondern bei der Annahme digital erfasst werden. Dann rechnet das System die kumulierte Liefermenge pro Position automatisch mit, und Bauleitung wie Einkauf sehen dieselbe Restmenge. Wie das auf der Baustelle praktisch aussieht, zeigen wir im Beitrag zu digitalen Lieferscheinen beim Wareneingang.
Mit digitalen Lieferscheinen in CATHAGO liegen bei unseren Kunden 99,9 % der Lieferdaten digital vor, und offene Mengen aus Teillieferungen sind ohne Suchen sichtbar.
Teillieferungen lassen sich auf der Baustelle nicht vermeiden, und das müssen sie auch nicht. Entscheidend ist, dass die Restmenge nicht im Kopf einer einzelnen Person lebt. Führen Sie offene Mengen pro Bestellposition, halten Sie jede Zusage mit Termin und Namen fest und prüfen Sie offene Positionen nach einer festen Regel vor dem Einbau.
Starten Sie mit einer einzigen Baustelle: Legen Sie für die laufenden Bestellungen eine Liste mit bestellter, gelieferter und offener Menge an und gehen Sie diese einmal pro Woche mit dem Polier durch. Sie werden schnell sehen, wie viele Restmengen bisher nur „irgendwie unterwegs" waren.
Wenn Sie sehen möchten, wie digitale Lieferscheine offene Mengen automatisch sichtbar machen, zeigen wir Ihnen das gern in einer kurzen Demo.
Bestellt sind 40 Stahlmatten, auf dem Lieferschein stehen 24. Der Fahrer sagt, der Rest kommt Donnerstag. Am Donnerstag weiß niemand mehr, wer das zugesagt hat, und die Kolonne steht.
Solche Szenen kennt jeder Polier. Teillieferungen gehören zum Baualltag, oft sind sie sogar gewollt: Schüttgut wird in Abrufen geliefert, Bewehrung nach Betonierabschnitten, Fliesen nach Geschossen. Das Problem ist selten die Teillieferung selbst. Das Problem ist die Restmenge, die danach irgendwo zwischen Lieferschein, Fahrerzusage und Bauleiterkopf verschwindet.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Bauleitung und Einkauf offene Mengen aus Teillieferungen so führen, dass die Baustelle jederzeit weiß, was noch fehlt, wann es kommt und wer nachfasst.
Eine Bestellung ist eine klare Sache: Position, Menge, Liefertermin. Sobald die erste Teillieferung eintrifft, wird daraus eine Rechnung mit Unbekannten. Auf dem Lieferschein steht die gelieferte Menge, aber selten die Restmenge. Die Zusage für den Rest kommt mündlich vom Fahrer oder telefonisch vom Innendienst des Händlers, und sie landet in keinem System.
Hinzu kommt, dass auf vielen Baustellen mehrere Personen Ware annehmen. Der Polier nimmt morgens die Bewehrung an, der Vorarbeiter nachmittags den Rest Schalungsmaterial, und der Bauleiter ist an diesem Tag auf einer anderen Baustelle. Jeder sieht nur seinen Lieferschein, keiner sieht den Stand der gesamten Bestellung.
Im Büro sieht es nicht besser aus. Der Einkauf hat die Bestellung ausgelöst und betrachtet sie als erledigt. Die Lieferscheine kommen, wenn überhaupt, gesammelt am Wochenende in einer Mappe an. Bis dort jemand bemerkt, dass von 300 Tonnen Frostschutzmaterial erst 210 geliefert wurden, ist der Einbau längst geplant.
Die Folgen einer vergessenen Restmenge zeigen sich nicht auf der Rechnung, sondern im Bauablauf. Der häufigste Fall ist Wartezeit: Die Kolonne ist eingeteilt, der Bagger steht bereit, aber das Material fehlt. Jede Stunde Stillstand kostet Lohn und Gerätemiete, ohne dass Leistung entsteht.
Der zweite Fall ist die Doppelbestellung. Weil niemand weiß, ob die Restmenge noch kommt, bestellt der Polier sicherheitshalber neu, oft beim nächstbesten Händler und ohne Rahmenkonditionen. Wenn die ursprüngliche Restmenge dann doch geliefert wird, liegt Material doppelt auf der Baustelle, und die Rücksendung kostet Fracht und Nerven.
Der dritte Fall ist Streit um Nebenkosten. Viele Lieferanten berechnen pro Anlieferung eine Frachtpauschale oder einen Mindermengenzuschlag. Wenn eine Bestellung ohne Absprache in vier statt zwei Teillieferungen kommt, zahlen Sie unter Umständen doppelt Fracht. Ohne sauberen Nachweis, was bestellt und was wann geliefert wurde, lässt sich das kaum zurückweisen.
Die wichtigste Umstellung ist gedanklich: Nicht der einzelne Lieferschein ist die Einheit, sondern die Bestellposition. Für jede Position führen Sie drei Werte: bestellte Menge, kumuliert gelieferte Menge und daraus die offene Restmenge. Erst mit dieser Sicht beantwortet die Baustelle die Frage „Was fehlt noch?" auf einen Blick statt nach einer Runde Telefonieren.
Praktisch bedeutet das: Jeder Lieferschein wird bei der Annahme einer Bestellung zugeordnet, und zwar positionsgenau. Steht auf dem Lieferschein keine Bestellnummer, fragen Sie beim Lieferanten nach und verlangen Sie künftig die Angabe. Eine saubere Prüfung der Auftragsbestätigung vor der Lieferung hilft dabei, weil dort schon Teillieferungen und Termine schriftlich stehen.
Wichtig ist auch, Teilmengen nicht mit Falschlieferungen zu verwechseln. Fehlt eine Menge, ist das eine offene Restmenge. Kommt ein anderer Artikel, ist das eine Abweichung, die Sie sofort reklamieren sollten. Wie Sie solche Fälle beim Wareneingang auseinanderhalten, beschreiben wir im Beitrag Falschlieferungen am Bau früh erkennen.
Die mündliche Zusage des Fahrers ist der Moment, in dem die meisten Restmengen verloren gehen. Halten Sie deshalb bei jeder Teillieferung drei Dinge schriftlich fest: die offene Menge, den zugesagten Termin und den Namen der Person, die zugesagt hat. Ein kurzer Vermerk auf dem Lieferschein oder im digitalen Wareneingang reicht.
Ebenso wichtig ist eine klare Zuständigkeit. Legen Sie fest, wer offene Mengen nachverfolgt: der Bauleiter, der Einkauf oder der Polier. In vielen Betrieben bewährt sich eine einfache Aufteilung. Die Baustelle meldet, was fehlt, und der Einkauf fasst beim Lieferanten nach, weil er die Konditionen kennt und den richtigen Ansprechpartner hat.
Damit Nachfassen nicht vom Zufall abhängt, hilft eine feste Regel. Ein Beispiel aus der Praxis: Zwei Werktage vor dem geplanten Einbau prüft der Einkauf alle offenen Restmengen der Baustelle und ruft bei jedem Lieferanten an, dessen Termin noch nicht bestätigt ist. So bleibt genug Zeit, um auf einen Zweitlieferanten auszuweichen, ohne dass die Kolonne wartet.
„Eine Restmenge ohne Termin und ohne Namen ist keine Zusage, sondern eine Hoffnung."
Viele Teillieferungen entstehen nicht beim Lieferanten, sondern bei der Bestellung. Wer 300 Tonnen Schüttgut bestellt, ohne Abrufe zu vereinbaren, bekommt das Material so, wie es dem Händler logistisch passt. Wer stattdessen von Anfang an Teilmengen und Termine nach Bauablauf festlegt, macht aus der zufälligen Teillieferung einen geplanten Abruf.
Klären Sie bei größeren Bestellungen deshalb vorab:
Diese Punkte gehören in die Bestellung oder in den Rahmenvertrag, nicht in ein Telefonat. Dann ist später auch klar, ob eine zusätzliche Frachtpauschale berechtigt ist oder nicht.
Am einfachsten wird die Nachverfolgung, wenn Lieferscheindaten nicht erst am Wochenende in einer Mappe ins Büro wandern, sondern bei der Annahme digital erfasst werden. Dann rechnet das System die kumulierte Liefermenge pro Position automatisch mit, und Bauleitung wie Einkauf sehen dieselbe Restmenge. Wie das auf der Baustelle praktisch aussieht, zeigen wir im Beitrag zu digitalen Lieferscheinen beim Wareneingang.
Mit digitalen Lieferscheinen in CATHAGO liegen bei unseren Kunden 99,9 % der Lieferdaten digital vor, und offene Mengen aus Teillieferungen sind ohne Suchen sichtbar.
Teillieferungen lassen sich auf der Baustelle nicht vermeiden, und das müssen sie auch nicht. Entscheidend ist, dass die Restmenge nicht im Kopf einer einzelnen Person lebt. Führen Sie offene Mengen pro Bestellposition, halten Sie jede Zusage mit Termin und Namen fest und prüfen Sie offene Positionen nach einer festen Regel vor dem Einbau.
Starten Sie mit einer einzigen Baustelle: Legen Sie für die laufenden Bestellungen eine Liste mit bestellter, gelieferter und offener Menge an und gehen Sie diese einmal pro Woche mit dem Polier durch. Sie werden schnell sehen, wie viele Restmengen bisher nur „irgendwie unterwegs" waren.
Wenn Sie sehen möchten, wie digitale Lieferscheine offene Mengen automatisch sichtbar machen, zeigen wir Ihnen das gern in einer kurzen Demo.
%202.png)
Ausgezeichnet
Construction Startup Competition · Gewinner 2022
PropTech Germany Award · Sieger 2022
apti Award · 1. Platz 2022
PropTech Innovation Award · Top 5 2022
ZIA Innovation · 2023
