Einkauf und Abrechnung in der ARGE organisieren

Der ARGE-Vertrag ist unterschrieben, die Baustelle läuft. Dann kommt die erste Baustoffrechnung: adressiert an Partner A, geliefert auf eine Kostenstelle von Partner B, bestellt vom Bauleiter der ARGE. Wer prüft sie, und in wessen Buchhaltung landet sie?

Arbeitsgemeinschaften sind im Bau ein bewährtes Modell, um große Projekte gemeinsam zu stemmen. Gerade bei Infrastrukturvorhaben, die für ein einzelnes mittelständisches Bauunternehmen zu groß sind, gehen Betriebe Partnerschaften ein, um Kapazität, Gerät und Know-how zu bündeln. Die rechtliche Seite ist dabei meist gut geregelt. Der Alltag im Einkauf ist es oft nicht.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was Geschäftsführer vor dem Start einer ARGE zu Bestellung, Lieferscheinen und Rechnungen festlegen sollten, damit am Projektende keine Schlussabrechnung im Belegchaos versinkt.

Was der ARGE-Vertrag regelt und was offen bleibt

Die meisten Arbeitsgemeinschaften im deutschen Bauhauptgewerbe arbeiten auf Basis eines Mustervertrags, etwa des ARGE-Mustervertrags der Bauindustrie. Er regelt die Gesellschafterstellung, die Beteiligungsquoten, die technische und kaufmännische Geschäftsführung, die Gremien und den Umgang mit Gewinn und Verlust. Seit 2024 gilt zudem das modernisierte Recht der Personengesellschaften, an das die Musterverträge angepasst wurden.

Was der Vertrag in der Regel nicht im Detail regelt, ist der tägliche Belegfluss. Wer darf im Namen der ARGE bestellen und bis zu welchem Betrag? Welche Lieferanten und Konditionen gelten? An welche Adresse gehen Rechnungen, und wer gibt sie frei? Diese Fragen werden oft erst gestellt, wenn die erste Lieferung kommt.

Die kaufmännische Geschäftsführung liegt meist bei einem Partner. Damit liegen auch Buchhaltung und Zahlungsverkehr der ARGE dort. Die Baustelle aber wird häufig von Personal beider Partner betrieben, die ihre gewohnten Abläufe, Lieferanten und Systeme mitbringen. Genau an dieser Nahtstelle entstehen Reibungsverluste.

Typische Probleme im ARGE-Einkauf

Wenn Einkauf und Belegfluss vor Baubeginn nicht geklärt sind, zeigen sich die Folgen meist in den ersten Wochen. Die Muster ähneln sich von Projekt zu Projekt.

• Bestellungen über den falschen Partner: Ein Polier von Partner B bestellt aus Gewohnheit über das eigene Firmenkonto. Die Rechnung landet in der falschen Buchhaltung und muss später umgebucht werden.
• Doppelte Lieferantenstämme: Beide Partner haben denselben Baustoffhändler mit unterschiedlichen Konditionen angelegt. Welcher Preis gilt für die ARGE?
• Lieferscheine ohne klare Zuordnung: Der Lieferschein nennt die Baustelle, aber nicht die ARGE als Besteller. Die Rechnungsprüfung kann ihn keiner Bestellung zuordnen.
• Partnerlieferungen aus dem eigenen Bauhof: Gerät, Schalung oder Kleinmaterial eines Partners werden auf die Baustelle gebracht, aber nicht oder viel später verrechnet.
• Stau bei der Schlussabrechnung: Offene Rechnungen und nicht zugeordnete Belege sammeln sich bis zum Projektende und verzögern die Auseinandersetzung zwischen den Partnern.

Fünf Punkte, die Sie vor Baubeginn klären sollten

Die gute Nachricht: Die meisten dieser Probleme lassen sich mit wenigen klaren Regeln vermeiden. Diese Regeln gehören in eine kurze Geschäftsordnung für den Einkauf, die beide Partner vor dem ersten Spatenstich unterschreiben.

1. Bestellberechtigung festlegen

Legen Sie fest, wer im Namen der ARGE bestellen darf, bis zu welcher Wertgrenze und ab welchem Betrag eine Freigabe durch die kaufmännische Geschäftsführung nötig ist. Jede Bestellung muss die ARGE als Besteller ausweisen und eine Kostenstelle der ARGE tragen. Warum eine saubere Kostenstelle auf jeder Bestellung so wichtig ist, gilt in der ARGE doppelt.

2. Eigene Lieferantenkonditionen für die ARGE

Klären Sie, mit welchen Lieferanten die ARGE arbeitet und zu welchen Konditionen. Häufig lohnt es sich, für das Projekt eigene Konditionen zu verhandeln, statt die Rahmenverträge eines Partners zu übernehmen. Wichtig ist, dass diese Konditionen an einer Stelle hinterlegt sind, auf die beide Partner zugreifen.

3. Rechnungsadresse und Prüfweg

Alle Rechnungen gehen an eine einzige Adresse der ARGE, idealerweise an ein eigenes Postfach für digitale Rechnungen. Legen Sie fest, wer die sachliche Prüfung übernimmt (meist die Bauleitung) und wer die kaufmännische Freigabe erteilt. Ohne diesen Weg landen Rechnungen auf den Schreibtischen beider Partner.

4. Partnerleistungen verrechnen

Liefert ein Partner Material, Gerät oder Personal an die ARGE, braucht es dafür klare Verrechnungssätze und einen Nachweis. Behandeln Sie Partnerlieferungen wie externe Lieferungen: mit Lieferschein, Bestellbezug und regelmäßiger Abrechnung. So vermeiden Sie Diskussionen am Projektende.

5. Laufend abrechnen statt am Ende

Vereinbaren Sie eine monatliche Abrechnung zwischen ARGE und Partnern, inklusive offener Lieferscheine ohne Rechnung. Wer laufend abgrenzt, hat am Projektende deutlich weniger zu klären. Das gilt auch für Abschläge an Nachunternehmer, die in der ARGE genauso sauber geprüft werden müssen wie im eigenen Betrieb. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zu Nachunternehmer-Abschlägen.

„In der ARGE entscheidet nicht der Vertrag über den Projekterfolg, sondern der Belegfluss im Alltag."

Warum das gerade jetzt relevant ist

Mit den geplanten Investitionen in Straßen, Brücken und Schiene rücken größere Infrastrukturprojekte für viele mittelständische Bauunternehmen in Reichweite. Was das für die Branche bedeutet, haben wir im Beitrag zum Infrastruktur-Sondervermögen beschrieben. Viele dieser Vorhaben lassen sich nur gemeinsam mit Partnern umsetzen.

Wer schon einmal eine ARGE abgerechnet hat, weiß, wie viel Zeit am Ende in die Klärung einzelner Belege fließt. Wer zum ersten Mal oder nach längerer Pause in eine ARGE geht, sollte diese Erfahrung nicht selbst machen müssen. Die fünf Punkte oben lassen sich in einem halben Tag mit dem Partner abstimmen.

Ein Belegfluss für das Projekt

Am einfachsten wird die Zusammenarbeit, wenn Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen der ARGE nicht in zwei Unternehmenssystemen verteilt liegen, sondern zentral für das Projekt geführt werden. Mit CATHAGO lassen sich Bestellwesen, digitale Lieferscheine und Rechnungsprüfung je Projekt organisieren, sodass beide Partner auf denselben Stand schauen.

Fazit: Erst den Belegfluss klären, dann bauen

Ein ARGE-Vertrag schafft die rechtliche Grundlage, aber er ersetzt keine Regeln für den Einkauf. Klären Sie vor Baubeginn Bestellberechtigung, Lieferantenkonditionen, Rechnungsweg, Partnerverrechnung und den Rhythmus der Abrechnung. Halten Sie diese Regeln schriftlich fest und machen Sie sie allen Beteiligten auf der Baustelle bekannt.

Steht bei Ihnen eine ARGE an, setzen Sie die fünf Punkte auf die Tagesordnung des ersten Gesellschaftertreffens. Der Aufwand ist gering, und er zahlt sich spätestens bei der Schlussabrechnung aus.

Wenn Sie sehen möchten, wie ein zentraler Belegfluss für Projekte mit mehreren Partnern aussehen kann, zeigen wir Ihnen das gern in einer kurzen Demo.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind Ihr ARGE-Vertrag und der Einzelfall.