CATHAGO ist jetzt DocuWare-Partner

Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen: Am Bau entstehen die Belege dort, wo niemand einen Aktenordner dabeihat. Und wenn sie digital sind, liegen sie oft trotzdem verteilt. Ein Teil im Einkaufssystem, ein Teil im Postfach, ein Teil im DMS.

Ab sofort lösen wir das aus einer Hand: CATHAGO ist DocuWare-Partner. Wir binden DocuWare an CATHAGO an, und wir vertreiben und führen DocuWare auch selbst ein.

Warum ein DMS zum Einkauf gehört

In CATHAGO laufen die Prozesse: Bestellwesen, digitale Lieferscheinerfassung auf der Baustelle und die automatisierte Rechnungsprüfung gegen Bestellung, Lieferschein und Preisliste. Was danach kommt, ist eine eigene Disziplin:

• revisionssichere Ablage über die gesamte Aufbewahrungsfrist
• Zugriffsrechte für Einkauf, Buchhaltung und Bauleitung
• Recherche über alle Dokumentenarten im Unternehmen, nicht nur über die aus dem Einkauf
• Freigabe-Workflows, Vertragsakten und Personalakten

Genau dafür ist DocuWare gebaut, ein Dokumentenmanagement-System aus Germering bei München, das viele Bauunternehmen bereits im Einsatz haben.

Bisher lautete die Antwort auf die Frage „Und wo archivieren wir das alles?“ in vielen Projekten: zwei Anbieter, zwei Einführungsprojekte, zwei Ansprechpartner. Das ändern wir jetzt.

Was die Partnerschaft konkret bedeutet

1. Anbindung von CATHAGO an DocuWare

Belege aus CATHAGO landen automatisch im DocuWare-Archiv, mit Indexdaten wie Lieferant, Belegnummer und Kommission. Dazu gehören Materialanforderungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und digitale Lieferscheine. Die Anbindung läuft je nach Umgebung über die DocuWare-API oder über SFTP mit DocuWare-Indexdateien.

Wenn bei einem Nachtrag oder einer Betriebsprüfung der Lieferschein von vor vier Jahren gebraucht wird, sucht niemand mehr auf einem Baustellenrechner. Er liegt am Vorgang im Archiv.

2. DocuWare über CATHAGO

Sie haben noch kein DMS oder wollen Ihr bestehendes ablösen? Dann bekommen Sie DocuWare direkt über uns: Lizenz, Einrichtung und Anbindung an CATHAGO in einem Projekt, mit einem Ansprechpartner. Die Einrichtung setzen wir gemeinsam mit dem DocuWare-Team um, vom Workshop über das Pflichtenheft bis zur Schulung Ihrer Anwender.

3. Ein Projekt statt zwei

Die Prozesse bleiben in CATHAGO, die revisionssichere Ablage übernimmt DocuWare. Weil beides zusammen geplant wird, entstehen keine Lücken zwischen Einkauf und Archiv, und keine doppelte Ablage.

Ein Beleg, der dreimal angefasst wird, ist kein digitaler Prozess. Deshalb denken wir das Archiv ab jetzt von Anfang an mit.

Bei wem CATHAGO und DocuWare zusammenarbeiten

CATHAGO und DocuWare laufen bereits gemeinsam bei Bauunternehmen und Gebäudetechnikern:

• Penzkofer Bau setzt CATHAGO gemeinsam mit Nevaris und DocuWare ein, vom Einkauf bis zur Buchhaltung.
• OTTO Building Technologies bekommt Bestellungen, Materialanforderungen und Lieferscheine aus CATHAGO per SFTP direkt in DocuWare.
• Glindemann ist über die DocuWare-API angebunden: Auftragsbestätigungen, Bestellungen und digitale Lieferscheine landen automatisch im Archiv.

So läuft ein gemeinsames Projekt ab

1. Workshop: Wir klären mit Einkauf, Buchhaltung und IT, welche Belege wohin gehören, welche Indexfelder gebraucht werden und wer worauf zugreifen darf.
2. Pflichtenheft: Ablagestruktur, Freigabewege und Schnittstellen werden festgehalten, inklusive der Übergabe an Ihr ERP-System.
3. Einrichtung und Anbindung: DocuWare wird konfiguriert, CATHAGO wird angebunden. Bei einem bestehenden DocuWare-Archiv richten wir uns nach der vorhandenen Ablagestruktur.
4. Testphase und Schulung: Ihre Anwender testen mit echten Belegen, danach schulen wir Bauleitung, Einkauf und Buchhaltung.

Wenn DocuWare bei Ihnen schon läuft, entfallen die ersten Schritte weitgehend. Dann geht es nur noch um die Anbindung von CATHAGO an Ihr bestehendes Archiv.

Was Sie davon haben

Mit CATHAGO bestellen Bauunternehmen 50 % schneller und verarbeiten Dokumente 75 % schneller. Mit DocuWare im Hintergrund ist jeder dieser Belege auch Jahre später noch am Vorgang auffindbar, ohne dass jemand ihn ein zweites Mal ablegt.

Für Einkauf, Buchhaltung und Bauleitung heißt das vor allem: weniger Suchen, weniger Medienbrüche, eine Ablage.

Sprechen Sie uns an

Sie arbeiten bereits mit DocuWare und wollen sehen, wie Ihr Einkauf dort andockt? Oder Sie suchen ein DMS und wollen nicht zwei getrennte Projekte aufsetzen? Dann buchen Sie einen Termin mit uns oder schreiben Sie an [info@cathago.de](mailto:info@cathago.de).